Сопствениците на бизниси често се справуваат со сопственото книговодство поради многу причини кои вклучуваат страв од делегирање на чувствителни финансиски информации, кои сакаат целосна контрола и одржување на трошоците за вработените. Овие причини, иако сигурно важат за стартап и помало работење, стануваат сè понепрактични, бидејќи вашиот бизнис расте. Некои сопственици ги делегираат сметководствените должности на членовите на доверливите членови на семејството или вработените, но најуспешните и такт претприемачи брзо учат дека сметководството и финансиите се извор на енергија на бизнисот и го заслужуваат професионалниот менаџмент од квалификувани финансиски специјалисти.
Трите основни позиции во финансискиот менаџер во повеќето бизниси се книговодител или сметководител, контролор и главен финансиски директор или CFO.
Како сопственик на бизнис, може сами да ги извршувате должностите на овие позиции или да ги делегирате на некој член на персоналот или доверливиот соработник, но како што бизнисот созрева, повеќето сопственици откријат дека вработените професионалци генерираат солидни придобивки со вредност и истовремено ослободувајќи ги сопствениците да се концентрираат на јадрото бизнис прашања. Резултатите од ангажирањето на сметководствени професионалци вклучуваат - но не се ограничени на - следните деловни предности:
- Наоѓање на заштеди на трошоците во процесот на производство, односи со продавачите, канцеларија операции и управување со вработените
- Заштеда на пари за даноци
- Управување со се поголем обем на внатрешни документи и надворешни извештаи
- Дизајнирање на финансиска мрежа за безбедност со намалување на ризиците со осигурување, управување со инвентар, диверзификација и проценки на фискалната закана
- Планирање на проширувања
- Ракување со платен список
- Рационализирање на операции и максимизирање на профитот
- Избегнување на парични казни, казни, пониски кредитни рејтинзи и каматни стапки кои произлегуваат од пропуштање на роковите, пресметување на платен список неточно, заборавање да платат сметки и недостасуваат временски осетливи деловни можности
Всушност, повеќето бизниси заштедуваат пари со ангажирање професионален финансиски персонал за управување со секојдневните деловни активности.
Сепак, во зависност од големината на вашиот бизнис, вашата индустрија и други фактори, можеби ќе треба само со скратено работно време на сметководител или да барате целосен финансиски персонал кој вклучува контролор и CFO. Одлучувањето што финансиски персонал вашиот бизнис навистина треба е комплексна одлука која зависи од многу фактори. Вашите потреби речиси сигурно ќе се променат со текот на времето, и ако вашиот бизнис успешно расте, може да циркулирате низ сите овие позиции. Следните делови детално го опишуваат секој професионалец и објаснува кога на вашиот бизнис може да му треба еден или повеќе од овие финансиски специјалисти:
Основни сметководни функции
Повеќето сметководители реагираат реагирано на она што веќе е направено финансиски во компанијата со малку или никакво влијание врз деловната стратегија. Книговодители работат на трансакционална основа и ретко донесуваат одлуки за идните деловни трансакции. Талентираниот сметководител може да ги објасни вашите опции, да води евиденција и извештаи, да ги идентификува разликите во книгите и да препорачува идеи за заштеда на трошоци, но нивните основни работни места се да се хронични бизнисот и неговите финансиски трансакции и да се соберат извештаи од оваа информација. Некои од типичните секојдневни задачи на сметководител на компанијата се:
- Снимање продажба, трошоци, сметки и побарувања
- Следење на трошоците за набавките, канцелариските трошоци, киријата, комуналните услуги и други фиксни и варијабилни трошоци
- Управување со платен список , задржување на данок, сметки за данок на промет, плати и плати за осигурување
- Обезбедување дека основните форми и документи се завршени и се чуваат безбедно
- Подготвува дневни, неделни, месечни, квартални и годишни извештаи за менаџментот, владините агенции, акционерите, вработените и засегнатите страни
- Плаќање сметки на време
- Истражување на алтернативни добавувачи и споредување на трошоците
- Идентификување на проблематични области како што се отпадот, лошото управување, измама и кражба
