Кога станува збор за управувањето со времето , откривањето како да се користи продуктивно време често е предизвик. Добро место за почеток е управување со е-пошта; ова е една област која се наоѓа на врвот на листата на убијци за време за многу сопственици на мали претпријатија.
Бидејќи е-поштата е тековна форма на комуникација, а ние немаме целосна контрола врз дојдовниот проток, ние треба да работиме на подобрување на нашата продуктивност во тоа како добиваме, организираме, одговарате на, па дури и размислуваме за е-пошта. Советите подолу ќе ви помогнат да креирате систем за управување со вашата е-пошта на начин кој ќе ја поддржува продуктивноста наместо да јаде во неа.
1. Исклучете ги известувањата.
Е-пошта има тенденција да влезе во секое време од денот и ноќта, па затоа е од витално значење да контролирате како протокот на дојдовни пораки се вклопува во вашиот ден. Исклучете ги новите известувања за пораките и на вашиот компјутер и на паметниот телефон, за да спречите постојано вознемирување и нарушување на вашиот распоред, и проверете ја поштата кога е погодно за вас.
2. Одлучете како да го користите вашето влезно сандаче.
Постојат многу различни филозофии кога станува збор за управување со вашето електронско сандаче. Можете да го користите вашиот inbox како catchall, ограничување на само со висок приоритет пораки, или да ја направам работна задача листа.
Клучот е да одберете една цел за вашето сандаче и да се држите со неа.
3. Направете е-пошта со бела листа и црни листи.
Повеќето е-пошта клиенти и е-мејл провајдери им овозможуваат на корисниците да направат списоци на безбедни адреси за да осигурат дека тие пораки се пренесуваат преку црната листа или блокираат, што сметате дека спам адресите. Најдете време да ги ажурирате овие списоци често за да ја одржите вашата дојдовен е-пошта чиста.
4. Поставете тајмер и серија процес.
Некои сопственици на мали претпријатија имаат корист од тоа да имаат џебови на време во нивниот ден само за е-пошта. Ако ова функционира за вас, одвоијте одреден временски период во текот на денот за да одговорите на пораките, преместете ги елементите за акција на листата на задачи, избришете ѓубре и ќе добиете идеја за тоа што му треба на вашето внимание.
5. Користете правила за да го автоматизирате процесот.
За понатамошно рационализирање на процесот за управување со е-пошта, користете правила во вашиот клиент за е-пошта, кои ги сортираат, знаме, ги преместуваат и организираат вашите пораки. И покрај тоа што ќе биде потребно извесно време да креирате правила кои го поддржуваат начинот на кој користите е-пошта, откако ќе ги креирате, можете да го намалите значителниот дел од времето за обработка на е-пошта.
6. Добијте почеток од вашиот паметен телефон.
Многу сопственици на мали бизниси имаат паметни телефони за да можат да останат во контакт и на работа, дури и кога се надвор од канцеларијата. Ако често проверувате е-пошта на вашиот мобилен уред, можете да заштедите значително време со читање и почнување да обработувате пораки додека сте мобилен. Дури и ако едноставно ви е навика да ги избришете ѓубрето и пораките што не треба да ги зачувате, може да имате корист од тоа да имате поедноставно сандаче кога ќе се вратите во канцеларијата.
7. Ако не го прочитате, откажете се!
Е-поштата за билтени и други е -мејл маркетинг пораки може да биде одличен начин да останете поврзани со клиенти, колеги, партнери и други бизниси за кои сте заинтересирани, но овие пораки можат брзо да се натрупаат.
Ако не сте прочитале одредена повратена пошта во неколку прашања, прекинете ја претплатата. Ограничувањето на билтенот за е-пошта и другите автоматски пораки само на оние што редовно ги читате може да биде лесен начин да се намали најголемиот дел од вашето сандаче.
За уште повеќе алатки што ќе ви помогнат да станете попродуктивни во вашиот мал бизнис, истражете ја оваа листа од 101 апликации за продуктивност .