Што е потребно за вашата компанија од мал бизнис сметководствениот софтвер?
Сметководствениот софтвер е задолжително за секој мал бизнис да ги следи приходите, трошоците, информациите за клиентите и сите други финансиски податоци. Исто така, тоа е одлична алатка за донесување на одлуки, бидејќи навремените извештаи и алатките за анализа на буџетот кои доаѓаат со повеќето сметководствени софтверски програми им овозможуваат на сопствениците на бизниси да се повлечат и да имаат целокупно разбирање за финансиите на компанијата. Но, во морето на програми и софтверски брендови, како го избирате вистинскиот софтвер за сметководство за вашиот мал бизнис?
Што да размислите пред да купите сметководствен софтвер
Бидејќи сметководствениот софтвер е од витално значење за вашиот мал бизнис, важно е да бидете сигурни дека правите некое истражување пред да купите некој посебен вид финансиски менаџмент или софтвер за сметководство. Погледувањето на потребите на вашата компанија ќе ви овозможи да ги измерите секојдневните барања за функционалност што ви се потребни. Подолу се само некои од работите што треба да ги направите и имајте на ум пред да се заложат за купување на сметководствен софтвер.
Направи Анализа на потребите
Пред да одлучувате за одредена сметководствена програма, треба да направите анализа на потребите за да ги процените карактеристиките, функциите и извештаите за кои ќе треба програмата. Одвојте време да размислите за тоа кои сметководствени трансакции се значајни за вашиот бизнис, така што ќе можете да одберете програма која може ефикасно да се справи со нив. Треба да бидат наведени сите извештаи што ќе треба да ги генерирате контролите што ви се потребни или интеграцијата што ја сакате со апликации од трети лица.
Оваа анализа на потребите ќе биде основа за која ќе започнете со процесот на селекција.
Прочитајте ги сметководствените софтверски критики
Читањето на другите прегледи на клиентите на производот ќе ви даде подобра претстава за она што го купувате. Многу потрошувачки веб-сајтови како Амазон, имаат безброј прегледи кои разговараат за леснотијата на користење, известување, поддршка, компатибилност со оперативниот систем и цена.
Најдете што одговара на вашите потреби
Повеќето мали бизниси можат да го користат сметководствениот софтвер за мали бизниси, како што се QuickBooks директно од кутијата. Повеќето продавачи поставија можности за известување и шаблони за да може лесно да креирате скоро секој извештај што ви треба. Сепак, може да најдете дека ви треба софтвер специфичен за индустријата, како што е непрофитен сметководствен софтвер , софтвер за сметководство на градежништво или софтвер за сметководство на точка за продажба за да се задоволат единствените потреби за сметководство и известување на вашата индустрија.
Размислете за едноставноста за користење
Вие или вашиот персонал ќе мора да научите да го користите сметководствениот софтвер што го купувате. Многу е веројатно дека ќе имате промет на персоналот во текот на годините. Затоа, треба да размислите за избор на сметководствен софтверски пакет кој не само што ги задоволува вашите потреби, туку е лесен за учење со оглед на времето и ресурсите што можете да ги посветат на обука на вработените за тоа како да го користат софтверот. Ако имате малку ресурси за да ги натежите вработените и да работите на вашата програма кога има промет, тогаш изборот на едноставна, лесна за употреба сметководствена софтверска програма како што се QuickBooks или Peachtree може да биде начин да се обратите за вашиот мал бизнис. Иако може да има подобри сметководствени софтверски програми на пазарот, вашиот мал бизнис нема да ги види придобивките од овие програми ако вашиот персонал не знае како да ги користат правилно.
Размислете за поддршката
Ќе треба да одлучите за каков вид поддршка што сакате да имате за да ви помогне да го користите производот. Повеќето продавачи нудат целосен пакет опции за помош што ви се достапни - е-пошта, телефон и онлајн поддршка. Некои продавачи ќе понудат бесплатна поддршка ако ја купите програмата, додека повеќето ќе понудат планови за техничка поддршка што ќе можете да ги купите покрај сметководствената софтверска програма. Треба да ги прочитате форумите за искуствата на другите корисници со поддршка на корисниците од продавачот на софтверот што ќе го одберете, бидејќи тие не се сите создадени еднакви. Одредени продавачи на софтвер за сметководство обезбедуваат соодветна поддршка, додека други не.
Размислете за приспособливост
Колку раст очекувате вашиот бизнис да расте во текот на краткотрајниот термин? Откако ќе ги направите вашите проекции за растот на вашиот бизнис, тогаш ќе сакате да видите колку скалабилна ви треба вашата сметководствена софтверска програма треба да биде да го задоволите овој раст.
Дали ви треба сметководствен софтвер за работа на лаптопи и десктоп компјутери или мобилни уреди? Дали ви е потребен сметководствен софтвер кој може да работи на мрежа? Колку е скапо да додадете дополнителни корисници на вашиот софтвер за сметководство? Ќе сакате да ги разгледате овие прашања, и ако вашиот мал бизнис ќе работи на мрежа, добра идеја е да се поврзеш со ИТ професионалец за да се осигура дека сметководствениот софтвер што го избирате е компатибилен со вашиот хардвер. ИТ професионалец треба да биде способен да се осигура дека ги исполнувате спецификациите за хардвер / софтвер, а исто така да направите други предлози за вмрежување што ќе го подобрат работењето на вашиот бизнис.
Дали ви треба документ менаџмент?
Некои мали бизниси сакаат да работат во средина без хартија, додека други се поудобно да бидат малку старомодни. Без оглед на кој процес избирате, треба да бидете сигурни дека софтверот е дизајниран да ги задоволи вашите потреби. На пример, ако сакате канцеларија без хартија, тогаш треба да ги проверите функциите за управување со документи на вашиот сметководствен софтвер. Алтернативно, можете да купите алатка за управување со документи од трети лица и можете да погледнете дали има сметководствени софтверски програми кои се интегрираат со вашиот систем за управување со документи за да помогнете во насочување на процесите на работното процеси на вашиот бизнис.
Можете ли да го користите управувањето со тек на работа?
Ако одлучите да работите во канцелариско опкружување без хартија, тогаш ќе треба да одберете програма за сметководство која има вградени процеси на работа или ви овозможува да ги изградите за да ги задоволите вашите бизнис процеси. Бидејќи нема да имате физички хартиени копии што лебдат околу вашата канцеларија за проверка и одобрување, ќе треба да имате можност да ги дизајнирате процесите за одобрување за едноставни и сложени задачи како временски лист, продавач или проверка на одобрување.
Размислете за потребите за безбедноста на податоците
Сметководствената сигурност на податоци е секогаш важна, бидејќи ќе сакате да бидете сигурни дека вашите лични податоци, личните податоци на вработениот и информациите на вашиот клиент се заштитени. Сепак, може да работите во индустрии, како што е здравството, каде што имате дополнителни барања за усогласување, како што е HIPPA. Казните за овие прекршоци можат да го онеспособат вашиот бизнис, достигнувајќи до 500.000 долари во некои случаи. Без оглед на нивото на безбедност потребно, ќе сакате да бидете сигурни дека дизајни се вградени во вашата сметководствена софтверска програма или дека можете да ги вметнете потребните безбедносни карактеристики во ИТ план за да ги задоволат овие потреби.