- Следење на материјали, материјали, инвентар и човечки ресурси
- Подготовка на даноци и дневни, месечни или квартални даночни депозити за градот, државата, УЈП, агенции за невработеност и осигурителни компании
- Управување со бизнис и осигурување на вработените и здравствени планови
- Заштита на евиденција на компанијата
- Добивање проценки и наоѓање и плаќање на услуги и поправка луѓе
- Проверка на проблеми со усогласеноста
- Ракување со клиент кредитни прашања внатрешно и бизнис кредит со надворешни добавувачи и заемодаватели однадвор
Знаеш кога да вработи сметководител
Повеќето сопственици на бизниси - особено оние со претприемачки дух - имаат успех во водењето на секој аспект од нивниот бизнис, а сметководството стана полесно со целиот интуитивен софтвер што е достапен. Сосема е можно сопствениците на бизнисите да ги чуваат книгите, но тоа не е нужно добра идеја како бизнисот расте. Кога документите започнуваат да го компромитираат вашето управување со времето, задоволството од работата или ефикасноста, време е да размислите за ангажирање сметководител. Можеби нема да треба да ангажирате работник со полно работно време и дури може да ги наброите сите или дел од сметководствената работа како што е платен список. Ангажирањето на книговодител има смисла ако некое од следните важи за вас и за вашиот бизнис:
- Вие навистина не го разбирате сметководството, но верувате во софтверот за да ви кажете што ви треба да знаете.
- Вие не сте запознаени со даночните правила и стратегиите за избегнување даноци.
- Вашиот бизнис доживува брз раст за кратко време.
- Инвеститорите, кредиторите или акционерите сакаат професионално подготвени извештаи.
- Ти одземаш повеќе време во книгите отколку генерирање на продажба или нов бизнис.
- Планирате да се проширите во различен регион, индустрија или линија на производи.
- Сакате да купите, продадете или да тргувате со средства.
- Сте биле информирани дека вашите книги ќе бидат предмет на ревизија.
Ангажирањето на книговодител не мора да биде болен процес, бидејќи можете да започнете со аутсорсинг на работата на професионална сметководствена фирма. Тоа е особено ефективна стратегија ако не сте запознаени со сметководството, ангажирање на сметководител или проверка на сметководители или апликанти за финансиски работи.
Кога да се разгледа ангажирање контролор
Контролорите, кои понекогаш се нарекуваат контролори, ги надгледуваат сметководителите, даночните менаџери, кредитни менаџери и други сметководствени службеници, додека истовремено известуваат до CFO, извршниот директор или сопственикот на компанијата. Во помалите компании, контролорот може да биде единствениот сертифициран јавен сметководител во компанијата или да врши надзор на тим на сметководители. Многу од овие професионалци ги извршуваат своите задачи со помош од службеник, сметководител или административен асистент.
Контролорот е главен сметководител на компанијата и носи одговорност за изготвување на финансиски извештаи, бизнис планови, буџети, даноци, сертификати за усогласеност и специјални проекти како што се планирање краткорочни и долгорочни деловни стратегии, бизнис превземања, продажба на средства, спојувања на компании и обезбедување на финансирање или инвеститори. Се смета за финансиски менаџер на средно ниво, контролорите обично ги извршуваат следните должности:
- Управување со финансиски персонал.
- Потпишете проверки и доверете му на фидуциарната одговорност за работењето на компанијата.
- Одјави се на финансиските извештаи и документи.
- Воспоставување на финансиски политики и процедури на компанијата.
- Креирајте извештаи за внатрешен преглед.
- Се справи со осигурување и политики за управување со ризик.
- Заштитете ги средствата на компанијата.
- Подготви, контролира и ажурира буџети.
- Подготовка на говеда за јавни понуди.
- Советува сопственици и извршни директори на финансиските пазари, трендовите и најдобрите практики.
- Развивање на проактивни даночни стратегии.
- Изберете и администрирајте софтвер за сметководство.
- Да ги извршуваме колекциите.
- Се занимаваат со прашања поврзани со човечки ресурси, како што се одржување на евиденција на вработените
- Едукација на персоналот за придобивките од вработените и деловните одговорности.
