Како АПЕК иницијативата се промени планирање на корпоративни настани

Оригиналниот притисок за стандардизација на комуникацијата во индустријата за настани

Едно од најчестите барања меѓу корпоративниот настан и планерите за состанок е за стандардизиран софтвер за планирање на настани за да помогне во комуникацијата помеѓу индустриските професионалци и севкупната ефикасност. Додека еден сосема стандардизиран и пропишан систем или софтвер сè уште не е донесен во текот на целата индустрија, Советот за индустрија на Конвенцијата (CIC) отпочна иницијатива која обезбеди невидена насока за планери на настани, индустриски професионалци и, конечно, развивачи на софтвер за планирање на настани низ целата земја она што е познато како АПЕКС.

Размена на прифатени практики на ЦИК

АПЕК се залага за "Размена на прифатливи практики", иницирана од Советот за индустрија на Конвенцијата (ЦИЦ), која ќе ги обедини целата индустрија за состаноци, конвенции и изложби за развој и имплементација на доброволни стандарди за софтвер за планирање на настани и други алатки. И покрај доброволната природа, тоа беше менувач на играта во индустријата.

Повеќе од 2.500 членови на индустријата во 60 градови низ САД и Канада учествуваа во практични дискусии, а повеќе од 350 индустриски професионалци беа вклучени како волонтери од 2001 година. Преку соработка, оние кои се вклучени во АПЕК се надеваа дека ќе го дефинираат прифатениот во сите индустрии практики, кои ќе ги дефинираат стандардите за софтвер за планирање на настани и други алатки. Оваа иницијатива евентуално еволуираше во создавање на алатки за планирање на настани на АПЕК, кои вклучуваат серија на ресурси за планери на настани и континуиран развој на нов софтвер за планирање на настани.

АПЕКС алатки и ресурси

Назад во 2001 година, иницијативата АПЕКС беше единствениот индустриски и кохезивен притисок за развивање на стандарди за алатка за планирање настани. На крајот, тоа доведе до развој на алатки, обрасци и упатства за најдобри практики кои многу планери на настани сеуште ги користат во некоја форма денес. Сите ресурси се сеуште достапни за онлајн употреба или достапни за преземање во Microsoft Word на PDF формати.

Алатките се достапни бесплатно.

1. Онлајн Анекс индустрија речник
   Оваа интерактивна, онлајн алатка е сеопфатна референца за терминологијата, жаргонот и акронимите што се користат во текот на средбата и индустријата за настани. Тоа создава одличен ресурс за да обезбеди конзистентност на условите и сеуште се покажува како корисна алатка за обука за нови вработени.
2. Шаблонот на ESG (Водич за спецификации на настани)
   Планерите на настани користеле термин "продолжи" за да ги референцираат спецификациите за состанок. Акронимот ESG (кој се залага за водич за спецификации за настан) го замени овој термин по стартувањето на APEX со стандардизирана алатка за употреба при подготвување и споделување на целосни инструкции и детали за настани од сите големини.
3. APEX домување и регистрација
   Овие прифатени практики беа развиени за собирање, пријавување и прибирање на комплетни податоци за сместување и регистрација на состаноци, конвенции и други настани. Исто така, се покажа како ресурс за справување со прашања поврзани со домувањето, како што се давателите на станови, интернет прашања, меѓународно домување и обелоденување.
4. Шаблон за ПЕР (пост-настан)
   Заменувајќи ги старите извештаи за "историја", извештајот за пост-настан или PER е сеуште прифатен формат на настанот и состаноците во индустријата за собирање, складирање и споделување на точни и темелни податоци за извештаи за настани по сите видови (иако постојат нови верзии во разни програми).

1. Урнеци за предлози (RFP)
   Заедно со белешки објавени од страна на ЦИЦ во врска со делегатите на АПЕКС и Глобалната деловна туристичка асоцијација (GBTA), ЦИЦ сè уште обезбедува стандардни формати на RFP кои ги опфаќаат основните информации и уникатните потреби за различни RFP потреби, вклучувајќи: аудиовизуелни, дестинации компанија за управување, изведувач на услуги, единствен објект, транспорт, распоред на функции и поставување на функции. Овие шаблони го олеснуваат правењето на вистинските информации, споредувајќи ги одговорите и донесуваат информирани одлуки.

Ресурси и софтвер за планирање на настани

Целта на иницијативата АПЕК на Советот на индустрија на Конвенцијата беше фундаментално да го промени начинот на кој професионалците комуницираа низ индустријата за состаноци и настани од планери на настани до добавувачи, добавувачи, изведувачи и други професионалци за услуги за настани.

Пред АПЕКС, нејзините стандардизирани насоки, најдобри практики и, конечно, неговите онлајн алатки и ресурси, комуникацијата беше примарен предизвик за професионалци во индустријата.

Многумина се сменија уште од раните 2000-ти. Додека идејата за АПЕКС и овие цели започна уште во 1997 година, ЦИЦ се фокусираше главно на концептната фаза од 2000-2004 која чека да започне до 2004 и 2005 година. Од стартувањето на АПЕК стандардите и алатките, многу други ресурси и настани софтвер за планирање се развиени, но ниту еден орган не ја отфрли ЦИЦ во пропишувањето на индустриските стандарди за пракса.