Како да поставите професионални говорни честитки

Правилното поздравување со говорна пошта може да даде позитивен впечаток на вашите повикувачи, или може да ги отуѓи пред да разговарате со нив. Ставете се на местото на вашиот повикувач и запрашајте се: "Како би сакал да се лекувам ако не можам веднаш да разговарам со личноста што ја нареков? Што би сакал да знам од поздравното говорно пошта ? Што треба да направам?"

Опции за поздравување со говорна пошта

Во зависност од телефонскиот систем кој го имате во вашата компанија, може да има различни опции за видот на поздравките на говорната пошта што ви е дозволено да компонирате.

Тие вклучуваат:

• Примери за поздравување со гласовни пораки
  Честото поздравување со говорна пошта се користи како стандардно поздравување на говорна пошта ако не е поставен друг тип на поздрав.
• Примери за поздравување со говорна пошта
  Ова се користи за поздравување со луѓе кои ве повикуваат од вашата компанија (т.е. од друга екстензија).
• Примери за призивни поздрави од говорна пошта
  Овој поздрав ќе се игра за луѓе кои се јавуваат надвор од вашата компанија. Автоматскиот придружник на вашиот телефонски систем може да свири генерален поздрав на компанијата што ќе го слушнат сите надворешни повикувачи. Ако името на вашата компанија е споменато во тој поздрав, не треба повторно да го кажете во вашето поздравување.
• Привремени или "надвор од канцеларија" приговори за говорна пошта
  Привременото или надвор од канцеларија говорна пошта е поставено кога ќе излезете од канцеларија во однапред одредено време. Повеќето системи за говорна пошта ќе ви овозможат да поставите датум и време на истекување, така што нема да заборавите да го исклучите кога ќе се вратите.

• "Пример за поздравување на гласовна пошта на телефонот" или "Зафатено"
  Овој поздрав се користи за да ги извести повикувачите дека сте во канцеларија, но не можете да го повикате токму сега, бидејќи сте на телефон со друг повикувач.

Основни елементи на поздравите говорни пошта

• Поздрав
• Вашето име
• Името на компанијата и името на одделот или двете

• Изјава дека не можете да го повикате токму сега
• Покана за напуштање на порака
• Кога можат да очекуваат повик за враќање
• Кој можат да контактираат за итна помош (ако е применливо)
• Не повеќе од 20 - 25 секунди (правило од палецот)
• Избегнувајте да давате премногу информации и да направите предолго поздрав.

Примерок Добра поздравна говорна пошта

• Здраво. Ова е Џим Буки. Не можам да го земам твојот повик токму сега, но би сакал да го вратам што побргу што можам. Затоа, ве молам оставете ме детална доверлива порака по тонот. Ако ви треба итна помош, ве молиме јавете се на мојата секретарка, Сузи Смит на продолжение 6336. Ви благодариме за вашиот повик.
• Здраво. Сте стигнале до Одделот за сметководство. Одделот е моментално затворен. Нашите нормални работни часови се од понеделник до петок, од 8 до 18 часот. Ве молиме оставете ни порака по тонот и некој ќе го врати вашиот повик што е можно поскоро. Ви благодарам.
• Здраво. Ова е Џим Буки. Јас ќе излезам од канцеларија до четврток, 24 јули, и повремено ќе ја проверувам мојата говорна пошта. Ако сакате да ме оставите порака, ве молиме да го сторите тоа по тонот, и јас ќе го вратам вашиот повик што е можно поскоро. Ако ви треба итна помош, ве молиме јавете се на мојата секретарка, Сузи Смит на продолжение 6336. Ви благодариме за вашиот повик.

• Дојдовте до бирото на Џим Буки. Во моментов сум на телефон, но би сакал да го вратам повикот подоцна. Ако сакате, ве молам оставете ме порака по тонот. Ако ви треба итна помош, ве молиме јавете се на мојата секретарка, Сузи Смит на продолжение 6336. Ви благодариме за повик.

Поздравни лоши говорни пошти

• Здраво. Ова е Џо. Остави ми порака.
• {Музичка игра за подолг временски период} Еј! Разговарај со мене.
• Здраво. Сте стигнале до компанијата XYZ. Ве молиме оставете ни порака.
• Здраво. Дојдовте до канцеларијата на Џо Картонија на XYZ.com. Јас ќе излезам од канцеларија со вазектомија и ќе се вратам во четврток, 26 август во 8:30 часот. Ќе доживеам многу непријатности, така што воопшто нема да ја проверам мојата говорна пошта. Ако сакате да ме оставите порака, ве молиме да го сторите тоа по тонот. Можете да ме оставите детална и доверлива порака, и јас ќе го вратам вашиот повик што е можно поскоро. Ако ви треба итна помош, ве молиме јавете се на мојата секретарка, Сали Џонсон во продолжение 3663. Ви благодариме за вашиот повик, и јас ќе се вратам на вашиот, кога ќе се вратам, и јас се чувствувам подобро.

• Канцеларијата е затворена. Ве молиме оставете порака по тонот.