Главната книга е збирниот финансиски извештај за вашиот бизнис
Главната книга е целосна евиденција за сите финансиски трансакции кои се направени во текот на целиот животен век на вашата компанија, не само во минатата или претходниот месец.
Зошто вашиот бизнис има потреба од општа лекција?
Главната книга служи неколку функции во финансиското работење на вашиот бизнис. Помислете на тоа како кофа за фати. Ги содржи сите финансиски информации што ќе ги користите за да ги креирате своите извештаи за приходи и извештаи за билансот на состојба. Се користи за подготовка на финансиски извештаи , за истражување на состојбата надвор од рамнотежа, како и за внатрешни и надворешни ревизии. Тоа вклучува сметководство за средства, обврски , сопственички капитал , приходи и трошоци.
Заемодавателите секогаш ќе побараат различни финансиски извештаи ако вашиот бизнис се однесува на заем. Вашата главна книга може да ви помогне веднаш да ги лоцирате и да ги утврдите сите информации што ви се потребни.
Генералниот Леџер наспроти Главниот весник
Не мешајте ја главната книга со вашиот општ весник. Вториот е само хронолошки запис за трансакции, додека главната книга е организирана по сметки и може да прикаже биланс на сметката по секое објавување.
Бизнисите вообичаено внесуваат голем дел од своите податоци за финансиската трансакција во различни сметководствени списанија на дневна основа. Кога се појави финансиска трансакција и се генерира изворен документ , трансакцијата потоа се внесува во општото списание.
Трансакциите се наведени по хронолошки редослед. Се забележува датумот, износот, засегнатите сметки и насоката во која се засегнати сметките.
Мора да бидете сигурни дека дебитите и кредитите остануваат во рамнотежа кога ја забележувате секоја трансакција.
Специјални списанија
Вашата компанија може исто така да има широк спектар на специјални списанија. Некои од најчестите од нив се продажни списанија , списанија за парични сметки и списанија за исплата на готовина . Бројот и видовите на специјални списанија кои ги чува компанијата е лична одлука. Овие списанија обично се генерираат кога внесувате финансиски трансакции во компјутерот ако вашата компанија користи компјутерски сметководствен систем.
Главната книга ги прикажува сите збирни информации за финансиските трансакции за вашата компанија од општото списание и овие специјални списанија.
Како функционираат дневните весници
Главната книга е изградена со пренесување на дневни записи на финансиски трансакции на компанијата од нејзините сметководствени списанија до главната книга. Секоја финансиска трансакција има извор документ, како што е фактура или откажана проверка, како и внес на дневник , кој обично се наоѓа во општото списание, вашите специјални списанија, или и двете.
Улогата на вашиот табела на сметки
Главните сметки се базираат на табелата на сметки за вашиот мал бизнис. Оваа табела ги прикажува главните сметки што се прикажани во финансиските извештаи .
Во зависност од големината и комплексноста на вашиот бизнис, вашиот табела буквално може да се состои од стотици сметки, вклучувајќи ги и оние за тековни средства, основни средства , тековни обврски, долгорочни обврски, сопственички сметки , приходи од продажба, сметки за расходи, и загуби.
Едноставен пример за внесување на главната книга
Ајде да претпоставиме дека само што ги отворивте вратите за бизнис дизајнирање на веб-страници за други бизниси. Вашата операција бара да одржувате прилично детален компјутерски систем кој ќе ви ги врати $ 10.000.
Внесете го датумот на трансакцијата во првата колона од левата страна од главната книга и забележете го записот за компјутерскиот систем во следната колона. Третата и четвртата колона се посветени на дебитни износи и износи на кредити.
Имајте на ум дека износите на задолжување и кредит изгледаат контраинтуитивно на површината.
Средствата, кои се плус, имаат дебитна рамнотежа, така што ќе ја внесете вредноста од 10.000 долари како износ на дебит. Доколку сте потрошиле други средства, како што се готовина, да излезете со 10.000 долари, или ако додадете одговорност во начинот на заемот за купување на системот, овие трансакции се кредити. Затоа ќе влезете во соодветните броеви во четвртата колона.
Microsoft Business Systems нуди многу посеопфатен дефект за повеќе колони за да ви помогне да ги следите трансакциите. Вие во никој случај не се ограничени на четири.
Завршен збор за записите од главната книга
Трансакциите треба да се внесат во нивните соодветни списанија, потоа да се сумираат и да влезат во главната книга еднаш месечно. За секоја сметка треба да има посебна страница.