Совети за управување со датотеки за дигитални датотеки
Во прилог на складирање документи локално на десктоп компјутерите, лаптопите или мобилните уреди се повеќе и повеќе бизниси го користат облакот за основни деловни апликации и складирање на датотеки. (Погледнете зошто Cloud Computing е идеален за мали бизниси и 5 недостатоци на Cloud Computing. )
Понатамошно усложнување на проблемот со складирањето е потребата за многу бизниси да споделуваат документи меѓу вработените .
Во рамките на канцеларијата, ова обично се постигнува со користење на датотечен сервер или мрежно прикачен уред за складирање (NAS). Доколку е потребен споделен мобилен пристап, документите може да се складираат во облакот и да се делат со доделување дозволи за пристап. Резултат на сето ова може да биде ноќен кошер за управување со датотеки со некои документи на лицето складирани во облакот, а некои локално, па дури и одделни документи што се чуваат само на едно место или на друго место.
Организацијата е клучот за електронско управување со датотеки
Секаде каде што се чуваат документите, важно е да ги одржувате организирани и актуелни. Целта на електронското управување со датотеки е да се осигури дека можете да го најдете она што го барате, дури и ако го барате по неколку години од неговото создавање.
Повеќето деловни луѓе во исто време или на друг се во непријатна положба да имаат повик на клиент и не можат брзо да ги лоцираат релевантните фактури или други важни документи за купувачи.
Подеднакво досадни се бореле околу крајот на годината, обидувајќи се да пронајдат документи кои се однесуваат на сметките на компанијата за сметководителот или, уште полошо, даночникот .
Правилната организација на дигитални документи е особено критична во заедничкото опкружување - ако еден од вашите вработени е отсутен (привремено или трајно!), Треба да бидете во можност лесно да ги лоцирате документите креирани или управувани од тоа лице.
(Забележете дека потенцијалната загуба на податоци со незадоволните вработени кои заминуваат, е уште една причина за заштита на вашите деловни податоци. Види 6 Правила за заштита на деловните податоци ).
Овие совети за управување со датотеки ќе ви помогнат да ги задржите вашите датотеки пристапни:
1. Користете ги стандардните папки за инсталација за програмските датотеки.
Користете ги стандардните локации на датотеки при инсталирање на апликациски програми. Под Windows, датотеките на програмата за апликација за конвенции престојуваат под (Drive Letter:) -> Program Files directory. Инсталирањето апликации на друго место е збунувачко и непотребно.
2. Едно место за сите документи.
Ставете ги сите документи под една "root" папка. За еден корисник во Windows околина, стандардната локација е папката Мои документи.
Во средина за споделување на датотеки обидете се да го сторите истото. Направете ја единствената root директориумот (на пример, "Заеднички документи") и да ги зачувате сите документи во под-папките во внатрешната папка. Имајќи единствена локација за сите електронски документи олеснува да се најдат работи и да се прават бекап и архиви.
3. Креирајте папки во логичка хиерархија.
Ова се фиоките на кабинетот за поднесување на компјутерот, така да се каже. Користете обичен јазик за да ги именувате вашите папки; не сакате да ја гледате оваа листа на папки во иднина и да се прашувате што "TFK" или што и да е друга интересна кратенка што ја измислите значи.
4. Гнездо папки во папки.
Креирајте други папки во рамките на овие главни папки како што треба. На пример, папката наречена " Фактури " може да содржи папки наречени "2018", "2017" и "2016". Папката наречена за клиент може да ги содржи папките "податоци за клиентите" и "преписка". Целта е да се има секоја датотека во папка наместо да има број на датотеки со сирачиња кои се наведени.
Не, сепак, создавајте комплексни, длабоко-слоевити структури на папки. Каде што е можно, користете описни имиња на датотеки наместо.
5. Следете ги конвенциите за именување на датотеки.
