Изготвување суштински детали
Како и секој бизнис проект, првиот чекор е да ги организирате сите информации што ги имате и да ги идентификувате најитните прашања.
Пред да започнете со избор на место или ангажирање на звучник , треба да ги знаете основните параметри на вашиот настан. Речиси е невозможно да се зборува детали и трошоци со трети лица, додека не сте ги испеглале повеќе специфики. Еве ги клучните детали што треба да ги дефинирате пред да контактирате со надворешни добавувачи.
Датум
Сè се врти околу датумот на вашиот специјален настан. Идеално, сакате да имате три потенцијални датуми на ум, така што ќе можете да ги споредите достапноста и цените во одборот. Обидете се да вклучите различни денови од неделата за максимална флексибилност.
Временска рамка
Дури и едночасовната разлика може да влијае на вашето планирање, така што треба да се конкретизирате за вашите очекувани временски рамки. На пример, со почеток во 10 часот наместо 8 часот значи дека можеби нема да треба да одвои буџет за појадок.
Присутни броеви
Тоа е еден детал што честопати е премногу широко проценет за продуктивни преговори. Добијте реалистични со проекциите за присуство . Дискутирајте однапред за тоа кој ќе ги поканиш и ќе ги ставиш проекциите заедно на табеларни пресметки. Присуството и буџетот се директно поврзани, па не случајно се погоди за бројот на луѓе за кои мислите дека ќе присуствуваат.
Збег сесии
Може да ви биде потребна само една банкет соба ако сте домаќин на вечера, но во целосна конференција, најверојатно, ќе бараат дополнителни соби за разговори и изложбен простор. Уште еднаш, нема да можете да ги измерите трошоците додека не дефинирате колку простор ви треба. За конференции, најдобриот пристап е да планирате лажна маршрута на првиот состанок. Размената на идеи и спојување на нив заедно на хартија ќе ви помогне да ве насочат низ следните одлуки за планирање.
Буџет наспроти трошоци
Тоа би можело да звучи непрактично да се работи на буџет пред да се знае местото на одржување и угостителските трошоци, но работата на овој начин обезбедува репер за вас за мерење на сите предлози на добавувачот. Започнете со вашите извори на приходи. Колку треба да наплати за присуство? Ќе ги повикате спонзорите да ви помогнат да ги надоместите трошоците? Што ќе изложат учесниците? Приходите во крајна линија ќе го диктираат вашиот буџет, па затоа има смисла само да ги заштитиме.
Маркетинг
Откако ќе ги идентификувате вашите извори на приходи, следниот чекор е да го претставите вашиот маркетинг план . Кој е најдобриот начин да ги достигнете и да ги вклучите вашите генерирани приходи? Можеби имате листа на потенцијални посетители како здружение на работодавци или членство. Тоа очигледно би било корисно, но што е со спонзорите и изложувачите?
Ако планирате да привлечете повеќе од 20 изложувачи, тогаш мора да бидете во можност да ги достигнете. Насочени маркетинг кампањи чинат пари, а тоа ги намалува вашите приходи.
Транспорт и сместување
Водење на локална конференција обично ги елиминира сите загрижености во врска со транспортот. Сепак, сеуште треба да се обратите за сместување за звучници, излагачи и специјални гости. Некои хотели нудат попусти за простории за состаноци ако резервирате доволно ноќевања . Единствениот начин за искористување на ова е однапред познавањето на вашите потреби за сместување. Врати се низ вашите податоци за присуство и проектирајте колку гости се надвор од вашата област.
Сега сето ова веројатно звучи како многу информации за да се соберат напред, и тоа е. Но, имајте на ум дека ова се деталите што влијаат на сè друго во процесот на планирање.
Можеби првично ќе бидете привлечени кон поактивни "гламурозни" задачи, како што се посети и планирање на менито. Само сети се дека ќе дојде време. За сега, сепак, се фокусира на фактите, така што ќе може да ги донесувате најдобрите одлуки подоцна.