Реалноста за планирање на конференцијата е дека, без никакво искуство, можете да изгубите многу време со преиспитување на секој мал детаљ додека не гледате поважни прашања.
За да го направиме процесот поедноставен за првите тајмери, ги изложивме најважните чекори додека ви даваме линкови до нашите подетални обичаи за секој конкретен предмет. Резултатот тука е водич за планирање на конференцијата што ќе ви помогне да започнете со солидна дефиниција во место.
Чекор 1: Изработка на визија за вашата конференција
Секој настан започнува со визија, но ќе треба да ја трансформирате вашата визија во зборови и бројки со цел да ги измерите трошоците и да донесувате одлуки за планирање на информирање. Прво, треба да започнете со основите како кој, што, кога, каде и зошто.
Прочитајте повеќе: Планирање на настани 101: Изработка на суштински детали
Чекор 2: Креирање на бизнис план
Освен ако вашата конференција не се финансира од грант или организација, ќе треба да мапирате од каде доаѓаат парите и за што се користи. Првиот дел од оваа равенка, приходите, треба да се пресметаат на почетокот од процесот на планирање.
Сега, со цел да се стави цена на конференција, треба да имате идеја за тоа што планирате да ги понудите. Вашиот состанок на маршрутата и говорителот ќе биде фактор на продажба за потенцијалните регистратори.
Чекор 3: Споредба на места и услуги
Откако ќе имате поспецифична идеја за тоа кога вашата конференција ќе се одржи и колку луѓе сакате да присуствувате, тогаш може да почнете да купувате за соодветно место.
Имајте на ум дека изборот на вашето место исто така ќе ги одреди вашите угостителски и аудио / визуелни трошоци. Ова е затоа што повеќето конференциски центри и хотели за настани бараат од вас да ги користат нивните услуги во куќа за какви било настани на самото место.
Повеќето конференции ќе треба да обезбедат некакво преноќиште за гости кои патуваат надвор од регионот. Оваа неопходност создава уште еден сет на размислувања за да се фактор во одлуката за вашето место .
Прочитај повеќе:
Чекор 4: Регрутирање и управување со регистратори
Дури и најпопуларните конференции мора ефикасно да го продаваат својот настан за да го полнат секое место во куќата. Присуството е единствениот најважен фактор за успехот на вашиот настан. Добриот број на присуство ги зголемува приходите и можностите за спонзорство. И колку повеќе луѓе сте регистрирале, ќе создадете поголема побарувачка за отворање на реклами и учества. Долга приказна кратка, ако може да привлече толпата тогаш сè друго ќе падне во место многу полесно.
Управувањето со регистрацијата станува потешко, бидејќи вашиот настан расте во големина. Ова е местото каде што системот за онлајн регистрација може да ви помогне да ги следите бројките, исплатите на процесот и да ги организирате податоците.
Прочитај повеќе:
Чекор 5: Планирање на детали на терен
Конечно, по организирањето и спроведувањето на деловните елементи на конференцијата, можете да почнете да размислувате за деталите на самото место. Ова вклучува како посетителите ќе се движат кон конференцијата, општиот распоред на секоја соба и дистрибуцијата на храна и пијалаци. Ова е дел од планирањето на конференцијата што повеќето луѓе се дружат со планирање на настани. Најдобар начин за координирање на сите детали е да се помине низ вашиот план како гостите. Слика како ќе размислуваат и ќе дејствуваат во секоја точка од денот за да ги решат проблемите пред да се појават.
Прочитај повеќе:
- Популарни средби за просторни простории
- Идеи за ефективна табела за регистрација
- Стратегии за сигнализација за управување со тек на конференцијата
Чекор 6: Совети за управување со изложба
Конференции обично се карактеризираат со изложбен простор или конвенционален спрат каде спонзорите и продавачите изнајмуваат простор за промоција на нивните производи.
Ова може да биде многу профитабилна можност за вашата конференција ако добро организирате. Имајте на ум иако дека изложбениот простор ќе бара значителна посветеност на времето и ресурсите, така бидете сигурни дека сте подготвени да управувате со потребите на повеќе добавувачи пред да се заложат за овој формат.
Прочитај повеќе: