Како да креирате систем за управување со документи за мали бизниси
За многу бизниси фокусот на управување со документи е на организацијата и складирањето на документите. Тие сакаат да можат да складираат документи на организиран и сигурен начин што сè уште им овозможува лесно да се најдат документи.
Оваа статија ќе ви покаже како да креирате систем за управување со документи што го прави токму тоа.
Ако напишете "управување со документи" во кој било пребарувач, ќе добиете долги списоци со "решенија за управување со документи", многу со софтвер или апликации кои ги рекламираат предностите да имате канцеларија без хартија .
Меѓутоа, софтверот или апликациите за управување со документи, се дизајнирани да го подобрат обработувањето на електронските датотеки на вашиот бизнис. Проблемот е што многу мали бизниси треба да се справат со мешавина од старомодни податоци на хартија и електронски датотеки - и во некои случаи, процентот на податоци за хартија е многу поголем.
Едно решение за проблемот со мешана средина на податоци би било да користите систем за обработка на слики со документи за да ги конвертирате сите документи на вашиот бизнис во електронска форма. Но, ова е премногу скапо и одзема многу време за многу мали бизниси.
Добрата вест е дека можете да ги поставите основите на системот за управување со документи без да купите посебен софтвер или да одите низ големо снимање на документи.
Системот не мора да биде комплексен; само треба да инвестирате некое време во планирањето и спроведувањето.
Како да креирате систем за управување со документи
Поставувањето на систем за управување со документи вклучува три чекори;
- создавање на план за управување со документи,
- спроведување на планот за управување со документи,
- и следење преку.
Првиот чекор, креирање на планот, вклучува одговарање на овие четири прашања:
Кои се правилата за креирање документи?
Фактури , потсетници за исплата, брошури за продажба, е-пошта, биланси , табеларни пресметки, извештаи - Сите бизниси создаваат различни документи во текот на правењето и следењето на бизнисот. И да ги одржува работите организирани, сите бизниси треба да воспостават правила за креирање документи.
На пример, дали постојат внатрешни шаблони за некои од вашите стандардни деловни документи, како што се писма и фактури, и каде се наоѓаат?
Има ли упатство во стилот на домот што треба да се следи?
Дали нови документи треба да се датираат и / или да се заведат со временски печат?
Какви процедури треба да се следат за споделување или преглед на документи?
За некои мали бизниси, единствената поента за креирање на документите е онаа каде се наоѓаат шаблоните за разни деловни документи и како да се користат. Но, ако создавањето на документот во рамките на вашиот бизнис вклучува различни луѓе кои соработуваат, прегледуваат или ажурираат документи, ќе треба да поминете извесно време за да одлучите како овие работи треба да се направат за да се обезбеди ефикасност и конзистентност.
Како ќе складираме документи?
Всушност постојат два аспекти на ова прашање.
Првиот вклучува физички аспекти на чување. Дури и ако вашиот мал бизнис чува документи во поднесување на кабинети, постојат трошоци поврзани со чување; не само на трошоците за самите поднесоци, туку цената на времето кога вие и / или вашите вработени испраќате документи или одете да ги повратите. Всушност, најголем трошок поврзан со складирањето, за повеќето мали бизниси, веројатно е трошокот за потрошеното време кога луѓето бараат документи.
Вториот аспект на складирање на документи е организациски; како ќе се поднесат документите? Клучот за поднесување документи е да се следат добрите практики за управување со датотеки.
Исто така треба да знаете како ќе архивирате документи. Како ќе ги обработувате датотеките кои се застарени или едноставно се подготвени да бидат преместени во задниот режач во вашиот систем за управување со документи?
На почетокот на секоја година, на пример, ги прегледувам различните датотеки поврзани со работата на мојот компјутер, ги отстранувам оние кои веќе не се актуелни и креираат нови папки означени по година и / или предмет, придвижувајќи ги датотеките по потреба.
Истото може да се направи со датотеки со хартија; не е тешко да се отстранат старите (er) документи од папка со датотеки и етикета и да се создаде нова со "Стари" во насловот. Некои софтвер нуди автоматски опции за архивирање. На пример, Microsoft Outlook ви овозможува да архивирате стари е-пошта.
Како да се поедностават документите за прибирање документи?
