Дознајте за клучните информации што се наоѓаат во изворниот документ
Зошто важните изворни документи се важни
Изворниот документ е основен за сметководствениот и сметководствениот процес, бидејќи тоа е доказ дека се случила финансиска трансакција.
Ако една компанија е ревидирана, изворните документи ги поддржуваат сметководствените списанија и главната книга како неоспорен ревизорски пат.
Одржувањето на изворниот документ за бизнис е исто како задржување на сметки за даночни одбитоци за вашите лични даноци. Ако вашите даноци се ревидираат, тие обезбедуваат доказ дека сте ги направиле тие набавки. Истото важи и за вашиот бизнис, но во бизнисот, вие не ги чувате сметките само за трошоците што се одбиваат од данокот. Вие ги чувате оригиналните документи за секоја финансиска трансакција.
Кои изворни документи обезбедуваат
Изворен документ ги опишува сите основни факти на трансакцијата, како што е износот на трансакцијата, на кого е направена трансакцијата, целта на трансакцијата и датумот на трансакцијата.
Еве неколку примери за заеднички извор документи:
- откажана проверка
- фактура
- потврда за готовински регистар
- компјутерски генерирана потврда
- кредитна белешка за враќање на клиентот
- работно време картичка
- депозит се лизга
- нарачка
Како да се третираат изворните документи
Изворниот документ треба да се евидентира во соодветното сметководство во најкраток можен рок по трансакцијата. По снимањето, сите изворни документи треба да бидат поднесени во некој вид систем, каде што можат да бидат превземени доколку и кога се потребни.
Во одредени случаи, дури може да биде важно да се обезбеди синџир на притвор за да може да се утврди дека изворниот документ за кој станува збор останува во ваша контрола.
Изворни документи наспроти фотокопии
Во повеќето околности, фотокопиите на изворните документи се законски прифатливи. Службата за внатрешни приходи, на пример, прифати фотокопии на сметки од 1997 година, се додека тие се читливи, ги содржат сите информации што се присутни во оригиналот и, во рамките на процесот на скенирање, ги презентираат тие информации во формат идентичен на оригинал.
Потврда за материјали што ги специфицира купените предмети и платената цена, но која беше скенирана без името на добавувачот, нема да се квалификува. Документ кој ги презентираше сите информации во оригиналната потврда, но кој беше претопен во Word или Excel формат, исто така, нема да се квалификува.
IRS стандардот - комплетна, читлива и прецизна репродукција на оригиналот - е ист стандард кој се користи во многу бизниси и владини агенции. Меѓутоа, другите институции ги дополнуваат овие општи барања.
Универзитетот во Вашингтон, на пример, прифаќа само како замена за оригиналните фотокопии скенирани со минимална густина од 300 точки на инч (dpi) и презентирани во PDF или TIFF формати; не прифаќа JPEG фотокопии.
Ако планирате да скенирате сметководствени или правни документи за да го олежите складирањето, проверете кај релевантната институција за да бидете сигурни дека ќе ги прифатат документите во формат кој го планирате да го користите.