Добар менаџмент на канцеларии е добар за вашата крајна линија
1. Воспоставете рутини за канцелариско работење и држете се до нив.
Рутинските задачи треба рутински процедури ако сакате да останете организирани и да ги одржувате работите непречено.
Поставете рутини за обработка на документи и канцелариски системи. На пример, ако е можно, секое парче хартија што доаѓа во вашата канцеларија треба да се ракува еднаш, да се однесува и да се поднесе - не е случајно наредено на масата. Слично на тоа, дигиталните комуникации, како што се електронските пораки, треба да бидат приоритетни и да дејствуваат веднаш, ако е можно или означени за идно дејство.
За канцелариските системи, вклучувајќи и работни површини, лаптопи, сервери за датотеки, мултифункционални печатачи и мобилни уреди, ќе им требаат административни и итни процедури. Кога системот се урива или компјутерскиот дел од опремата не успее, сите во вашата канцеларија треба да знаат кој да се јави и што не треба да сторат (како што се обиде сами да го поправат проблемот). Дознајте 3 чекори за заштита на вашите критични деловни податоци.
2. Поставете јасно определени одговорности.
Доброто управување со канцелариите зависи од луѓето кои знаат кој е одговорен за тоа - тоа е луѓе кои се одговорни кои ги прават работите.
Што ќе се случи, на пример, ако купувањето за вашиот мал бизнис го направил оној кој секогаш? Дали ќе можете да најдете хартија за печатач кога ќе ви треба? Ставањето на едно лице задолжено за нарачување на целата опрема и потрошен материјал го решава проблемот и прави работи непречено. Вработените испраќаат е-пошта на назначеното лице на какви било барања за набавки, или објавување на рачно напишана листа на видливо место каде што луѓето можат да додадат што им треба.
Истото е и со администрацијата на (компјутерски) системи. Треба да имате едно лице одговорно за безбедноста на вашите компјутерски системи и следење на работи како што се сметки, лозинки и софтвер. Користењето на облак-базирани системи за канцелариски апликации, сметководствениот софтвер и складирање на податоци е идеално решение за малите бизниси, но сеуште треба да имате доверливо лице кое ќе ги извршува административните задачи како што се додавање / бришење на корисници, доделување дозволи итн.
3. Чувајте записи - и да ги ажурирате вашите деловни записи.
Чување на евиденција звучи како најлесниот дел од добрата канцеларија за управување - додека не сметаат дека треба да се задржи овие записи и достапни и ажурирани. Но, првото правило да се биде добар менаџер на канцеларија ќе ви помогне да добиете контрола врз ова; направи ажурирање евиденција канцеларија рутина. Кога ќе добиете нов клиент или клиент, на пример, потребно е само еден момент да го внесете во базата на податоци за контакти. Потоа ќе потрае само уште еден или два или два за да се ажурира рекордот откако ќе му се обратите на телефонот.
(Забележете, исто така, дека повеќето јурисдикции имаат Акти за приватност кои го регулираат ракувањето со информации за клиентите.)
4. Прошетај низ твојата канцеларија и седи.
Дали вашата канцеларија е пример за управување со просторот или лошо управување со просторот?
Кога ќе одите низ канцеларијата, дали треба да заобиколите околу пречките или да ризикувате да се превртите нешто?
Кога ќе седнеш на биро, можеш ли да работиш удобно таму? Дали работите се логички средени така што она што најмногу би го користеле во бирото е најблиску до раката?
Во денешно време има многу работи што се превезуваат во канцелариите, од печатачот стои преку кабинети за поднесување . За добра канцеларија за управување, треба да бидете сигурни дека сите работи во канцеларија се наредени за максимална ефикасност - и максимална безбедност. Основите на дизајнот на мали или внатрешни канцеларии даваат совети за безбедно задоволување на потребите за енергија, осветлување и вентилација на вашиот канцелариски простор .
5. Распоредот на досадната работа.
Премногу е лесно да ги одложувате нештата што не ви се допаѓаат, а повеќето деловни луѓе не уживаат задачи како што се поднесување , испорака и примање, или книговодство - дури и канцеларија менаџери.
За жал, канцеларија, како кујна, нема да функционира добро без задолженијата.
Ако сте сопственик на мал бизнис кој е во позиција да не можете да доделите што и да ви сметате како здодевна или непријатна работа на некој друг, принудете си да се решите со тоа редовно закажувајќи време секоја недела за тоа. Земете утро или попладне, на пример, и потрошете го да прават ладни повици , враќање на неприоритетни е-пошта, правење објави во социјалните медиуми , зачувување на сметководството или ажурирање на евиденцијата.
6. Делегирање и аутсорсинг.
Во еден совршен свет, секој би го правел само она што тој или таа имал време да направи и направил добро. Бидејќи светот не е совршен, наместо тоа, многу луѓе прават работи за кои немаат време или талент да прават добро.
Делегирањето и аутсорсингот не само што може да го подобри канцеларискиот менаџмент на вашиот мал бизнис, туку и да ве ослободи да се фокусирате на вашите таленти, а со тоа подобрување на вашата крајна линија. А скратено работно време или виртуелен асистент може да биде во состојба да се справи со многу од вашата канцеларија или административни задачи. За повеќе информации за делегирање, видете Одлучи за делегирање .
7. Направете бизнис планирање приоритет.
Многу сопственици на мали бизниси ги трошат своите денови да дејствуваат и реагираат - и потоа се прашуваат зошто се чини дека ги вртат своите тркала. Бизнис планирањето е важна компонента за добро управување со канцелариите и треба да биде дел од вашата редовна рутинска канцеларија.
Успешните сопственици на мал бизнис трошат време секоја недела за планирање на бизнисот, и многумина користат секојдневно планирање на бизнис сесии како алатка за поставување цели и раст.
Ова упатство за бизнис планирање е одличен пример за добивање на напорите за вашиот бизнис планирање; таа поставува рамка за планирање на бизнис за вашиот мал бизнис и обезбедува ресурси за сè, од пишување на изјава за визија низ правилата за поставување бизнис цели .
Ако имате персонал, вклучете ги во бизнис планирањето , било формално или неформално.
Ќе ја сакаш разликата
Не дозволувајте хаосот да се меша во водењето бизнис. Откако ќе почнете да ги применувате овие седум принципи за добро управување со канцелариите, ќе бидете изненадени од разликата во добрата канцеларија за управување - и колку повеќе го правите бизнисот.
Исто така види:
Зошто Облак компјутер е идеален за мали бизниси
Мастеринг вашиот систем за поднесување