Мастер Твојот поднесување систем!
Преземање на време да го организирате вашиот систем за поднесување е од клучно значење. Додека секој би сакал да има канцеларија без хартија , реалноста е дека многу мали бизниси сè уште имаат потреба да зачувуваат документи за хартија, како што се фактури , сметки итн. И можат лесно да ги превземат кога е потребно.
Особено е важно правилно да се поднесат сметки; непостоечки или непријатен систем за поднесување може да додадете дополнителни напори во даночното време како што не сакате да пропуштите данок за одбивање на приходите.
И ако вашиот бизнис некогаш е предмет на ревизија и не сте во можност да ги доставите потребните документи за поддршка на вашите трошоци, вашите побарувања најверојатно ќе бидат отфрлени и вашата даночна пријава повторно ќе се процени .
Како сопственик на мал бизнис , треба да бидете во можност да работите на вашето биро брзо и лесно . Иако поставувањето систем за поднесување на хартија звучи тешко, тоа е релативно лесна задача што може да се олесни со неколку совети за поднесување и трикови.
Како да го организирате вашиот систем за архивирање
(1) Седнете на работната маса неколку минути и дознајте каде инстинктивно ќе ги барате работите.
Имам фиока десно од мојата работна станица. Кога првпат го поставив мојот систем за поднесување, немав ништо во тоа. Кога би барал пенкала, хартија или мојот степлер, тоа беше првото место што ќе го погледнам, иако знаев дека е празна. Така, природно, ги ставам пенкала, хартија и степлер во таа фиока. За мене, тоа беше природен дом за тие предмети.
Секој ќе му пристапи на ова поинаку и она што работи за една личност не може да работи за друг. Земете неколку минути да седнете во вашиот основен работен простор и да достигнете за опрема, набавки и датотеки. Тоа ќе ви помогне да се воспостави идеално место за поднесување на овие предмети за вас лично.
(2) Сега кога знаете каде што природно ќе барате информации, мора да одредите дали азбучниот, нумерички или предметниот систем за поднесување ќе функционира најдобро за вас.
Како ќе ја организирате вашата документација во поднесување категории (т.е. трошоци, финансиски, маркетинг )?
Како да најдете деловни трошоци поврзани со документација, како што се банкарски извештаи, сметки за комунални услуги, сметки за канцелариски трошоци, евиденција на возила , итн? Што е со информации за клиентите - дали барате работи според името на клиентот? Со референтен број? Ова е критичен чекор, бидејќи ќе утврди како ќе го поставите вашиот систем за поднесување. Откако ќе одредите кои категории ќе ги користите, одлучете дали треба да одите понатаму и да создадете подкатегории. Направете го тоа пред да купите нешто за вашиот систем за поднесување.
(3) Следно, грубо се утврди вашите потреби за складирање.
Дали имате голем број на датотеки до кои пристапувате на дневна основа? Дали пристапувате само до вашите датотеки неделно? Одговорите ќе одредат дали ви е потребен држач за десктоп датотека, две фиока за поднесување на документи во близина на вашата работна маса или четири странични кабинети за фиока во фиоката низ просторијата.
Изберете внимателно. Дозволи за раст кога гледате во кабинети за поднесување - купи нешто за да ги сместите двојните датотеки што мислите дека ќе ги имате сега. Ова ќе го ограничи бројот на пати што ќе мора да се прибегнете и да го реорганизирате вашиот систем за поднесување.
(4) Инвестирајте во добар систем за етикетирање за јасност и лесен пристап.
Да се биде во можност да ги прочитате етикети на датотеки, очигледно е јасно, но јасноста во етикетирањето ќе ве спаси повеќе време за поднесување отколку што можете да си замислите.
Повеќето компании кои прават етикети обезбедуваат шаблони кои се интегрираат со најпопуларниот софтвер за обработка на текст. Можеби ќе сакате да размислите за еден од малите системи за производство на етикети, кои сега можат да испечатат поединечни поштенски етикети. Предметите што вршат двојна должност се обично мудра инвестиција.
(5) Сега сте подготвени да купите папки со датотеки.
Најдобрата инвестиција е да купите обоени обесени папки (проверете дали е вклучена таблата со пластични етикети) и обични манилски папки. Обоени папки за бесење се најдобри за две причини:
- тие се лесно достапни
- тие го олеснуваат препознавањето на категориите
На пример, ако ги ставите сите ваши датотеки со клиенти во жолти висечки папки, финансиски информации во сини папки и се што е поврзано со маркетингот во црвените папки, лесно можете да видите каде треба да барате одредена датотека.
Едноставно е најдобро
Принципот KISS се применува за поставување на систем за поднесување кој е лесен за користење и кој лесно се развива. Чувајте го едноставно Мило ми е! Широките категории на предмети ќе ви овозможат лесно да додавате нови датотеки додека растат, и ќе ја елиминирате потребата за надградба или реорганизирање на вашиот систем за поднесување на редовна основа.
Одржувањето едноставно ќе го олесни интеграцијата на хартијата и дигиталните датотеки како дел од вашиот целосен систем за управување со документи .
Одете без хартија каде што е можно
Ако се обидувате да го зелете вашиот бизнис и направете промена во "Paperless Office", можете да ги скенирате приходите за сметките и да ги чувате со вашите други дигитални сметководствени информации. Некои од поновите облак сметководствени софтверски апликации го олеснуваат ова со тоа што имаат мобилни апликации кои ви дозволуваат да земете мобилен телефон на сметка за сметка и да го снимите во лет (види Најдобар сметководствен софтвер за канадски мали бизниси ).
Имајте на ум дека хартиените копии или дигиталните слики на сметки за расходи се генерално прифатливи за Агенцијата за приходи на Канада (CRA) под услов тие да бидат јасно читливи. Ако не, CRA може да побара да ги видат оригиналните хартиени документи во текот на ревизијата или рутински барање за документација, така што оригиналите секогаш треба да се чуваат во пропишаното време. (Погледнете Колку долго морам да ги чувам моите деловни записи за повеќе информации.)