Семинарот е можеби најчестиот настан што ќе го организираат планерите. И повеќето семинари се закажани или како ½ ден или цел ден. За оние кои се заинтересирани да креираат листа за планирање на семинарот , следново нуди структура на високо ниво за планирање и извршување на семинар.
И за оние кои планираат мулти-дневна или мултисесија конференција, размислете да земете сличен пристап. Сепак, контролната листа за планирање на семинарот едноставно ќе биде подолга.
01 - Потврди целта на настанот
- Кој е публиката?
- Која е темата на семинарот?
- Каде треба да се наоѓа?
- Зошто луѓето ќе присуствуваат?
- Која е агендата на семинарот?
02 - Прегледајте го упатството за спецификации за Apex Event
Советот за индустрија на Конвенцијата има воспоставено серија на алатки кои треба да се гледаат како одличен извор на најдобри практики кои ќе му помогнат на планерот на настанот или на состанокот да ги следи деталите за планираните настани. Со бесплатни алатки за преземање, ќе му помогне на секој планер на настани да креира листа на релевантни детали. Ова вклучува, но не е ограничено на:
- Профил на настанот (датум, времиња, локација, контакти, итн.)
- Информации за контакт организаторот / домаќинот
- Контакт информации за добавувачот
- Присутен профил
- Потребен простор
- Храна и пијалаци
- А / V барања
- Поставување функција / соба
03 - Креирај Профил на настанот
Откако планерот има некои од основните прашања околу настанот, време е да се истражат можните места за состанокот. Важно е тесно да соработувате со организаторот / домаќин на настанот за да го одредите видот на местото на одржување и каде што семинарот може да биде најзгодно и за организаторот и за гостите (листата на идеи може да биде бесконечна):
- Локален хотел
- Локална конференција објект
- Приватен ресторан простор
- Приватен клуб музеј / уметничка галерија
04 - Преглед на потребните семинари и предлози за одржување на место.
Повеќето места се среќни да обезбедат проценка за можниот семинар. На угостителски или продажни контакт ќе им требаат следните информации за БЕО :
- Можни датуми за настанот
- Број на учесници
- Стил на поставување на соба (училница, у-форма, итн)
- Време на настанот (сметка за подесување / уривање)
- Барања за храна и пијалаци
- А / В потреби (вклучувајќи ги екраните, микрофоните, итн)
- Поставување на соба
Совет: ангажирајте A / V техничар кој ќе биде посветен на вашиот настан од хотелот.
05 - Потврди и / или подготви дневен ред
Клучното е за планерот на настани да работи тесно со организаторот / домаќинот на настанот бидејќи агендата за настани честопати ќе се менува од првичниот разговор до вистинскиот ден од настанот. Планерот на настани мора да биде подготвен да го прилагоди планот и да работи тесно со местото за да се осигура дека сè работи без проблеми.
06 - Потврдете го Договорот за БЕО
Откако планерот ќе го знае насочениот број на учесници и логистичките барања за семинарот, тој или таа треба да обезбеди простор за настани и сродни барања. Повеќето договори треба да му овозможат на планерот да ги намали / да ги зголеми барањата за храна и пијалоци до одреден број дена пред настанот. Сепак, многу договори ќе го ограничат колку ќе им дозволат на групата да ги намали количините, па така проценува добро.
07 - Направете комуникација и материјали за настан
Ова е ставка за која некои планери може да бидат вклучени, додека други не можат. Во суштина, некои планирачи на состанок ќе бидат одговорни за секое од следниве работи:
- Креирање покани за настани
- План за печатење и друг материјал
- Обезбедување присутни подароци / томбола
- Изработка на значки за име
- Испорака на знаци за настани и прикази
08 - Работи во близина со настанот домаќин за финализирање на логистика
Пред настанот, постојат неколку важни чекори што планирачот на средби ќе ги комплетира пред настанот. Ова вклучува потврдување на следново:
- Настани звучници
- Настан A / V барања
- Број на посетител на настанот
- Улоги и одговорности на домаќинот
- Потребни материјали за настани (проверете повеќе пати)
09 - Нагодување на настанот
Бидете сигурни да дозволите време во распоредот на БЕО за поставување на настанот , и се препорачува да пристигне околу два часа пред настанот.
Совет: Ако семинарот е закажан во утринските часови, прашајте го продажен контакт за да дозволите вашата група да ја постави ноќта пред (но не оставајте ништо вредно на јавна страница).
Сите материјали за настани, материјали, знаци, прикази, подароци, маси за регистрација , значки за имиња и повеќе мора да бидат подготвени за настанот.
Предупредување: Звучниците понекогаш ги менуваат слајдовите пред ноќта и обезбедуваат нови презентации кои треба да се додадат на моќта 10 минути пред настанот.
10 - Извршување на настани
Откако сте подготвени, време е за семинарот. Очекувајте следново:
- Некои учесници секогаш ќе пристигнат порано.
- Некои учесници секогаш ќе пристигнат доцна.
- Постои често некој технички проблем.