5 начини да се намали времето за трошење на поднесување
Но, за жал, тоа го мразат или не, кога работите со мал бизнис, треба да се направи поднесување, или наскоро ќе најдете дека вашата маса се урива под тежината на целата хартија што постојано се натрупува. Што треба да направам да направам?
Постојат два пристапа за проблемот што може да помогне.
Може да се обидете да го направите вашето време да поднесете колку што е можно пократок (метод што сум речиси усовршен со текот на годините на водење на канцеларија) или направете го вашето време да се пријавите колку што е можно повеќе забава (нешто што постојано се обидувам да го постигнам). Ајде да погледнеме совети за намалување на износот на времето што всушност го поминавте поднесокот прво.
Уништи и рециклирајте кога е можно
Првото прашање за секое парче хартија гледајќи во вас чекаат да се поднесе е "Дали овој документ треба да се поднесе?"
Многу документи кои доаѓаат по пошта може да одат директно во уништувачот. Која е поентата во поднесување реклами или информативни писма од други компании, на пример? Кога работите со пошта, прочитајте едно парче пошта еднаш, одлучете дали ќе ви требаат една година од сега и поднесете ја соодветната датотека.
Шансите се добри, исто така, поднесувате многу хард копии од документи што не треба да ги поднесувате - и не треба да се печатат на прво место.
Нема потреба да поднесувате копии на фактури или букви, на пример, ако вашите електронски датотеки се организирани и дека ги следите правилните резервни процедури .
Значи, кога ќе се справи со тој куп на поднесување, ја уништува "хартијата со која може да живееш без".
Користете систем за поднесување што ги олеснува другите канцелариски работи, а не потешко.
Поголемиот дел од документот што треба да го поднесам е поврзан со процесот на водење бизнис - и овие документи треба да се внесат во сметководствениот систем пред да се направи нешто друго со нив.
Така, наместо да ја прифатам таа потврда за печатач тонер кертриџ и поднесување под "P" во мојот главен систем на поднесување, јас датотека во мојот "прв" поднесување систем, серија на папки означени со месеци и година.
На пример, ако го купив тонерскиот кертриџ во септември 2017 година, тоа е датотеката во која се наоѓа, заедно со сите други сметки, сметки и други деловни документи што се случиле во тој месец. Тогаш едноставно е да се работи преку папката на крајот на месецот и да се направат сите сметководствени записи што треба да се направат (или ако не го правите сами, да ја предадете месечната папка до вашиот сметководител или сметководител) .
Имајте на ум дека ние работиме со сервисен бизнис , а не со малопродажба, па седењето и работењето на сметките еднаш месечно работи за мене. Ќе треба да ја менувате месечната идеја на папката соодветно ако ви треба почесто да ги доближувате вашите сметки.
Размислете пред да поднесете
Што се случува откако ќе ги користам месечните папки за да го направам сметководството? Документите треба да се пренесат во "главниот" систем на поднесување . Но, наместо само да го поднесам секој документ поединечно во зависност од нејзиниот наслов, логично поднесувам според групата, процедурата за поднесување наоѓам многу побрзо.
Да го разгледаме примерот на кертриџот со тонер за печатачот.
Наместо да ја поднесам оваа потврда под "P" за кертриџ за тонер за печатење, ќе ја поднесам оваа под Канцелариски материјали - Приемници, на истото место каде што ќе поднесам документи како што е потврда за колекција на пост-тоа белешки или потврда за печатач хартија. Ова не само што го прави поднесувањето побрзо, туку го олеснува и документите подоцна.
Користете цели зборови и фрази на ознаките на папките на датотеките, а не само на букви
Нема правило кое вели дека сте само ограничени на поединечни букви кога креирате поделби на вашиот систем за поднесување. И ако го направите, го правиш вашето барање непотребно бавно и комплицирано. Приспособете го системот за поднесување, за да може да имате корист од поднесување од страна на група и да ја пронајдете вистинската локација за да поставите документ побрзо.
На пример, наместо да имам дел од мојот систем за поднесување со ознака "Ц", имам и дел со ознака "Клиентски фајлови".
Датотеките во "Клиентските датотеки" се организирани по азбучен ред. Убавината на прилагодување на вашиот систем за поднесување на податоци на овој начин е дека таа секогаш може да биде дополнително поделена и организирана ако ви треба. Значи, голем клиент може да има делител на датотечниот систем обележан со нејзиното име во делот "Клиентски датотеки" за да ги олесни документите поврзани со неа.
Во овој пример, тогаш, етикетите на системот за пријавување ќе читаат "Б", "Ц", "Клиентски фајлови", "Д" ... Види колку е полесно да поднесете поднесување?
Друг совет за забрзување на вашето поднесување: Не заборавајте да ја прилагодите и азбуката. Наместо да имате само "М" секција, наведете една "Мек" исто така.
Чувајте го вашиот "прв" систем за поднесување во близина и удобен
Другата голема работа за користење на двостепенен систем на поднесување, како што е она што го опишав погоре, е тоа што станува многу полесно да се задржи првата фаза од вашиот систем за поднесување (месечни папки) физички блиску до вашиот работен простор . Ќе бидете многу посклони да поднесете документи веднаш, наместо да им дозволите да се натрупате ако имате блиско, организирано место за да ги поднесете.
Така, ставете ги вашите последни, тековни и месечни папки во следниот месец во послужавник или користете датотека за концерти и ставете ја во рамките на работната површина. Најголемиот дел од вашиот систем за поднесување ("главниот" систем на поднесување, како што го нарековме погоре, може да биде во собата или дури во сосема друга просторија, но во интерес на заштеда на време , не треба да се направете ја вашата прва фаза.
Како да се направи Забава Забава
Советите за поднесување што ви ги дале досега би требало да ви помогнат да го намалите времето што го поминавте поднесувањето и да го спречите замрзнувањето на мозокот. Но, што е со тоа што вашето време за пријавување е позабавно?
Всушност, единствената стратегија што ја донесов овде е целосно поткуп, наградувајќи се со колаче ако јас поднесам одредено време. Ова ќе работи, но може да доведе до полнење на многу фунти ако имате многу поднесување да направите.
Или би можеле да земете повеќе уметнички пристап, со користење на сите различни бои за папките на датотеки и користење на невообичаени фонтови или калиграфија за ознаките. Без разлика дали тоа го прави вашето поднесување повеќе забавно, тоа сигурно ќе го направи тоа попривлечно.
И кој знае? Можеби само фактот дека вашата поднесување е толку многу побрзо сега кога тоа е толку организирано ќе го направи тоа многу повеќе забавно да се направи.