Некои планери на настани чувствуваат чувство на олеснување во оваа фаза, конечно се признаваат или промовираат во повеќе извршни улоги за нивните придонеси.
Но, во многу случаи, не е доволно едноставно да планирате и да направите одличен бизнис настан. Бизнис настани најчесто се сметаат за инвестиција за одредена цел, а планерите на настани треба да разберат како да ја измерат вредноста на нивните програми.
Мерењето на настани за враќање на инвестицијата (ROI) или враќање на целите (ROO) може да биде нова територија за некои планери, но тоа е типот на напорите што ќе помогнат да се прошири нивното вклучување и севкупниот придонес кон една организација, објаснува Тони Лоренц, поранешен СММ, претседател на Чикаго ProActive, Inc, компанија Фримен. ProActive е стратешка и настани агенција која се фокусира на искуствено маркетинг услуги. Лоренц сега е извршен директор на AlliedPRA.
Основи на мерење на настани
Повеќето експерти за настанот признаваат дека мерењето на нивните програми ќе варира од организација до организација. Една од причините за ова е дека деловните модели се многу различни меѓу корпорациите, здруженијата, непрофитните организации и други.
Значи, какви се начините од кои планерите на настани се очекува да ги мерат нивните настани?
Доколку некој професионален настан работи на финансиската страна на организацијата, од него може да се очекува да го мери настанот врз основа на финансиски заштеди. На пример, која е вкупната заштеда за хотелски соби, простор за состаноци, угостителство, итн?
Ако настан професионалец работи на деловната страна на една организација, од него може да се очекува да се мери настанот врз основа на придонесот на програмата кон целокупниот бизнис план. На пример, организирање на семинар како дел од целокупното лансирање на производ што вклучува повеќе деловни единици.
И скоро сите планери на настани ќе критички разгледаат што добро се одвива и што може да се подобри во иднина. Дали настанот дојде во буџетот ? Дали клиентот е задоволен од исходот?
И додека секој пристап е секако валидна форма на мерење, тие имаат тенденција да се фокусираат само на мерењата на најциктични нивоа. Настан професионалци денес треба да се бара да се воспостави начини да се направи нивниот настан придонеси многу повеќе стратешки.
Мерење на стратешки настани
Лоренс објаснува дека ROI на средбата може да се разгледува во две различни димензии: на ниво на организација и учесник:
- Организацијата може да ги прикаже рентабилността со агрегирање на сите трошоци и споредување на тоа со вредност која е проценета од организацијата. И потоа ги одредува финансиските придобивки од настанот. на организациско ниво и на ниво на учесник.
- ROI на ниво на учесник може да се мери на индивидуално ниво и ја проценува вредноста по основа на учесник.
ProActive ги советува клиентите да следат стратешки, креативен процес за да влијаат на настаните, а Лоренц препорачува фокусирање на мерење на ставовите. Тоа е особено ефективно за големи настани:
- Дискавери. Дискаверот треба да се појави на почетокот на процесот, така што планерите може да ги вклучат клучните засегнати страни за да ги дефинираат содржината на состаноците, звучниците итн. Планерите треба да ги вклучат клучните засегнати страни кои можат да ги дефинираат стратешките цели и за организацијата која го организира настанот и за присутните на состанокот. Тоа може да се постигне со барање од нив да пополнат кратки, шест до осум отворени прашања.
- Пред-настан Анкета. Ова е време кога планерот за средба или настан може да дефинира некои мерливи мерки за ROI и ROO. Истражете широк примерок на поканети да ги идентификуваат нивните прашања, грижи и потреби на повеќе нивоа. Ова ќе му помогне на планерот да ги дефинира мерните критериуми за средби со присутните.
- Претходна средба Core-7 Baseline. Овој чекор дава мерка за психолошките перцепции на учесниците во состанокот за предметите идентификувани при откривањето.
- Знаење / разбирање ("Знам")
- Мислења / перцепции / верувања ("Се согласувам")
- Чувства / ставови ("Сакам")
- Способности / вештини ("Можам")
- Намери / посветеност ("Јас ќе")
- Однесување ("Јас правам")
- Бизнис резултати / влијанија - ROI ("Јас сум доставува вредност")
- Дизајн на состаноци. Со разбирање на целите на учесниците и перцепциите на учесниците, планерите сега можат да ги дефинираат клучните цели за самата средба и како ќе бидат презентирани тие пораки. Какви презентации? Доколку програмата вклучува интерактивни работилници? Дали катниот кат ќе биде корисен во едуцирањето на присутните? Кои алатки ќе ги користите за да ја пренесете и зајакнете вашата порака? Кој треба да служи како говорници?
- Држете го состанок или настан.
- Анкета за пост-настан / репери. По настанот, важно е да се измери колку добро програмата е испорачана на тие репери кои беа дефинирани врз основа на резултатите од истражувањето за откривање и пред настанот. Дали програмата резултираше со промени во ставовите, перцепциите, верувањата итн.? Дали присутните ќе дејствуваат на тие промени?
- Следење на влијанието на бизнисот. Стратешкото мерење бара фокус на долгорочното влијание врз однесувањето на посетителите. Ова е исто така добро време за одредување на финансиското и нефинансиското влијание на програмата.
Предлози за оптимизација на процесот на мерење на средбите
Лоренц нуди шест насоки за да им помогне на планираните средби да го подобрат своето враќање на настаните:
- Примени го процесот на пред-средба / претходна средба.
- Измерете ги психолошките, однесувањето и финансиските димензии.
- Користете ROI мерење за големи, важни состаноци
- Мерење и следење од година во година резултати.
- Воспоставување на професионални стандарди и кадровски вештини.
- Подобри со текот на времето
Предлози за мерење на помали настани
За да бидете сигурни, формална мерна програма за индивидуална програма ќе биде корисна за големи, скапи настани. Но, што е со останатите деловни настани што се закажани во текот на целата година - дали е можно да се применат мерења на настаните на стотици помали настани што се планираат во текот на целата година?
Секако.
Лоренц сугерира дека организациите идентификуваат пет или шест клучни прашања кои се клучни за организацијата. Потоа, измерете ги различните настани за да одредите дали серијата настани направиле психолошко, бихевиорално или финансиско влијание.
Агрегирајте ги резултатите. На пример, ако една организација одржува 30 слични настани во текот на целата година на различни пазари со слични репери, тоа сигурно може да обезбеди квалитативни и квантитативни мерки.
"Изолирајте го успехот и изградете мерки од таму", советува Лоренц.
Клучни засегнати страни во организацијата ќе имаат последен збор за тоа како ефективно оние кои се вклучени во некој настан или серија настани ќе одредат колку треба да им се даде кредит на оние кои помогнаа да се планираат настаните.