Бизнис-класа телефонски системи дискутирани овде се за канцеларии со десет или повеќе луѓе.
Кои карактеристики ќе ви требаат
Карактеристиките кои ја доведуваат вредноста на вашиот бизнис и го поврзуваат вашиот бизнис со светот ќе ги зголемат вкупните трошоци на телефонскиот систем.
Продавачот на телефонски систем ќе се обиде да ги продаде сите ѕвона и свирки (тоа е нивната работа), но треба да ја погледнете секоја карактеристика и да одлучите дали ќе додадете вредност на вашиот бизнис или ќе заштедите пари.
Основни карактеристики
Еве некои од повеќе заеднички карактеристики кои се достапни на бизнис телефонски систем. Секој бренд е различен, па замолете го продавачот да има комплетна листа на опции.
Автоматскиот придружник обично го зазема местото на рецепционер со презентирање на повикувачи со листа на опции за насочување на нивниот повик (на пример, "Притиснете 3 за да зборувате со некој во Продажбата"). Исто така, може да дозволи повикувачите директно да го повикаат продолжувањето на партијата.
- Функции за конференции овозможуваат две или повеќе екстензии да се поврзат со споделување во разговор. Обично, стандардно е две. Ако ви требаат повеќе од две, прашајте што е максималниот број на учесници. Некои системи дозволуваат само интерни екстензии. Ако ви требаат надворешни конференциски повици, прашајте го и тоа.
- Автоматизираниот Директориум им овозможува на повикувачите да побараат продолжување на работникот со внесување на првите неколку букви од нивното име.
- Говорната пошта им овозможува на пораките да бидат оставени за вработените кои се недостапни или на телефонот. Некои системи може да препраќаат пораки од говорна пошта до е-пошта на вработениот и да овозможат посебна опрема од трети лица за говорна пошта да интерфејс со нивната опрема. Во зависност од цените, ова може да ви заштеди пари.
- Повик Држете е способноста да се одржи повик на чекање додека корисникот се грижи за други работи. Обично се вклучени во системот.
- Пренасочувањето на повици му дава на корисникот можност да ги препрати сите повици до друга екстензија или да привремено говорна пошта.
- Брзото бирање ги зачувува често користените телефонски броеви и му овозможува на корисникот да го бира со притискање на копче или две. Тоа е корисен заштедувач на време за често повикани броеви.
- Повторниот повик овозможува последниот број повикан да се повтори со допир на копче.
- Пејџинг му овозможува на корисникот да зборува преку систем за јавно адресирање за да повика работник или да даде соопштенија.
- Music on Hold ги дава вашите повикувачи нешто да слушаат додека се на чекање. Тоа може да биде музика или препис на пораки рекламирање на вашата компанија.
- Back Up Power ќе обезбеди алтернативен извор на електрична енергија за 10 до 60 минути во случај на прекин на струја.
Напредни функции
Напредните функции ќе додадат значителни трошоци за вкупниот систем и ќе додадат постојана цена во текот на целиот животен век на системот. Сепак, ова може да се компензира со намалена услуга за клиентите и со предностите за заштеда на време што ги носат.
- Функцијата Remote Location овозможува едноставни врски со работниците надвор од локацијата или со мали далечински канцеларии со едноставно бирање на внатрешно продолжување.
- Find Me / Follow Me им овозможува на корисниците да го препраќаат телефонот на друг телефон, мобилен телефон, домашен телефон, секретар итн.
- Компјутерски телефонски интеграции (CTI) им овозможува на телефонскиот систем да комуницира со компјутерски систем. Примери вклучуваат способност за корисникот да кликне на телефонскиот број на екранот и да го има телефонскиот систем автоматски да го бира бројот (намалување на погрешни броеви и заштеда на време); или донесувањето на телефонскиот број на клиентот на компјутер кога ќе се јават за да ја подигнат сметката на корисникот и да го прикажат на екранот за вработениот пред да одговараат на телефонот. Оваа опција е многу скапа.
Колку би требало да биде системот
Следното прашање што треба да го одговорите е местото каде што сакате телефоните. Следната листа ги идентификува заедничките места за кои ќе сакате да ја пронајдете телефонската наставка:
- Рецепционер
- Секоја канцеларија
- Факс машина
- Кредитни картички, пристаништа за податоци
- Соба за состаноци
- Продавница / магацински под
- Јавни површини (чекална, ходници, влезни начини итн.)
