Начинот на кој го поздравувате клиентот по телефон е важен за вашиот бизнис
Денешните софистицирани телефонски системи можат да ги направат работите полесни за бизнисите кои имаат голем обем на повици, но истите исти системи се често фрустрирачки за оние што се јавуваат само што сакаат да разговараат со некоја личност.
Кога клиентите конечно ќе стигнат до член на вашиот персонал, од клучно значење е лицето што одговара на телефонот да ги третира повикувачите со најголема љубезност. Едноставно кажете: третирајте ги вашите повикувачи на начин што би сакале да бидете третирани на бизнис повик.
Подолу се дадени неколку клучни точки што треба да ги следите кога вршите професионални телефонски интеракции кои ќе ви помогнат вие и вашите вработени да креирате деловна телефонска култура во вашата компанија.
01 - Пренесување на повици
02 - Ставање на повик на чекање
Кога повикувачот е ставен на чекање, една минута изгледа како засекогаш, без оглед колку е пријатна музиката на вашата компанија. Обидете се да чекате за пауза во разговорот пред да им кажете на повикувачите дека ги ставате на чекање, односно да не ги прекинувате повикувачите доколку е можно. Бидете сигурни дека тие разбираат зошто ги ставате на чекање и бидете вистинити за тоа колку долго може да потрае. Извини се за непријатностите, и ако тие не можат да се задржат, најдобро е да ги повикате наместо да барате да ве повикаат назад. И обидете се да бидете сочувствителни кон вашиот повикувач; никој не сака да биде ставен на чекање, па да биде како љубезен како што дозволува ситуацијата.
03 - Завршување на повик
Постојат неколку причини зошто можеби ќе треба да завршите телефонски повик пред повикувачот да биде подготвен. Ако повикувачот е навредлив или користи непристоен или заканувачки јазик, не треба да го толерирате таквото однесување. Кажи им дека го прекинувате повикот поради нивниот офанзивен јазик, но не вложувајте се со навреди или назад и назад. Бидете сигурни дека ќе ги пријавите таквите повици до вашиот претпоставен.
Ако треба да завршите со повик затоа што повикувачот е едноставно наназад (што е почесто случај), почекајте пауза и обидете се да ги завршите работите учтиво. Можете да кажете нешто како: "Тоа беше пријатно да разговарате со вас, но сега треба да направам уште еден повик." Прашајте дали повикувачот има други прашања пред да му дозволи на лицето да оди, но биди јасно дека го прекинувате повикот.
04 - Креирање поединечни честитки од говорна пошта
Говор од говорна пошта е изјава за тоа кој сте и што вредностите на вашата компанија. Краток и ненадеен говор на говорна пошта не создава добар прв впечаток, а долг поздрав поздрав ги поттикнува повикувачите. Обидете се да добиете до точка ефикасно: наведете кој сте, името на компанијата и зошто не можете да одговорите на повикот (надвор од канцеларија, на друг повик, далеку за одреден временски период). Вие не треба да обезбедите многу детали - само доволно, така што повикувачот знае дека тој или таа е слушнат и дека ќе го вратите повикот.
05 - Пишување сценарио за автоматизиран придружник
Првото нешто што вашите клиенти и деловни соработници ги слушаат кога ќе се јават на вашата компанија ќе биде автоматски придружник на вашиот телефонски систем. Претставете ги нумерираните опции под претпоставка дека вашиот повикувач не е запознаен со компанијата и има потреба од насоки. Осигурајте се дека повикувачите знаат дека ако тие имаат директно проширување за одредена личност, тие можат да го достигнат тоа лице директно во секое време.
За сите други повикувачи, обидете се да ги користите најпознатите броеви за секоја екстензија (на пример "Притиснете нула за рецепционер"). Опишете го одделот пред да го дадете бројот - на пример, "За корисничка поддршка, притиснете 5."
06 - Пишување автоматски скрипта на придружник за по-часа или затворање на бизнис
Ако вашиот бизнис се затвори по одредено време или за време на викендите и никој не е достапен за да одговори или да им помогне на вашите повикувачи, креирајте автоматски придружен поздрав по часови. Кажете им на своите повикувачи пред да се затвори бизнисот, и на крајот, замолете ги да се јават. Не заборавајте да го вклучите вашиот нормален часа на работа.
07 - Оставајќи професионална телефонска порака
Говорната пошта стана стандарден дел од секој бизнис-класа телефонски систем, и знаејќи како да ја напуштите професионална говорна пошта телефонска порака-покрај тоа како да одговорите на еден - позитивно се одразува на вашата компанија. Сите вработени кои го користат телефонот како дел од нивната работа треба да знаат како да остават професионална телефонска порака .