Како да им се даде поздравна поздравна говорна пошта за вашиот оддел

Бизнис етикета на честитката од говорна пошта

Ако вашата компанија користи кутии од одделенски говорни пошта за дојдовни повици, ќе сакате да снимите поздравна поздравна одбрана на говорна пошта од професионален звук. Овој тип на поздравување со говорна пошта е малку поинаков од личниот говор за говорна пошта што е поврзан со кутијата за говорна пошта на поединецот. На пример, ако вашиот телефонски систем дозволува групната телефонска екстензија да биде "здружена" заедно за да ги сервисира сите општи сметководствени повици, тогаш сите проширувања од Одделот за сметководство може да се соберат според општото проширување на Одделот за сметководство.

Кога автоматски придружник префрла повик на таа екстензија, следната достапна екстензија ќе го добие повикот. Ако сите проширувања на сметководството се зафатени или недостапни, тогаш повикот ќе биде префрлен во полето за говорна пошта на одделот.

Опции за поздравување со говорна пошта

Во зависност од телефонскиот систем кој го имате во вашата компанија, може да има различни опции за видот на поздравките на говорната пошта што ви е дозволено да компонирате. Тие вклучуваат:

• Генерален говорна пошта
  Честото поздравување со говорна пошта се користи како стандардно поздравување на говорна пошта ако не е поставен друг тип на поздрав.
• Внатрешен говорна пошта
  Се користи за поздравување со луѓе кои го нарекуваат вашиот оддел од вашата компанија (т.е. од друга екстензија). Генерално, ова важи само за многу големи компании.
• Поздравна надворешна говорна пошта
  Овој поздрав ќе се игра за луѓе кои се јавуваат надвор од вашата компанија. Автоматскиот придружник на вашиот телефонски систем може да свири генерален поздрав на компанијата што ќе го слушнат сите надворешни повикувачи. Ако името на вашата компанија е споменато во тој поздрав, не треба повторно да го кажете во вашиот одделенски поздрав.

• Привремено или "надвор од канцеларија" говорна пошта
  Привременото или неофитното поздравување со говорна пошта се поставува кога целиот оддел нема да биде достапен за одреден временски период. На пример, одделението е вработено само помеѓу 8:00 и 17:00 часот или има задолжителен состанок на одделот кој ги отстранува сите луѓе од одговарање на телефон. Повеќето системи за говорна пошта ќе ви овозможат да поставите датум и време на истекување, за да не мора да се сеќавате да го исклучите кога вашиот оддел се враќа во нормални операции.

• На Телефон (Зафатено) Говорна пошта
  Овој поздрав се користи за да ги извести повикувачите дека одделот е достапен, но никој не може веднаш да го повика нивниот повик, бидејќи сите проширувања во базата на одделот се зафатени со други повикувачи.

Елементи на добро одделение говорна пошта

• Име на одделот
• Изјава дека не можете да го повикате токму сега
• Покана за напуштање на порака
• Кога можат да очекуваат повик за враќање
• Дополнителни опции што се достапни (на пр. "Притиснете го копчето за фунти за да се вратите на ...")
• Адреса на веб-страница, ако може да даде значајни информации
• Не повеќе од 20 - 25 секунди (правило од палецот)
• Не започнувај со "Вашиот повик е многу важен за нас ..." поздрав. Оваа фраза е прекумерно искористена и обично е "исклучи" на повикувачи.
• Избегнувајте да давате премногу информации и да направите предолго поздрав.

Пример за добро одделение на говорна пошта

• Сте стигнале до Одделот за сметководство. Сите наши претставници се зафатени со сервисирање на други повикувачи. Наместо да го потрошиме вашето драгоцено време на чекање, би сакале да го вратиме вашиот повик во рок од две работни часа. Ако сакате да се вратите на претходното мени, притиснете ја ѕвездата сега. Во спротивно, оставете ни детална порака со вашето име и број. Откако ќе ја снимите вашата порака, можете да притиснете на копчето за фунти за повеќе опции. Ви благодариме за повик.

• Сте стигнале до одделот за продажба на Operations Tech, Inc. Сите наши продажни претставници се зафатени со сервисирање на други клиенти, но ние би сакале да го вратите вашиот повик што е можно поскоро. За тековни информации за цените или за проверка на статусот на вашата нарачка, ве молиме посетете не на веб. Во спротивно, ве молиме оставете ни порака со вашето име и број по тонот. Ако сакате да се вратите на претходното мени, притиснете го копчето ѕвезда сега.
• Сте стигнале до Одделот за сметководство на Operations Tech, Inc. Одделот е моментално затворен. Нашите нормални работни часови се од 8:00 до 17:00 од понеделник до петок. Ние сме затворени во саботите и во неделите. Може да го притиснете копчето ѕвезда во секое време за да се вратите на претходното мени. Во спротивно, ве молиме оставете ни порака со вашето име и број и ние ќе го вратиме вашиот повик кога канцеларијата ќе се отвори. Може да закачате по напуштањето на вашата порака или притиснете го копчето за фунти за дополнителни опции. Ви благодариме за повик.

Поздравни лоши говорни пошти

• Сте стигнале до одделот за продажба. Остави ни порака.
• Здраво. Сте стигнале до Одделот за сметководство на XYZ.com. Сите сметководители моментално посетуваат задолжителен состанок на одделот и никој не е достапен за да го повикате. Вашиот повик е многу важен за нас и ние би сакале да го вратиме вашиот повик штом ќе се вратиме. Сепак, тоа е крајот на годината и нашите заостанати повици се многу долги. Ако повикувате да направите исплата на задоцнета сметка, ве молиме да бидете сигурни дека ќе ни кажете во вашата порака за да можеме веднаш да ве повикаме. Во спротивно, ве молиме почекајте го тонот и оставете ни детална доверлива порака.
• Одделот е затворен. Ве молиме оставете порака по тонот.