Што треба да знаете за да избегнете конфузија на клиентите
Тоа е подеднакво фрустрирачки за искусни професионалци со кои се соочуваат клиентите кои погрешно ги разбираат понудените услуги.
"Управување со настани" и "планирање на настани" често се фрлаат околу заемно, иако се две многу различни работи. Едноставно, планирањето и управувањето не се исти. Додека вештините на овие две функции се преклопуваат, тие се две различни функции. Тоа создава проблеми за оние кои се занимаваат со клиенти кои погрешно мислат дека им е потребен менаџер на настани кога она што им е потребно е планер на настани. И за оние клиенти кои се под впечаток дека сите настан менаџери, исто така, се справи со планирање на настани. Значи, да ја разјасниме конфузијата, бидејќи е важно вие и вашите клиенти да го имаат истото разбирање.
Планирање на настани
Да почнеме со планирање на настани . Клучен оперативен збор тука е планирање . Сите настани - од невестински дожд до прослава на роденден на големите настани до големите корпоративни собири - започнуваат со некој план.
Првичните разговори со клиентите во врска со идеи за настани, теми, пожелни датуми и буџетски упатства се дел од процесот на планирање на настани.
Планирањето на настаните започнува на почетокот , од самите рани фази на концептот и продолжува сè до вистинскиот настан. И, искрено, неколку недели по настанот, како планери на настани, ги заокружуваат деталите и се справуваат со следните елементи.
Планирањето на настани вклучува тесна соработка со клиентот за да дизајнира настан кој ја одразува визијата на клиентот за собирањето и ги исполнува целите на настанот. Клиентите кои ангажираат планер за настани вработи некој за да ги планираат сите аспекти на настанот, вклучувајќи ги деталите поврзани со нив и акциите, и да го видат тој настан до неговото завршување.
Обврските за планирање настани можат да вклучуваат, но не се ограничени на:
- избирање целосна тема за настанот
- развивање на буџет
- избор на место
- преговарање за хотелски договори
- ангажирање надворешни добавувачи
- планирање на менито
- вработување на угостител
- договарање за гостин звучници или забава
- координирање на транспортот
- изборот на шема на бои
- развој на покани
Планирањето на настани е сè што оди во составување на еден настан. Оваа функција спаѓа под поголем чадор на управување со настани.
Управување со настани
Секој тип на настанот е составен од бројни делови кои се вклопуваат заедно како парчиња загатка. Сите овие парчиња на крајот се собираат за да создадат настан. Успешни настани ги имаат сите оние поврзани парчиња кои се собираат во вистинско време и на вистинското место, непречено и ефикасно и според планот. Овој процес се нарекува управување со настани. Тоа е, едноставно, проект за управување на самиот настан.
Управувањето со настани вклучува создавање, координирање и управување со сите различни компоненти на еден настан, како и тимови на луѓе одговорни за секој аспект. Некои аспекти на управување со настани може да вклучуваат, но не се ограничени на:
- резервира место за настанот
- координирање на надворешни добавувачи
- развивање паркинг план
- дизајнирање итни планови за непредвидени ситуации
- обезбедувајќи усогласеност со здравствените и безбедносните стандарди
- раководен персонал одговорен за секоја функција
- надгледување на извршување на настанот
- следење на настанот
- решавање ситуации на настанот на терен
Менаџерите на настани и планерите за настани работат заедно
Дефинирањето на овие две функции е предизвик бидејќи, не само што се тесно поврзани, одговорностите честопати се преклопуваат. Планерите за индивидуални настани можат да понудат услуги за управување со настани, а менаџерите на настани, исто така, можат да понудат планирање на настани.
Сето тоа зависи од индивидуалниот планер или корпоративниот тим за управување со настани, местото на одржување и самиот настан.
Важно е да се разберат разликите помеѓу двете и да се одредат кои услуги ќе ги обезбедите. На пример; Ако ви нудиме услуги за планирање на настаните за голем настан, ќе работите со менаџер на настани кој ќе ги координира вашите услуги со оние на менаџерот за угостителство, аудиовизуалниот тим итн. Дефинирајте ја вашата улога и услугите кои ќе ги обезбедите и јасно да комуницирате овие на потенцијалните клиенти да избегнат каква било конфузија за време на процесот на планирање.