Како да се зголеми присуството на семинари и деловни настани

by Роб Хард

Совети за зголемување на присуството на корпоративниот настан

Најважниот чекор за надминување на стравот за недостаток на присуство на некој настан или за зголемување на листата на RSVP е да се признае дека луѓето навистина уживаат да присуствуваат на добро спроведените семинари и други настани. Со присуство на деловни состаноци, учесникот добива шанса да научи нови информации и да комуницира со врсници и лидери во својата област. Но најуспешните состаноци ги надминуваат главните главни и инспиративни презентации; тие создаваат пријатна, пријателска средина за секого - што ги прави попривлечни. Еве како можете да планирате пријатен бизнис настан кој ќе привлече голем одѕив.

01 - Креирај голема агенда

Откако домаќините ќе сфатат дека луѓето уживаат да присуствуваат на настаните, важно е да се создаде програма што вреди да се посетува. Агендата треба да се фокусира на една единствена тема за да не ги победат присутните, но треба да имаат доволно разновидност за да го задржат интересот на присутните. На пример, следниов примерок од полудневниот семинарски распоред ги разгледува потребите на состаноците на присутните од храна за да ги прекине презентациите:

8:00 часот Пристигнувања и појадок
8:45 am Добредојдовте порака
9:00 наутро
10:00 ч
10:15 Панел дискусија
11:30 Завршни забелешки

02 - Бидете чувствителни на календарот и часовникот

И покрај најдобрата агенда, учесниците на настанот имаат преференции кога сакаат да присуствуваат на такви програми и кога не. Во некои сезонски индустрии, тоа понекогаш е прашање на не може, како и. Размислете за следново кога закажувате датуми и времиња за вашиот настан:

Присутните претпочитаат утрински распореди за семинари
Присутните претпочитаат благодарност настани веднаш по работа
Вторник и четврток се популарни денови за состаноци
Избегнувајте да одржувате состаноци во петок ако е можно
Избегнувајте закажување состаноци на одмори и предвечерните празници
Бидете чувствителни на барањата за патување на учесниците за настанот

Подеднакво важно е да се воспостави репутација за почеток и завршување на време - особено за годишни или повторени настани.

03 - Идентификувајте ја уникатната и удобна локација

Повеќето деловни состаноци се одржуваат во хотели и тој тип на место по себе не е толку уникатен. Можете да одберете да го скршите мугот и да најдете одлично не-хотелско место или можете да препознаете дека сите хотели не се создадени еднакви и да се најде одличен хотел. Главната поента тука е да изберете локација каде што вашите гости ќе сакаат да одат. Впрочем, тие ќе направат заобиколување од нивната рутина и сакаат да уживаат во настанот. Размислете за следниве фактори:

Изберете место кое е близу мнозинството од присутните
Изберете место каде што присутните ќе уживаат
Изберете место кое е искусено во хостинг слични настани

За повеќе совети за избор на место, не заборавајте да проверите Водич на Планер на настани за планирање на место .

04 - Состави соодветна листа на гости

Успешните состаноци имаат одредена тема или порака и целна публика за таа порака. Вредно е да се состави листа на гости што вклучува соодветни учесници, дури и ако се рангираат според редоследот на важност. Премногу често, домаќините ќе состават мастер листа на потенцијални гости само за потоа да го отворат состанокот до масите. Ова ќе функционира само ако се обидувате да ги пополните седиштата врз основа на играта со броеви.

Деловниот состанок, конференцијата или семинарот не треба да се гледа како директен поштарски напор со 1-3% стапки на RSVP. Повеќе сакам тренирање на клиенти за да генерирам специфични списоци на целни учесници - луѓе кои навистина сакаат да присуствуваат на се надевам со RSVP стапки од 50% или подобро.

Конечна мисла за учесниците: Обидете се да поканите поединци од сличен ранг и искуство на состанокот.

05 - покани, покани, покани!

Еден од клучните за постигнување одлична посетеност на вашиот настан е со поканување на луѓето рано и следење. Ова значи испраќање потсетници на оние кои немаат RSVP и потврди за оние кои имаат. Испраќањето потсетник за настанот непосредно пред настанот за потврдени гости не е генерално лоша идеја.

Важно е да се генерира возбуда околу настанот. Традиционалните печатени покани се соодветни, но тоа станува норма за да се погледне и на е-пошта, па дури и на социјалните медиуми во зависност од вашата публика. Обидете се со овој пристап:

Спомнете го настанот на гостите што вие или вашиот тим лично знаете пред да ги испратите поканите.
Испратете го зачуваниот датум на почетокот на процесот на планирање (хартија или електронски).
Испратете детална покана, вклучувајќи ги нагласувањата на агендата (хартија или електронска) со барање на RSVP.
Повторно пренасочете ја деталната покана со персонализирана белешка на лични пријатели или познаници (електронски). *
Следете со потврдени гости еден или два дена пред закажаниот настан (електронски или преку телефон).

* Исто така можете да одберете формално да ги повикате гостите и да го продолжите личниот покана за настанот.

06 - Не ја потценувајте моќта на лични покани

Физичка покана - без разлика дали е испечатена или електронска - е убава, но не треба да се гледа како замена за лично проширена покана до пријатели, колеги или познаници (освен ако, се разбира, планирате голем симпозиум или конвенција со 500 или повеќе учесници). Ова е чекор што ги прави многу домаќини сугестии ... тие не сакаат да ги собереш телефонот, но тоа може да значи разлика помеѓу високите стапки на RSVPs (со ниски стапки на не-покажување) и помалку од идеален испаднат.

За некои настани, може да помогне да ја споделите оваа одговорност. Листата на посетители на настанот често се составени од листи за контакти кои ги одржуваат различни поединци, а оние лица со најблиски врски со поканетите треба да достават директна покана до своите гости.

07 - Воспоставување репутација за одлични програми

Сите присуствуваа на добри конференции и лоши конференции. Истото важи и за семинари и други настани за благодарност. Среќа за планери на настани, луѓето почесто уживаат во состаноците што ги посетуваат.

Клучот тука е да му помогнете на вашиот клиент да воспостави репутација за доставување одлични деловни програми. Едноставно како што изгледа, ако некој ужива да присуствува на вашиот последен настан, тој или таа е поверојатно да присуствува на идните програми - и можеби дури и да донесе пријател или колега.

08 - Испрати следење на комуникациите и благодарам на присутните

Бидејќи луѓето присуствуваат на состаноци за да соберат нови информации, многу учесници го ценат добивањето на дополнителни материјали и материјали кои може да се реферираат од презентери и други луѓе во вашата организација. Следењето е одлична можност да ги споделите тие информации и да им се заблагодарете на пораките до оние кои присуствуваа на настанот.

Ви благодарам и следи комуникација е нешто што многу организации често ги игнорираат, но оние кои не ги користат придобивките.