Знаци кои укажуваат на вашиот бизнис потреби контролор
Колку е поголем вашиот бизнис расте, толку е поголема веројатноста дека ќе ви треба повеќе од само сметководител. Ако имате акционери или одбор на директори кој се состои од луѓе кои не се пријатели, блиски соработници и семејство што ги назначивте, ангажирањето контролор е здрава деловна практика што ја штити вашата компанија и средства. Општо земено, контролорот се концентрира на сметководството, додека CFO фокусира на стратешко финансирање.
Додека заинтересираните страни на компанијата се прошируваат, контролорот обезбедува тактичко управување и надзор на персоналот за сметководствени прашања, додека CFO се справува со финансиското планирање и носи одговорност за контролорот и сметководствениот тим. Повеќето мали претпријатија не можат да си дозволат постојан контролер, но како што бизнисот расте, не можете да си дозволите да работите без контролор, дури и ако тој или таа функционира на скратено работно време или консултантска основа.
Кога да ангажира главен финансиски директор
CFOs работат надвор од строги граници со учество во сите деловни одлуки и застапување за најдобрите финансиски интереси на организацијата. Како што секој искусен претприемач или сопственик на бизнис знае, строгите финансиски проценки се само една од успешните бизнис цели на компанијата. Иницијативите што даваат силен профит може лесно да ја ослабнат компанијата со клиенти кои не сакаат да плаќаат високи цени за инфериорните производи или лојални клиенти кои им даваат поголема вредност на целите на компанијата, принципите, посветеноста на животната средина или оперативните техники.
Најдобрите CFOs ги проценуваат не само трошоците за водење бизнис, туку и ризиците и заканите кои секое претпријатие може да го генерира. Како високи корпорации офицери, CFOs работат со сопственици, одбори на директори, висок менаџмент и други клучни засегнати страни и играат критични улоги во истражувањето и развојот, надзор на компанијата, регулаторна усогласеност и секојдневни операции. Други CFO должности вклучуваат:
- Управување со компанија преку спојувања, превземања, јавни понуди и промени во деловната структура и работењето
- Управување со големи деловни проширувања на нови пазари
- Застапување за здрава финансиска практика во сложеното одлучување
- Управување со средства и финансиски односи со повеќе засегнати страни
- Рационализирање операции
- Проценка и управување со финансиски ризици
- Планирање краткорочни и долгорочни финансиски цели
- Толкување на податоците за пазарот од повеќе финансиски индикатори и деловни трендови
- Разбирање на причините зошто деловните пазари го прават начинот на кој тие го прават
- Утврдување како да се инвестираат корпоративни средства
- Прогноза на трендовите на пазарот и како компанијата може да профитира од нив
Секој дел од компанијата во голема мера се потпира на комбинираните должности на CFO: контрола на контролата, управување со финансии и планирање и предвидување на критични финансиски прашања.
Прогресивно повеќе барајќи финансиски потреби за управување
Малите и средните претпријатија имаат еволуирачки потреби за книговодство и сметководство, додека нивните операции растат. Сопствениците или назначените членови на тимот често се справуваат со сметководство за мали и стартувачки бизниси со помош на софтвер за сметководство. Меѓутоа, на крајот, повеќето бизниси утврдуваат дека ангажирањето на професионални сметководители - или со полно работно или со скратено работно време и во куќа или аутсорсинг - го ослободува персоналот за основните деловни задачи и поттикнува поголема точност, подобра усогласеност и зголемен надзор. Вистинскиот сметководител гарантира дека извештаите се поднесуваат на време и им помагаат на компаниите да ги идентификуваат стратегии за заштеда на трошоци, измама, кражба и отпад.
Бидејќи вашиот бизнис расте и барањата за вашето време се размножуваат, може да најдете дека ви треба финансиски персонал кој е надгледуван од контролор или CFO за да управувате со пософистицирани финансии на компанијата. Вашите опции вклучуваат ангажирање на полно работно време, внатрешен персонал или аутсорсинг на сметководствени и финансиски обврски на искусен професионален сметководствен сервис. И двете опции се подеднакво валидни начини за зајакнување на финансиската сила на вашиот бизнис, но многу мали и средни претпријатија уживаат придобивките од ангажирањето советници колку што е потребно за да се избегнат високите трошоци за вработување на професионалци со полно работно време.