Досите и да правите користење на е-пошта во бизнисот
Е-поштата стана толку популарна што, во некои случаи, луѓето го користат почесто од телефонот. Бидејќи пишаниот збор може лесно да биде погрешно разбран, разбирањето на соодветната етикета за е-пошта е од суштинско значење во деловното опкружување.
За жал, многу луѓе не разбираат како да користат е-пошта за нивна предност, а придобивките што може да ги пренесат на бизнис често се пропуштаат. Следниве правила за деловна е-пошта можат да им помогнат на вашите вработени да компонираат е-пораки што се ефикасни и ефективни.
01 - Испратете само јасни и кратки пораки
02 - Секогаш користете смислена предметна линија
Никогаш не оставајте празно место на е-поштата. Празна предметна линија може да ја добие вашата е-пошта означена како спам, и никогаш нема да стигне до нејзината дестинација. Е-пошта со празни лини со содржини, исто така, често се превидува, особено ако наменетиот примач обично прима многу пораки на кој било ден. Секогаш користете предметна линија која соодветно ја одразува содржината на вашата е-пошта. Ќе им помогне на вашите примачи поефикасно да ги рангираат своите пораки и ќе поттикнат побрз одговор на вашата е-пошта.
03 - Избегнувајте екстравагантно форматирани пораки
Испратете ги пораките во професионални формати. Избегнувајте разноцветни фонтови и слики за позадини. Овие нагодувања може да го одвлечат вниманието на читателот или да ја направат пораката тешка за читање. Секоја позадинска слика што ќе ја додадете може да ја надуе големината на датотеката на вашата е-пошта. Тоа може да ги принуди примачите со бавни врски да чекаат многу агонизирано долго време за да ја преземете вашата порака. Кои позадински слики што ги додавате може да ја разгорат големината на датотеката на вашата е-пошта. Тоа може да ги принуди примачите со бавни врски да чекаат агонизирачки долго време за да ја преземете вашата порака.
Ако вашата компанија инсистира на тоа дека користите одредена е-маил касета за да проектирате конзистентен изглед и чувство, искористете го тоа. Логото на компанијата и линијата за потпис можат да проектираат професионална слика на вашите пораки.
04 - Испрати навремени одговори
Не ги натера луѓето да чекаат навремени одговори на нивната е-пошта. Реагирајте веднаш со јасна, концизна порака. Ако ви требаат повеќе време за истражување на одговорот или соберат повеќе информации, кажете му на вашиот е-маил испраќач кога можат да очекуваат одговор.
05 - Користете Out-of-Office одговор алатки
Ако сакате да бидете подалеку од канцеларијата и да не можете да ја прочитате вашата е-пошта, користете ја алатката за не-канцеларија на електронскиот систем за автоматски да одговорите на секој што ќе се обиде да ве контактира. Осигурајте се дека автоматскиот одговор им овозможува на испраќачите да знаат кога можат да очекуваат да добијат одговор.
06 - Не плачете го волкот со високи приоритетни знамиња
Повеќето системи за е-пошта ви дозволуваат да означите е-пошта како "High Priority" или "Rush." Не го прави ова стандардно е-пошта знаме. Користете го повремено, или вашите приматели ќе го игнорираат знакот за приоритет. Кога конечно ќе испратите вистински важна е-пошта, нема да го привлече вниманието што го заслужува.
07 - Размислете дали е "Одговор на сите" неопходни
Не инстинктивно кликнете на копчето "Одговори на сите" за секоја е-пошта која има повеќе испраќачи или примачи. Размислете за темата и одлучете кој треба да го прочита вашиот одговор. Континуираното одговарање на сите непотребно брзо ќе ви заработи репутација како "бизнис спамер", а луѓето може да почнат да ги игнорираат вашите пораки заедно.
08 - Одделни деловни и лични е-мејл сметки
Освен ако не е итен случај, никогаш не користете ја вашата бизнис-е-пошта за лична преписка. Дури и ако имате сопствен бизнис, добра идеја е да имате две одделни сметки за е-пошта. Тоа ќе ви овозможи да се даде приоритет на вашите пораки и да се чуваат неповрзани лични пораки надвор од деловната мрежа.
09 - Користете имиња за професионална е-пошта
Користете го своето име како дел од било која бизнис е-адреса. На пример james.bucki@example.com, или jbucki@example.com. Избегнувајте прекари, рачки, манипулации или нејасни референци. На пример, не користете soccer.mom@example.com или baseball.nut@example.com.
10 - Дали е-пошта е најдобро за овој одговор?
Не користете е-пошта како единствена алатка за комуникација. Сите пораки не се соодветни за е-пошта, и ќе има моменти кога краткиот телефонски повик или кратката посета на канцеларијата може да биде поефективен начин да се пренесе порака. Состанокот или разговорот по телефон може да се воведе човечки елемент во интеракции, и тоа може да направи секаква разлика кога се обидувате да објасните нешто или сакате да убедите некој да преземе акција.
11 - Бидете чувствителни и достапни
Никогаш не користете е-пошта за да го прекинете врската или договорот. Во професионална деловна кореспонденција, секогаш вклучувајте ја линијата за потпис која обезбедува алтернативни начини да ве контактираме. На пример, може да ги вклучите вашите канцеларии, факс и броеви на мобилни телефони и адресата за вашата канцеларија.
12 - Избегнувајте испраќање масивни прилози
Никогаш не знаете како или каде вашиот примател ќе има пристап до нивната е-пошта. Мобилните уреди може да почнат да ја преземаат датотеката пред да побараат од корисникот да го потврди преземањето. Тоа може да потрае подолго и да троши пропусен опсег за кој примачот мора да плати. Чувајте ја комбинираната големина на прилози под 50MB.
Ако мора да испратите голема датотека, најпрво контактирајте ги примачите и прашајте како би сакале да ја примат датотеката. Исто така, користите услуга за пренос на датотеки за да ја испратите датотеката.
13 - Размислете пред да ја испратите е-поштата
Конечно земете момент и размислете што сте го напишале пред да го притиснете копчето "Испрати". Дали е тоа нешто што не треба да се испраќа во е-пошта? Дали е лична природа и не е соодветно да се користи системот за е-пошта на компанијата? Дали ја напишавте е-поштата додека сте лути и вклучени пасуси и може да жалите подоцна? Ако е така, притиснете го копчето "Избриши".