Чекори за наоѓање на совршено место за настан
Претпоставувајќи дека веќе сте го идентификувале видот на настанот кој го планирате и неговата цел, мора да се разгледаат многу други фактори, откако ќе започнете со процесот на избор на самиот објект.
Следниве оваа патоказ ќе ви помогне да ве води низ чекори во изборот на совршен простор за настани.
Идентификувајте ги целните публики и ја познавате листата на гости
Кога планирате место за некој настан, еден од најважните информации што треба да знаете е кој ќе бидат вашите гости и колку очекувате да присуствувате. Додека типот на настанот сигурно ќе го информира изборот на местото, еден од најголемите ограничувачки фактори за просторот за настани е нејзиниот капацитет. Бидете сигурни дека знаете барем точна проценка (може да биде опсег) од бројот на гости, бидејќи тоа веднаш ќе ги ограничи опциите за вашето место. Треба да ја разгледате и вашата публика. Бидете сигурни дека местото не се одразува само на самиот настан, туку на вкусовите и очекувањата на гостите.
Идентификување на датуми на настани
Проверете го вашиот календар затоа што времето ќе влијае на многу одлуки, вклучувајќи го и местото на избор. По листата на гости, датумот на вашиот настан ќе биде следниот ограничувачки фактор.
Во зависност од кој тип на настан планирате, може да најдете дека или треба да бидете флексибилни со датумот на настанот за да го добиете местото што го сакате, или ќе треба да бидете флексибилни со изборот на вашето место за да го добиете датумот што го сакате. Треба да започнете со планирање на местото знаејќи каде вие или клиентот сте флексибилни.
Еве неколку прашања што треба да се разгледаат:
- Кога вашите гости најверојатно ќе можат да присуствуваат според нивните распореди?
- Какви места имаат соодветен и достапен простор за тие времиња?
- Кога е најдоброто време за вашиот менаџерски тим да го одржи настанот?
Пресметајте го вашиот буџет
Со отворен буџет, секој може да планира одличен настан и да има бесконечен избор на изборни места. Но, повеќе од веројатно, вашите финансиски ресурси се ограничени и треба да бидете свесни од почетокот на она што се вашите финансиски ограничувања - дури и ако вашиот буџет за настан е едноставен проценка или опсег на топка. Планер на настани секогаш може да планира одличен настан во разумен буџет.
- Дали местата спаѓаат во рамките на вашите буџетски параметри за просторни, технички и угостителски трошоци?
- Дали сте договориле поволна стапка за услуги и ја покажавте вредноста на вашата улога?
- Дали ви овозможи флексибилност во вашиот буџет, ако трошоците за ставката на ставката го надминуваат планот?
Опфаќаат различни локации
Откако ќе се намалат броевите на листата на гости и можните датуми на настанот, важно е да се идентификуваат локациите каде што настанот може да се одржи. Хотели и центри за настани или конференции се некои од најпопуларните простори за настани за корпоративни настани и свадби, но тие не се единствените опции.
Ова е време да бидете креативни во вашето размислување. Размислете за следново:
- Врз основа на темата на состанокот, кои три најдобри локации ми паѓаат на ум?
- Каде вашите гости би сакале да присуствуваат на овој состанок?
- Што ќе биде најзгодно за вашите гости?
- Освен хотел, кои неочекувани локации би можеле да ја зголемат стапката на RSVP?
Најдете го вистинскиот тип на просторот за настани
Избраното место мора да има соодветен простор за видот на настанот кој го планирате. Дали вашиот настан ќе бара танцување? Ќе ви треба ПА систем? Што е со подиумот на говорникот или проекторот? Каква поставка на табелата ви е потребна? Во прилог на разгледување на вакви прашања, тука се и некои од највисоките прашања за планирање на местото за да се запрашате:
- Дали местото на настанот ги исполнува посебните критериуми на вашата програма или настан?
- Може ли местото да го смести вашето производство, забава, аудио / видео, звук и други технички потреби?
- Дали состојбата на објектот ги одразува високите стандарди на вашата организација?
Размислете за услугите и ограничувањата на местото
Покрај тоа што ќе го пронајдете вистинскиот тип на простор за настани, ќе сакате да ги разгледате видовите на други услуги понудени од страна на местото на одржување и да одлучувате за нивната вредност за вашиот настан. Некои локации, исто така, ќе имаат најпосакувана листа на продавачи од кои мора да работите за да ги најдете продавачите или добавувачите за други услуги. Други места имаат ограничувања на декор или други аспекти на самиот настан. Некои прашања што треба да ги поставите вклучуваат:
- Дали ова место нуди добри опции за паркирање или камериер?
- Дали ова место нуди сигурност?
- Дали ова место нуди дополнителни услуги како угостителски, цветни аранжмани, изнајмувања на лен и маса итн.?
- Дали ова место има поставување и чистење на екипажот?
- Дали ова место го ограничува она што другите производители со кои работите?
- Дали ова место има минимум храна и пијалаци?
Размислете за угледот на репутација
Републиката на местото на служење на услугите е критична. Ова е често разликата помеѓу одржување на добар настан и создавање одличен настан. Начинот на кој местото управува со своите капацитети, вработени и клиенти секогаш ќе биде запаметен. За да добиете смисла за вредноста на репутацијата на објектот, размислете за овие прашања:
- Кој е мандатот на менаџерот на конференцијата, менаџерот за угостителство или извршниот готвач?
- Дали раководството ќе ве третира како ВИП-клиент или само како едно од повеќекратните програми?
- Колку флексибилност е место кое сака да ти го даде?
- Дали тие имаат препораки или критики достапни?
- Дали местото нуди фотографии од настани слични на вашите?
Распоред на посета на место
Освен ако логистиката и времето апсолутно не го спречуваат, секој планер на настани треба да спроведе инспекција пред да заземе договор. Сликите можат да бидат исклучително корисни, но постојат многу аспекти кои може да се оценат само лично. Побарајте турнеја на местото, вклучувајќи сè, од паркингот до влезот и просторот за настани до бањите. Ќе ми биде мило што го направивте!
Вклучете ги параметрите на клиентот
На крајот од денот, планерите на настани мора да ги презентираат своите препораки за местото на нивниот клиент (без разлика дали тоа е внатрешен клиент како менаџери на компании или менаџмент или надворешен клиент) и да добијат одобренија. Единственото прашање што треба да се запрашате во врска со клиентот за време на фазата на планирање на местото е дали клиентот ќе ја одобри мојата препорака? За да можете да одговорите на тоа прашање со одредена доверба, мора да бидете сигурни дека ги разбирате очекувањата и преференциите на клиентот од самиот почеток.