Што треба да заштедите и организирате
До одреден степен, предметите за кои ќе треба да развиете систем на поднесување ќе зависи многу од вашиот бизнис.
На пример, ако продавате конкретен производ, ќе ви треба нешто што ќе го следи вашиот инвентар. Сепак, тука е општата листа на ставки што ќе треба да ги следите во вашиот дом бизнис:
- Бизнис и маркетинг планови.
- Правни документи (т.е. документација на ДОО, лиценца за бизнис и регистрација на интелектуална сопственост, договори)
- Контакти (професионални, клиенти, продавачи, даватели на услуги, итн)
- Финансиски информации (извештаи за добивка / загуба, биланси, сметки што треба да се платат / побарувања)
- Даноци
- Деловни трошоци (сметки)
- Проекти
Заедно со оваа листа, ќе сакате да додадете елементи кои се специфични за вашиот бизнис.
Системи за организирање на вашиот дом бизнис
Коефициенти се ќе користите различни методи за чување и справување со вашите документи и други важни информации. Клучниот фактор е да изберете метод кој најдобро функционира за вас. Секој има поинаков начин на размислување и организирање. На пример, за некои луѓе, има повеќе смисла да се организираат датотеки по азбучен ред, но за другите им е полесно да се организираат по датум.
Ако не сте сигурни што ќе работи најдобро за вас, обидете се, и ако се борите да го задржите, прифатете поинаков систем. Еве три начини да ги организирате вашите датотеки и информации:
Едноставен систем за поврзување на врски
За малите бизниси кои не генерираат премногу документи, врзивниот систем е добар избор.
Исто така е идеално за луѓе кои сакаат да имаат сè на едно место или на кои им требаат информации за да бидат мобилни. Системот за врзување користи голем три-прстен врзивно средство, заштитници на листот и разделувачи на дел.
Користете ги делителите на секции за да ги организирате вашите деловни категории како што се нарачки за чекање, завршени нарачки, главни копии на разни форми ... итн. Од таму, ќе почнете да ги собирате датотеките во заштитниците на листот. Откако врзивно средувачот ќе биде полн - на крајот на неделата, месец или три месеци - ќе биде време да се чисти. Вие само ќе ги префрлите датотеките за нарачки на клиенти и другите историски записи во традиционален систем за поднесување, кој тесно ќе ја одразува организацијата на вашето врзивно средство.
Традиционален систем за поднесување
Традиционалните системи за поднесување користат кабинет за поднесување, виси датотеки и папки за манила. Скоро секој бизнис на крајот ќе треба овој тип на поднесување како нивниот бизнис расте. Има само премногу хартија што е генерирана со текот на времето да не ја има. И бидејќи даночните евиденции треба да се задржат за седум години, ви треба место за чување на сите овие записи. Традиционалните системи за поднесување се идеални за предмети кои треба да се чуваат, но не се пристапува редовно, како што се претходните даноци и бизнис лиценца. Еве неколку совети за да го добиете вашиот традиционален систем за поднесување на податоци од земјата и да успеете:
- Размислете за тоа каков тип на систем ќе го користите. Можете да одите ореви купување кул канцеларија резерви и изнајдеме најмногу елаборат и шарени систем за поднесување во светот, но ако тоа не одговара на вашиот стил на работа, тоа ќе биде губење на време и пари.
- Направете систем за управување со вашата хартија што овозможува најмалку износот на "допири". Сакате да избегнете изградба на купови хартија и да се справите со секое парче повеќе пати. Наместо тоа, да работиш за да донесуваш одлуки за тоа каде треба да одиш лист хартија кога првпат ќе ја допреш.
- Одвој време за поднесување . Лесно е да се избегне оваа задача како чума, но таа е потребна и ќе му помогне на вашиот бизнис да работи многу полесно. Особено приходите и другите предмети што се користат во даночното време, држејќи ги овие работи организирани, ги отежнуваат вашите даноци многу полесно.
Електронски систем за поднесување
Дигиталниот свет не ја елиминира целосно потребата за складирање на хартија, но го олеснил складирањето на информациите. Дигиталните системи можат да креираат, испраќаат и управуваат со фактури, и можат да ги следат вашите домашни деловни финансии и потоа да бидат увезени во даночен софтвер за е-поднесување. Можете да ги скенирате сметките и да ги зачувате во датотека на вашиот компјутер (иако најверојатно треба да ја чувате и верзијата за хартија). Електронските системи можат да содржат информации за вашите клиенти, клиенти и потенцијални клиенти во системот за управување со врски со купувачи за лесен пристап, испраќање по електронска пошта, наплата и повеќе. Онлајн системи може да се користат за да ги зачуваат вашите идеи, да ви помогнат да управувате со проекти, да организирате информации или истражувања.
Но, како хартиени датотечни системи, вашиот дигитален систем за поднесување треба да има организациона структура, користејќи папки и датотеки складирани на вашиот компјутер или во облакот . За најлесно управување, користете ги истите структури и имиња на датотеки во вашиот дигитален систем како што правите во вашиот систем за хартија. За да ги заштитите вашите дигитални датотеки, направете резервна копија на одделен хард-диск или на систем за онлајн складирање.
Комбинација на сите од горе
Шансите се дека ќе треба да користите повеќе од еден систем за да управувате со сите податоци и материјали што треба да ги чувате во вашиот бизнис. Прво, ќе треба да одлучите што најдобро функционира за вас, а потоа да го имплементирате. На пример, може да имате систем на врзива што ќе ви помогне да организирате секојдневно управување со вашиот бизнис, како што е вашиот распоред, маркетинг и копии на вашите формулари.
Вашиот традиционален систем може да ги задржи сите ваши долгорочни документи како даноци, дозволи и деловни лиценци од претходните години и регистрации на интелектуална сопственост. Можете да користите дигитален систем за да ги зачувате вашите идеи, како што се Evernote , и да ги следите проектите.
Од друга страна, можеби ќе сакате да бидете што е можно по-дигитален, користејќи листа на онлајн задачи и календар , скенирање на сите сметки на вашиот компјутер и користење на софтвер или онлајн услуги за сите други потреби на вашиот бизнис. И покрај тоа, сеуште ќе сакате системот да управува со хартијата што не се генерира. Клучот е да го најдете системот кој е лесен за вас и да ги најдете информациите што ви се потребни кога ви треба.
Ажурирано Септември 2016 Лесли Truex