Бизнис etiquette на автоматски придружници
Најбрз и најлесен начин за програмирање и снимање на автоматски придружник на вашиот телефонски систем е да напишете скрипта на програма за обработка на текст. Изберете личност за снимање на сценариото кое има пријателски глас, може да зборува без пелтечење или двоумење и може јасно да го изговара и објавува секој збор и име.
Автоматски придружен приветствие
Првиот дел од сценариото ќе биде поздрав. Тоа е вашата можност да ја претстави вашата компанија на вашите повикувачи и вербално да ги пречекате во вашата компанија.
Автоматски Придружник Приветствие Дали е
- Започнете со благодарност за нивниот повик или бизнис
- Одржувајте го краткиот поздрав, па вратените повикувачи не се одложуваат секој пат кога ќе се јават
- Користете ја вашата лозинка, слоганот на компанијата и името на веб страната, или и двете ако ги имате.
Автоматски придружник Поздрав не треба
- Не користете повеќе од две или три реченици за да ги поздравите вашите повикувачи
- Не промовирајте ја вашата веб-страница, ако таа нема што да понуди вредност на вашите клиенти
- Не правете слоган или тага за да го пополните поздравството.
Опции за автоматизиран придружник
Најважниот дел од автоматскиот придружник ги прикажува опциите кои вашите повикувачи треба да ги изберат за да дојдат до личноста со која треба да зборуваат. Постојат два вида на повикувачи: (1) луѓе кои не се запознаени со вашата компанија и ќе треба насоки и (2) повикувачи кои точно знаат за кого треба да разговараат и знаат за нивното проширување.
Опции за автоматизиран придружник Дали е
- Користете опции кои се најчесто прифатени. На пример, "Притиснете нула за рецепционер", "Притиснете го копчето за фунти за да се вратите на претходното мени."
- Кажете им на вашите повикувачи што е можно побрзо кога ќе можат да го повикаат продолжението на нивната партија ако веќе го знаат тоа.
- Не дозволувајте вашите повикувачи да знаат пред, ако опциите на менито се сменија неодамна. Отстранете го ова известување по три недели.
- Најпрво ги ставате најчесто нарекуваните опции.
- Дајте опис на опцијата пред да го дадете бројот на опцијата. На пример, "За поддршка на корисниците, притиснете" 5 "."
- Проверете ја документацијата на вашиот систем за броевите на опциите за задржани менија. (на пример, сите проширувања започнуваат со бројот "8" и затоа "8" не може да се користи како мени опција).
Опции за автоматизиран придружник не се праќа
- Не кажувајте "Ве молиме" пред да ја презентирате секоја опција (на пример, "Ве молиме притиснете 1 до ... Ве молиме притиснете 2 до ... Ве молиме притиснете 3 до ..." итн.)
- Не прикажувајте повеќе од шест опции во исто време. Ако имате повеќе од шест опции, создадете мулти-нивоа структура на менија. На пример, "За продажни и услужни опции, притиснете 5."
- Не претпоставувај дека секој има телефон со тастатура. Ако опцијата за мени не е избрана во рок од три секунди од крајот на поздравството, поврзете го повикувачот со рецепционер.
Пример автоматски придружни скрипти
- Ви благодариме што ја викате Операта Техника, каде што "Технологијата и бизнисот доаѓаат заедно". Ако ја знаете продолжувањето на вашата партија, можете да го бирате во секое време. Во спротивно, изберете една од следните опции. За Услуга на корисници, притиснете '1'. За техничка поддршка, притиснете '2'. За нашите редовни работни часови, притиснете '3'. За сметководство, притиснете '4'. За купување, притиснете '5'. За да пронајдете локација во близина на вас, притиснете '6'. Инаку, притиснете '0' за рецепционер или останете на линија и некој ќе ви помогне наскоро.