Следно, ќе треба да одредите колку истовремени телефонски повици ќе влезат и ќе заминат од канцеларијата. Вкупниот износ на дојдовни и појдовни повици во секој даден момент е бројот на линии (или стебла) што ќе ви бидат потребни.
Заеднички конфигурации се 3, 8, 12, 16, 24 или 48 линии. Поголемите системи имаат слотови за проширување, така што можете да додадете повеќе линии на подоцнежен датум. Не заборавајте да го објасните идниот раст (25% не е невообичаено). Важно: ако го потцениш ова, повикувачите ќе добијат зафатен сигнал ако сите линии се во употреба.
Наоѓање на телефонски систем дилер
Наоѓање на услуга не е тешко. Прво, можете да пребарувате на Интернет за "Телефонска опрема и материјали" за да најдете близок до вас дилер.
Саемите за бизнис и канцелариска технологија се исто така добри места за почеток. Не само што ќе можете да ги задоволите продажбите и да ги поддржувате луѓето, но можеби ќе можете да го испробате и системот.
Конечно, најдобриот начин е да прашате наоколу. Прашајте ги луѓето што знаете кои имаат бизнис со канцеларија. Вие исто така може да ја добиете нивната проценка за квалитетот на опремата и нивото на услуги што биле обезбедени.
Пресметување на вкупните трошоци
Вкупните трошоци на системот ќе се состојат од следните компоненти:
- Базна единица / систем е единица која ја контролира целата телефонска инфраструктура. Трошокот зависи од бројот на функции што ги имате, бројот на телефонски поставувања што може да се справи и бројот на линии кои доаѓаат од телефонската компанија.
Телефони / биро сетови се единиците кои седат на клупи или се прикачени на ѕидот. Тие доаѓаат во неколку различни стилови, способности и цени. Цените може да се движат од 70 до 1.000 долари. Примери вклучуваат: Основни (најевтини), Средно ниво, Извршни / Високо-завршни, Рецепционистички сетови (најскапи) и Единици на маса за конференции. Други опции вклучуваат слушалки без раце и безжични врски. Повеќето телефони се неслободни и ќе работат само со основен систем од тој производител. Ако го заменувате постоечкиот телефонски систем, трошоците за сите нови телефони (ако промените брендови) може да направат надградба на следниот повисок модел единствено прифатливо решение кое го имате.
- Монтажата е крвните садови на организацијата и не смее да биде маргинализирана. Ако градите канцеларија, инсталирајте дополнителни жици и садови во која било област за која мислите дека можеби ќе ви треба телефон во иднина. Трошоците ќе бидат дел од трошоците ако треба да се вратите подоцна и да ги дупчете дупките во таваните и ѕидовите. Ако го инсталирате во зграда со постоечки жици, дилерот проверува дали жиците се компатибилни пред да го потпишете договорот.
- Инсталирањето и почетната конфигурација ќе бидат најдолго времетраен дел од проектот. Телефонските системи не работат право надвор од кутијата и најверојатно ќе треба да бидат инсталирани и првично конфигурирани од обучен техничар. За да станете и да работите што е можно побрзо, осигурете се дека ова е вклучено во договорот. Други опции кои може да се преговараат се одржување, идните модификации и обука за вашите вработени.
Донесување конечна одлука
Конечната одлука лежи врз вашите раменици. Продавачите на телефонски системи можат да бидат агресивни, но запомнете дека сте "клиент" и вие сте одговорни. Со цел да ја добиете најдобрата цена за системот што го сакате, испорачајте ги вашите барања до неколку компании и нека им конкурираат на проектот. Бидете сигурни дека ќе добиете детален предлог кој ги опфаќа сите области наведени погоре.
Нема да се вратите на споредба на јаболка-јаболка, затоа прашувајте цената на функциите да биде наведена одделно (или детално, ако се вклучени како пакет на функции). Ова ќе ви овозможи да утврдите што предизвикува разлики во цените. Ако се уште не сте сигурни за јасен лидер, побарајте да видите демонстрација на веб-страница на постојниот клиент. И на крај, споредете ги предлозите и изберете оној што ги задоволува вашите потреби, овозможува раст и, најважно, се чувствувате најудобно.