Ова е една лекција што научив брзо како координатор на местото, а подоцна ја развив мојата сопствена листа за проверка за да ги задржам клиентите задоволни (и окупирани) за време на периодот на поставување на стрес.
Подготвени се Вашите коли
Првото нешто што вашиот клиент сака да го направи е да ги отпакува сите набавки за настан од нивното возило. Ова може да биде тешка задача, особено ако ситуацијата со паркирањето е тешко да се движи. Замислете некој да отиде во вашето место со оптоварување на тешки кутии - што е првото нешто што ќе го бараат? Одговорот е, се разбира, количка или нешто друго што ќе го олесни товарот и ќе ја олесни застрашувачката работа на растовар. Имаат коли што се на располагање право кога одат во местото на одржување е лесен начин да се направи да се чувствуваат "ослободени" само со прикажување.
Подгответе ги табелите за регистрација
Следно на листата на работи што треба да се направи за повеќето клиенти е добивање на регистрација подесување. Ова значи дека вашето место подобро ги имаат сите компоненти за регистрација во место пред да пристигнат.
Тоа ги вклучува сите маси, столици, електрични и перки. Организирањето на ознаки за назив и материјали за проверка ќе потроши многу време за планерите на настани, и тие не треба да чекаат да ги добиете овие едноставни работи за да започнат.
Имаат сите соби Маси и постелнина Постави
Поставувањето на сите маси и столчиња во просторот за настан очигледно може да потрае некое време.
Се надеваме дека ако излезете на претходен настан, претходно му кажавте на клиентот кога треба да се постави сите компоненти за просториите. Ако вашиот клиент оди во соба со десетици работници кои се бореле да маси и столици, тие најверојатно ќе паничат. Идеално, вашиот оперативен тим ќе има се што е поставено со маса за постелнина, така што планерите ќе можат да почнат да поставуваат центри, предмети за аукција итн.
Добијте ги сите сигнали рано
Само затоа што водечкиот планер знае како да се движи низ зградата не значи дека нејзината екипа за поддршка го прави. Можете да ги зачувате сите многу непотребни проблеми со ажурирање на ознаките во вашата зграда штом ќе започне периодот на поставување. Имајте на ум дека продавачите како florists и диџеи, исто така, треба да знаат каде да одат. Ова се сите работи што треба да ги разгледате со вашиот клиент пред денот на настанот, но тие исто така се неопходни да внимавате на големиот ден.
Прегледајте БЕО и фактури
Повторно, најверојатно сте ги испратија овие документи неколку пати во текот на деновите што доведоа до настанот, но никогаш не ги повредува да ги прегледате последен пат. Иако времето за подесување е вознемирувачко, треба да издлабите 15 минути за да ги погледнете овие документи заедно. Координаторите на местата треба да имаат пакет подготвен за нивниот клиент, кој вклучува БЕО, просторен дијаграм и проспективна фактура.
Многу малку искусни планери ќе ја пренесат можноста да ги разгледаат овие критични документи.
Вовед
Бидете сигурни да ги доведете клучните членови на вашиот тим на вашиот клиент за формално воведување. Оваа листа ги вклучува угостителскиот менаџер , капетанот на банкет, операторот и аудио / визуелниот координатор. Размислете во име на вашиот клиент кога го воведувате тимот - дали има какви било детали за кои треба да се дискутирате лице во лице со вашиот менаџерски тим? Започнувањето краток разговор е ефикасен начин да се потенцира кој е одговорен за секоја област.
Оваа кратка проверка на предметите за поставување на настани ќе оди долг пат кон одржување на вашиот клиент среќен по пристигнувањето. Како примарен претставник за вашето место, секогаш е најдобро да им ги дадете на своите клиенти бројот на вашиот мобилен телефон во случај да нешто тргне наопаку додека работите во вашата канцеларија.
Запомнете, тие би можеле да бидат фрустрирани ако им треба нешто, но тие ќе бидат уште фрустрирани ако не можат да најдат некој што ќе им помогне!