Некои оперативни системи (како што се Unix) не дозволуваат празни места во имињата на датотеките или папките, па затоа избегнувајте тоа ако вашата компјутерска околина е измешана. Наместо тоа, користете ги потцврстите како разделител (на пример, Doe_John_Proposal.doc.) Другите знаци како што се /? <> \: * | "^ се исто така забранети во имиња на датотеки или папки под Windows.
Користете дескриптивни имиња на датотеки за лесно идентификување и пребарување, но не отидете надброј - имињата на датотеките / патеките имаат ограничувања на должината кои се разликуваат помеѓу оперативните системи. Под Windows максималната должина на целосната патека за датотека (на пример, буквата на дискот + име на папка + име на датотека) е 260 карактери. Користете вообичаени кратенки секогаш кога е можно, како што се Јан за јануари или Корп за корпорација.
6. Бидете конкретни.
Дајте електронски датотеки логични, специфични имиња и да ги вклучите датумите во имињата на датотеките ако е можно. Целта при именувањето на датотеките е да може да се каже за што се наоѓа датотеката, без да мора да се отвори и да изгледа. Значи, ако документот е писмо до клиент кој го потсетува дека плаќањето е задоцнето, наречете го нешто како "overdue_20180115"; наместо нешто како "писмо". Како ќе знаете кој е писмото без да го отвори?
Ако ги споделувате датотеките преку е -пошта или преносливи уреди, можеби ќе сакате да го имате името на датотеката со повеќе специфични информации, бидејќи информациите за папката нема да бидат вклучени во споделената датотека. На пример, ако Вашиот документ престојува во Мои документи \ Фактури \ 2017 \ Клиентите \ Doe_John_20180416.doc и датотеката е споделена или испратена преку е-пошта, сите приматели ќе видат дали е Doe_John_20170416.doc и може да не може да се каже дека датотеката е клиент фактура без да го отвори.
7. Датотека како што одиш.
Најдобро време да поднесете документ е кога прво ќе го креирате. Затоа, станете навика да го користите дијалогот "Зачувај како" за да го поднесете документот како и името, ставајќи го на вистинското место на прво место.
8. Нарачајте ги вашите датотеки за ваша погодност.
Ако има папки или датотеки што ги користите многу, присилувајте ги на врвот на листата на датотеки со нивно преименување со! или АА на почетокот на името на датотеката.
9. Редовно разлевајте ги вашите датотеки.
Понекогаш она што е старо е очигледно како во примерот на фолдерот наречен "Фактури" погоре. Ако не, оставете ги вашите папки затворени со расчистување на старите датотеки.
Не бришете датотеки поврзани со бизнисот, освен ако не сте апсолутно сигурни дека никогаш повторно нема да ви треба датотеката. Наместо тоа, во вашата главна збирка папки под вашата основна папка, креирајте папка наречена "Стара" или "Неактивна" и ставете ги старите датотеки во неа кога ќе ги најдете.
( Колку долго морате да ги чувате деловните досиеја за CRA или IRS? Објаснува колку долго морате да ја чувате деловната евиденција за да ги исполните вашите даночни обврски.)
10. Направете резервни копии на вашите датотеки редовно.
Без разлика дали ги копирате вашите датотеки на друг уред или на лента, важно е да поставите и следете редовен резервен режим. Видете 3 чекори за успешен систем за архивирање .
Успешно управување со датотеки го овозможува наоѓањето на она што го сакате
Управувањето со електронските документи треба да биде дел од целокупната стратегија за управување со документи за вашиот бизнис. Правилен план за управување со документи треба да ги вклучува сите аспекти на документите за ракување, вклучувајќи складирање, пребарување, бекап и безбедност.
Функцијата за пребарување е прекрасна работа, но никогаш нема да се совпадне со леснотијата да се оди директно во папка или датотека. Ако постојано ги следите овие совети за управување со датотеки, дури и ако не знаете каде е нешто, знаете каде треба да биде - огромна предност кога станува збор за наоѓање на она што го барате. Добрите практики за управување со датотеки ќе го заштедат вашето време и пари .