Ова прашање е срцето на вашиот систем за управување со документи. Во истражувањето спроведено од Leger Marketing за Xerox Canada, канадските SMB сопственици и менаџери во просек изјавија дека чини 2,152 долари годишно за да управуваат и складираат документи и околу еден час дневно да ги бараат овие документи (globeandmail.com).
Уште еднаш, добрите практики за пополнување може да поминат долг пат кон решавање на проблемот. Сурфањето на статиите за управување со податоци на оваа страница ќе ви започна. Ако работите како конзистентно ги следите строгите правила за именување, на пример, документите ќе бидат многу полесно да се најдат.
И без разлика дали сте трговец поединец кој работи со соло или сопственик на бизнис со вработени , препорачувам да креирате листа на датотеки со локации , која ќе ги потсетува корисниците каде одат одредени типови на датотеки - и каде да се најдат конкретни документи. Ако вашиот бизнис е како и повеќето, не заборавајте да вклучите дали датотеката ќе биде на вашиот компјутерски систем, внатрешен сервер, во облак или ако е во форма на хартија поднесена на физичка локација, како што е кабинет за поднесување. На пример, да претпоставиме дека користите слики, видео или дури и хартиени фотографии во мојот бизнис. Внес во вашата листа на датотеки може да биде:
Дигитални слики / видео: компјутер (или сервер) - диск E: / photos - датотека во соодветната предметна папка
Фотографии на хартија: кабинет за поднесување 3 - Фотографии - алфа по тема
Заедничките мрежни или облак-дискови треба да бидат етикетирани според содржините како што треба да се полнат фиоките на кутијата.
Како можеме да ги направиме / чуваме нашите документи безбедни?
Првата линија на одбрана за безбедност на документите е физички обезбедување на самите деловни простории . Сите бизниси треба да имаат безбедносни системи, како што се алармни системи, инсталирани - дури и дома базирани бизниси .
Бизнисите може исто така да имаат потреба или сакаат да инвестираат во други безбедносни уреди, како што се прозорци / скари, безбедносни камери и / или патролни услуги. Можете да потрошите цело време кога сакате да креирате лозинки и да ги криптирате датотеките во обид да ги заштитите вашите електронски датотеки, но не е важно колку некој може само да талкаат и да го крадат вашиот компјутер и да придружуваат хард диск.
Сите кабинети за поднесување треба да се заклучуваат и да се чуваат заклучени по работното време (и заклучени за време на ручек ако никој сигурен нема да биде во непосредна близина).
Општите безбедносни процедури за електронски документи вклучуваат редовно архивирање на документите и чување на резервни копии на документот некаде од истиот хард диск каде се наоѓаат оригиналните документи. Оф-сајт е најдобро да се заштитат од вашиот бизнис податоци збришан од природни катастрофи - уште една причина зошто облак е идеален за бизнис .
Малите бизниси со колеги или вработени кои ја делат истата компјутерска мрежа, исто така, можеби ќе сакаат да го ограничат пристапот на некои корисници за да можат да користат или да видат само некои од ресурсите на мрежата. На пример, може да имате директориум за споделување на мрежа или облак со име "сметководство", кој има пристап ограничен само на управување. Дури и ако на корисникот му е дозволено да пристапи до ресурс, како што е апликација, одредени документи можат да бидат заштитени со лозинка. Содржината на документите, исто така, може да биде криптирана, што ги прави достапни само за оние кои го имаат потребниот клуч за криптирање.
Кражба на вработените е уште една закана за безбедноста на податоците. Малите бизниси со вработените треба да направат резиме факт проверка и добивање позадина проверки на вработените прашање на политика.
Спроведување на системот за управување со документи
Откако ќе го креирате вашиот план за управување со документи со одговарање на горенаведените прашања, подготвени сте да го имплементирате, осигурувајќи дека сите ваши вработени ги знаат деталите на системот за управување со документи на вашиот бизнис и ги следат соодветните процедури при креирање, чување и преземање на документи.
Исто така, ќе мора да бидете сигурни дека секој кој пристапува и користи документи во вашата организација, следи низ, правејќи работи како именување и складирање документи соодветно. Проверка на место на редовна основа за тестирање дали одредени датотеки можат лесно да се најдат и да се заштитат од погрешно сфаќање.
Можете да поставите систем за управување со документи во еден ден, но да го спроведете постојано со текот на времето ќе биде клучот за неговиот успех. Наградите се огромни - може да се најдат она што сакате да го најдете кога го сакате и мир на умот.