Поради сето ова, планерите за состанок треба цврсто да ги разберат угостителските броеви за да обезбедат квалитет на храна и да ги избегнат казните. Подолу се наведени видни личности и услови за да се запознаат.
Проценет број
Тоа е бројот на гости што првично ги изградивте проекциите на настаните. Не постои вистинска обврска со проценетиот број, бидејќи е повеќе од "работен број" кој се користи за проценка на трошоците и потребите за персонал.
Очекуван број
Очекуваниот број се поднесува две или три недели однапред на настанот. Тој претставува попрецизен број на очекувани гости, и тој е врзан договорно до крајниот број. Секоја угостителска операција има свои политики за очекуваните броеви, но општо земено, не треба да отстапува за повеќе од 15% од конечниот број.
Завршен број / загарантиран број
Тоа е бројот на гостинските оброци за кои ќе плаќате, а тоа исто така го претставува бројот на поставување место каде што ќе се постави угостителскиот тим во собата.
Сите промени направени на овој број по датумот на достасување може да направат казни или задоцнети такси. Така, важно е дека планерот постави RSVP датум кој паѓа пред гарантниот рок.
Процент на пад
Постојат два агли да се намалат процентите. Првиот се пресметува преку угостителството за да видиме колку од последното броење е намалено од очекуваното броење.
Ако процентот е премногу голем (над 20%), може да се издаде парична казна за да се покријат трошоците поврзани со нарачки и набавки за персонал. Планерите користат проценти за пад за да проценат колку "не-покажува" треба да очекуваат. Стапката на пад од 2% е просечна за платените или билетирани настани. Тој просек може да се искачи над 5% за настани кои се бесплатни. Како што можете да си замислите, присутните имаат поголема веројатност да покажат кога имаат пари инвестирани во некој настан.
Картички за оброк
Некои планери нудат повеќе од една ентре во формални оброци, а тоа создава уште една пресметка. Хотели и банкет центри не сакаат да бидат заглавени Сомневајќи колку гости ќе изберат стек или пилешко, така што на планерите е да се добијат прецизни точки на секој избор преку нивниот RSVP систем. На денот на настанот, секој учесник треба да добие обоена карта за оброци што може да ја постават на маса, така што серверите автоматски знаат кој сад го нарачале.
Пиење билети
Планерите на настани можат да користат билети за пијалаци за да ги контролираат трошоците за водење на отворена лента. Тоа се постигнува со давање на секој гостин една или две пијачки за пијалаци при регистрација. Барменот ќе ги прифати билетите во замена за пијалок, а гостите кои се одлучат да пијат надвор од нивниот билет додаток може да плаќаат во кеш. Едно нешто да се забележи во врска со влезниците за пијалаци е тоа што местото ќе ви наплати со највисокиот пијалок по билет.
Поради оваа причина, има смисла да се користи овој систем со пиво и вино или куќа бар, бидејќи селектирањето ќе се цени поблиску.
Работа со системот
На крајот на краиштата, планирачот на настаните е да обезбеди точни пребројувања во одделот за угостителство. Оние планери кои ги игнорираат политиките и роковите издадени од нивниот провајдер можат да завршат повеќе отколку што треба во форма на казни и други давачки. Најдобриот начин да се избегне ова е да се прочита преку угостителските политики пред да се планира настанот. По ова едно едноставно правило ќе ви помогне да одберете најсоодветни датуми и трошоци за да поминете на гостите.