Како да ги заштитиме вашите критични деловни податоци
Загуба на податоци
За парафразирање на Пол Симон, постојат 50 начини за губење на вашите податоци:
- Сообраќај на десктоп / лаптоп на хард диск или оштетување на вашиот мобилен уред може да ги направи вашите податоци неповратни
- Вашиот компјутер или телефон можат да бидат украдени - деловните проблеми се вообичаени и според статистиката на ФБИ 97% од украдените лаптопи / десктоп-компјутери никогаш не се обновуваат
- Податоците може случајно да бидат избришани (или намерно избришани од незадоволен вработен)
- Вашиот компјутер може да биде киднапиран од малициозен софтвер
- Вашите сметки за онлајн складирање може да бидат хакирани
- Напад ransomware може да ги направи вашите датотеки недостапни додека не се плати значителен надомест
Режимот на резервна копија на податоците е задолжителен
За соодветна заштита на податоците, треба да воспоставите систем за резерва на податоци што следи по овие три чекори:
- Редовно архивирајте ги деловните податоци
- Креирајте бекап на сигурни медиуми или во облакот
- Ако користите медиуми за резервни копии, уредот ги држи на безбедна локација надвор од локацијата
Основно правило за заштита на деловните податоци е дека ако губењето на податоците го попречува работењето, го подржувате.
Десктоп-софтверот може да се инсталира ако е потребно, но обновувањето на деталите за трансакциите или деловната кореспонденција е невозможно ако тие датотеки се изгубени или оштетени надвор од поправката.
Архива на податоци и резервна копија на податоци
Резервните копии се нормални периодични, краткорочни слики на податоци за цели за наплата на катастрофи.
Архивирањето обично се однесува на долгорочно складирање на податоци што веќе не се во редовна употреба, но може да се обнови доколку е потребно (на пример, завршен проект или податоци од поранешен клиент).
Резервни критични деловни податоци
Постојат два чекори за успешно архивирање на податоци;
- Идентификување на критичните податоци кои треба да бидат поддржани
- Спроведување на бекап на податоците по редовен распоред
Што треба да биде во резервна копија на податоците?
Сите датотеки што сте ги креирале и / или изменеле треба редовно да бидат поддржани. За многу бизниси, ова вклучува сè од сметководствените датотеки преку е-пошта.
Се повеќе и повеќе деловни апликации се достапни преку облакот. Меѓутоа, ако користите апликации за десктоп (не-прелистувач), тие може да се инсталираат повторно од медиумот или да се преземат, па затоа не треба да се направат резервни копии.
Облак чување
Користењето на онлајн бекап услуги прави лесно да ги поддржи вашите податоци - што е само една од причините зошто облак компјутерите се идеални за малите бизниси . Но облак услуги се уште може да бидат ранливи на загуба на податоци преку хакерство или саботажа на вработените (сметаат дека неодамнешниот случај на Американскиот колеџ за образование, со седиште во Индијанаполис, кој, откако отпуштил вработен во информатичката технологија, открил дека пред да замине, тој ги сменил административните лозинки на интернет сметки, спречување на колеџ од пристап до нивните податоци).
Не е лоша идеја да се земаат повремени локални бекап на облак податоци.
Локални бекап на податоци
Ако ги зачувате вашите податоци локално (на пр. Не користите облак складирање) можете да ги поедноставите резервните копии со чување на сите датотеки што ќе треба да се архивираат на еден диск на вашиот компјутер. На пример, да претпоставиме дека треба да направите резервна копија на сметководствени датотеки, документи за обработка на текст, табеларни пресметки, фотографии и е-пошта. Ставањето едноставно сметководство, Microsoft Office (вклучувајќи Outlook) и Paintshop Pro, сите на посебен уред или под посебна папка го олеснуваат архивирањето на сите датотеки што сте ги креирале или промените со овие програми. Се што треба да направите е да направите резервна копија на уредот или папката.
Откако ќе ги изберете критичните податоци што треба да се архивираат, едноставно е да инсталирате и да користите софтвер за архивирање за да ги архивирате вашите деловни податоци по редовен распоред.
Се препорачува резервна копија на вашите податоци навечер. Постојат многу резервни софтверски програми што ви овозможуваат да поставите распоред кој автоматски ќе ги заштите вашите податоци. Бекап софтверот кој исто така ги патентира и шифрира датотеки го зачувува просторот на дискот и ја зголемува безбедноста на податоците.
Само чувајте резервни копии на податоци на самото место, ако тие се складирани во огноотпорни, неуништливи безбедни. Инвестирањето во лента уред или надворешен хард диск и внимателно да се придржувате до редовен резервен план за архивирање нема да помогне ако сите копии на податоците се на едно место и тоа место е погодено од катастрофа. Да бидат навистина сигурни вашите резервни копии треба да се чуваат надвор од локацијата. (Облак резерви не целосно елиминирање на оваа загриженост, но е сигурно подобро од многу физички локации.)
Некои бизниси ги задржуваат бекап на податоци во безбедносните кутии во банките. (Висината на надоместокот за безбедносна кутија се одбива од данок, ако ви треба дополнителен поттик). Другите сопственици на мали претпријатија чуваат повеќе копии од податоците во нивните досиеја во домовите на различни пријатели или членови на семејството. Тоа навистина не е важно каде ќе одберете да ги задржите, се додека веб-локацијата што ја избирате за резервна копија на податоци надвор од локацијата е безбедна и имате редовен пристап до неа.
Резервни уреди
Онлајн резервни услуги
За крајната безбедност осигурајте се дека користите силни лозинки, редовно ги менувате и осигурајте се дека заштитените датотеки се криптирани (бидејќи облак складирање е споделено, провајдери на облак вообичаено шифрираат кориснички податоци).
USB (палец) дискови
USB стапчиња постојано се зголемуваат во капацитет и се идеални за бекап на податоци. Иако немаат капацитет на надворешни хард дискови, тие имаат брз пренос на податоци и се многу преносливи. Можете лесно да ги зачувувате податоците на УСБ-уредот и да го однесете надвор од локацијата. Бидејќи немаат подвижни делови, USB драјвовите се многу сигурни.
Надворешни хард дискови
За мали бизниси, купувањето и користењето на надворешен хард диск за бекап на податоци е препорачан метод. Надворешните хард дискови се ефтини во споредба со системите за ленти. Тие исто така се лесни за употреба; едноставно приклучете го хард дискот во USB-портата на вашиот компјутер. Повеќето надворешни хард дискови доаѓаат со софтвер за бекап.
Локална мрежа (LAN) за складирање
Ако имате локална мрежа (LAN) исто така можете да направите резервни копии на датотеки на друг компјутер или сервер. Меѓутоа, ако резервната машина престојува на истата локација, таа може да биде подложна на кражба или оштетени од пожар или поплава. За да се спречи кражба на сервер може да се инсталира во заклучен кафез, кабинет или плакарот.
Лента за складирање
Ако имате големи количини на податоци за резервна копија (или сакаат да направат и задржат редовни комплетни архиви на податоци за долгорочно складирање), лентата бекап се најдобрата опција. Тие се многу сигурни и можат да складираат големи количини на податоци.
Назад или ризик го губи
Не ризикувате да ги изгубите деловните податоци. Најдобра одбрана против ваквата катастрофа е соодветна заштита на податоците. Со креирање на резервен систем кој вклучува редовно и правилно архивирање и резервна копија на вашите деловни податоци, ќе бидете сигурни дека вашиот бизнис ќе може да го пречека она што невремето му се соочува и да продолжи. Запомни - никогаш не можете да имате премногу бекап на податоци!