- Добредојдовте во компанијата за технолошки операции. За да го проверите статусот на вашата сметка, посетете не на веб. Ако го знаете проширувањето на лицето, можете да го бирате во секое време. За директориумот на компанијата, притиснете '1'. Ако го знаете проширувањето на лицето, можете да го бирате во секое време. За директориумот на компанијата, притиснете '1'. За техничка поддршка, притиснете '2'. За сервис за корисници, притиснете '3'. За продажба и маркетинг, притиснете '4'. Ако сакате да разговарате со рецепционер, притиснете '0' или останете на линија и еден од нашите пријателски членови на персоналот ќе ви помогне. Ви благодариме што ја викате Операта Техника, каде што "Технологијата и бизнисот доаѓаат заедно".
По-часа, Викенд и празник исклучување Автоматски придружник поздрав
Ако вашиот бизнис се затвори по одредено време или за време на викендите и нема никој да одговори или да им помогне на вашите повикувачи, креирајте автоматски придружен поздрав од страна на работното време. Кажете им на своите повикувачи пред да се затвори бизнисот и замолете ги да се јават на крај. Исто така, вклучете го и вашиот нормален часа на работа.
Пример автоматизиран придружник По-часа / викенд сценарио
- Ви благодариме за повикувањето на Операцијата Техника. Ние сме моментално затворени. Ние сме отворени од 09:00 до 22:00 од понеделник до петок, а 10:00 до пладне во саботата, централно стандардно време. Ако ја знаете продолжувањето на вашата партија, можете да го бирате во секое време. Инаку, ве молиме јавете ни се назад за време на нашето нормално работно време, за да можеме да ви помогнеме. Ви благодариме што ја викате Операта Техника, каде што "Технологијата и бизнисот доаѓаат заедно". Збогум.
- Ви благодариме за повикувањето на Операцијата Техника. Ние сме моментално затворени. Ако ова е вонредна ситуација, јавете се на нашата телефонска служба на 585-555-1234. Ако ја знаете продолжувањето на вашата партија, можете да го бирате во секое време. Ако имате сметка кај нас, можете да го проверите вашиот статус 24 часа на ден 7 дена во неделата на www.operationstech.about.com. Нашите нормални работни часови се од 9 до 17 часот од понеделник до петок, а 10 допладне во саботата, централно стандардно време. Инаку, ве молиме јавете ни се назад за време на нашето нормално работно време, за да можеме да ви помогнеме. Ви благодариме што ја викате Операта Техника, каде што "Технологијата и бизнисот доаѓаат заедно". За да ја повторите оваа порака, притиснете го копчето за фунти. {3 втора пауза} Збогум.
Сезонски автоматски придружни честитки
За да ги промовирате сезонските специјални понуди на вашата компанија или само да проследите посебен сезонски поздрав до сите ваши повикувачи, можеби ќе сакате да го објавите вашиот автоматски придружен поздрав за ограничено време. Користете го ова повремено и само ако го одразува духот на вашата компанија. На пример, сезонски празник, кој сакаше вашите повикувачи радост и просперитет во Новата година тешко дека ќе биде соодветен за агенција за збирки.
- Сте стигнале до Операцијата Техника. Од "нашето семејство" до "вашето семејство", би сакале да Ви посакуваме радосен празник и успешна Нова Година. Ако знаете продолжување на вашата партија, може да ...
- Ви благодариме за повикувањето на Операцијата Техника. Прашајте го својот претставник за услуги за нашите попусти од 4 јули за сите услуги за замена. Ако знаете продолжување на вашата партија, може да ...
Вежбање и тестирање
Пред да го снимите вашиот автоматски придружен скрипт, направете го лицето кое сте го избрале да го прочитате неколкупати пред вас. Користете го ова за фино нагодување на изговорот и огласувањето. Откако ќе се сними новото поздравување, веднаш повикајте го вашиот телефонски систем за да ја проверите снимката за грешка и бидете сигурни дека сите најавени опции функционираат како што треба.