Погледнете ги добрите и лошите страни на Канцеларијата за хартија
Еве еден поглед на добрите и лошите страни на без хартија канцеларија да ви помогне да одлучите дали ќе paperless е паметен одлука за вашиот мал бизнис.
На добрите на без хартија канцеларија
1. Еколошки - Според "Дејли Грин" , хартијата изнесува 25 отсто од отпадот од депонијата, а ако САД ја намалат употребата на канцелариски хартија за само 10 отсто, ќе спречи емисија на 1,6 милиони тони гасови со ефект на стаклена градина. И тоа е само за хартија, не земајќи ги во предвид производството и депонирањето на касетите со мастило и енергијата што ја користат принтери. Одење без хартија е еколошки свесна одлука.
2. Рентабилно - исто како што има придобивки од без хартија канцеларија за животната средина, исто така, има бенефиции за мал бизнис буџет. Размислете колку месечно потрошивте на хартија, мастило, поштарина и други резерви што ја поддржуваат хартија-тешка канцеларија. Потоа, размислете за просторот што е потребно за да ги зачувате сите ваши физички материјали и вистинските документи. Тоа може да биде прилично скапо. Со текот на времето, без хартија може да резултира со големи заштеди за вашиот мал бизнис.
3. Лесен пристап - Без хартија значи дека сите важни документи се дигитализираат. Можете да ги поддржувате до облакот или да ги пристапувате преку апликација за далечинска работна околина, давајќи ви можност да работите од мобилна канцеларија или било каде и за таа цел и да останете продуктивни.
4. Организација на датотеки - Ако некогаш сте потрошиле време да се впуштате низ неорганизирана кутија за документи или купишта хартија за да го пронајдете она што го барате, знаете како може да се справат тешките документи за хартија.
Кога креирате канцеларија без хартија, креирате дигитален датотечен систем кој е полесен за организирање, пребарување и менување со текот на времето. Ова го прави она што некогаш беше болен процес за изнаоѓање на документ толку лесно како да се изврши пребарување.
Конс на хартија канцеларија
1. Системски неуспех - Дигиталниот може да биде брз пристап, но исто така значи брза загуба. Размислете што ќе се случи со сите ваши деловни документи што локално се зачувуваат на вашиот компјутер, ако вашиот систем се урна. Вие би можеле да загубите сè. Важно е за секој мал бизнис, а особено за оние кои немаат хартија, да имаат систем за поддршка и заштита на податоците надвор од локацијата.
2. Безбедност - Дигиталните датотеки не можат да бидат заштитени со заклучување на датотечниот кабинет или вратата на канцеларијата, така што безбедноста на документите и чувствителните информации претставува сериозна загриженост за канцелариите без хартија. Решенијата вклучуваат енкрипција, локални сервери и ограничен пристап, сите што имаат свои трошоци и придобивки. Плус, важно е да се разгледа природата на некои бизниси и чувствителноста на материјалите кои се ракуваат на дневна основа (мислам на вашиот сметководител), едноставно не се позајмуваат да одат без хартија.
3. Преработи процеси - Дел од транзицијата во канцеларија без хартија вклучува разгледување на сите ваши тековни оперативни процеси и изнаоѓање соодветни алтернативи.
На пример, можеби ќе треба да започнете со користење на услуга за електронски потпис, онлајн фактурирање и платежни услуги и други апликации кои ја заменуваат потребата за физички документи. Сите ваши вработени, исто така, ќе мора да бидат обучени во новиот систем, откако ќе биде на место.
4. Време интензивно - Одење без хартија не е процес преку ноќ; има многу фактори кои треба да се разгледаат. Потребно е време да се разгледаат сите импликации од напуштањето на хартиениот свет зад себе, и исто толку време да ги спроведе сите промени во Вашите операции кои поддржуваат без хартија.
Одлуката да се оди без хартија е онаа која варира од бизнис до бизнис, и тоа сигурно не е универзална одлука што е во право за секоја компанија. Најважниот дел од донесувањето на одлуката да одите без хартија го прави вашето истражување за да одлучите дали придобивките ги надминуваат предизвиците.
Потоа, создадете систематски процес кој не само што ќе ви ги даде придобивките од тоа да биде без хартија, но исто така ќе помогне да ја подобрите вашата продуктивност во исто време.