Постојат варијабли кои треба да се земат предвид при изборот. Тука спаѓаат целта на вашиот настан, буџетот со кој работите, вашата причина за ангажирање однадвор и достапните кандидати за работа, и за среќа, постојат некои одлични ресурси кои компаниите можат да ги искористат за да го изберат најдобриот планер на настани или продуцент помогне да се создаде нивниот настан на компанијата.
Користете го следното упатство кое ќе ви помогне да утврдите дали ви е потребен планер за настани за вашиот следен настан на компанијата, и ако го направите тоа, како да го одберете најдобриот кандидат за работата.
Утврдете ја целта и потребата за настан за настан
Повеќето луѓе мислат дека вработувањето на надворешен планер за планирање или угостител започнува со одредување на буџетот на настанот , но вистината е дека е поважно да се започне со дефинирање зошто сакате да одржите настан на прво место. Пред да дојдете до надворешен или внатрешен ресурс кој ќе ви помогне да го планирате тој настан, сакате да бидете во позиција да ги споделите важните цели на настанот. Одговорете на вашите релевантни прашања за тоа кој, што, каде, кога, зошто и како - ќе има доволно време да направите корекции подоцна.
Откако ќе ги дефинирате своите цели, ќе се појават неколку јасни идеи за тоа која тема и порака сакате да ги пренесете на вашиот настан, но што е најважно, ќе сакате да одредите кои активности и услуги ви требаат надворешниот ресурс за да се справи во ваше име.
Вие ќе сакате да одредите каков буџет имате за планерот и дали ќе ви помогнат да го одберете местото, да изградите менија и да дадете препораки за опции за храна и пијалаци, звучници на извор и забава, да бидете на место за потребите за производство на ден, и / или помогне да се создадат важни комуникациски документи како покани и листа на гости.
Ако планирате вашиот настан сами и сеуште имате било какви од овие потреби неисполнети, шансите се дека ќе сакате да ангажирате планер на настани за управување со овие задачи и одговорности.
Користете локални извори за да најдете квалификуван настан за планирање
Често, луѓето мислат дека зборот на устата е најдобриот начин да се ангажира планер за настани за нивната годишнина, деловна средба за појадок, повлекување од викенд или друг вид настани, и додека тоа сигурно помага, ова веројатно не е најефективниот пристап.
Ако се обидувате да го пронајдете најдобриот планер за настани за вашата афера, најдобро е да истражувате некој што е искусен и има силна репутација во заедницата на планери на настани. Зборот од уста дава можност за лесна продажба на планер кој сака да најде нови клиенти, но репутацијата на врсниците е многу ефикасна.
Без оглед на тоа дали станува збор за социјален настан или за корпоративен состанок, општо земено, правилата за ангажирање на планер на настани или угостител остануваат исти: сакате да ангажирате некој што има експертиза во креирањето на ваков вид настани.
Размислете за поглавја од професионални членски групи или проверете со националното или локалното поглавје од Meeting Professionals International, Меѓународното здружение за специјални настани, Националната асоцијација на раководители на угостителство.
Исто така, важно е да откриете кој објавува статии во нивната индустрија.
Ако сакате да знаете кој има репутација за давање услуги или експертиза на одреден пазар, проверете кај локалната конвенција и во бирото за посетители, бидејќи многу планери на настани се активни членови и исто така одржуваат односи со локалните стопански комори; друг начин да се извор на експерти е да допрат до одделот за продажба на хотелската конвенција - тие ќе го споделат со вас, кому му веруваат.
Интервјуа и дискусија за потребите на настанот кај апликантите
Повеќето планери на настани ќе сакаат да слушнат за вашиот специфичен настан, но прво им обезбедуваат кратки детали, и да се фокусираат малку повеќе на нивната стручност во почетниот круг на интервјуа, за кое време треба да го намалите бројот на кандидати до три најсилни кандидати.
Потоа треба да побарате од секој планер на настани или од нивната фирма да споделуваат информации за нивниот бизнис, искуство со минати настани и како планираат за непредвидени околности, обрнувајќи внимание на начинот на одговорот на жалителот и на какви било понатамошни прашања што тој или таа можеби за вашата компанија, за настанот или за неговите цели.
Добрите планери ќе ве одведат низ дискусија за да дознаат повеќе за целите на вашата настан, временската рамка, буџетот, бројот на гостите и личните преференции. Добрите планери ќе ви поставуваат прашања за вашата организација и ќе научат за вашите цели и за вашиот конкретен настан - барајте ги овие знаци при интервјуирање за да најдете кандидати кои се истакнуваат од останатите.
Иако не е секогаш можно да се сретнете со лично лице за време на првиот круг од интервјуата, особено ако вашата програма е надвор од градот, ова може да биде критичен чекор во изборот на вистинскиот планер или продуцент за вашиот настан и компанија.
Лице-в-лице состаноци обезбедуваат увид надвор од експертиза или искуство на планерот во неговиот или нејзиниот однос со тимот во вашата компанија, кој ќе помогне да се создаде овој настан-сакате да изберете кандидат кој не само што има одлично искуство за производство на квалитетни настани, но исто така и оној што ќе се состане со вашиот тим.
Намалување на опциите и избор
Тоа не е доволно добро да се оди на вашиот инстинкт за стомакот, советот на вашите пријатели, па дури и колегите и колегите, или самиот состанок во лице - ова е вашиот настан, а вашето име и угледот ќе бидат поврзани со тоа - ќе треба да ги проверите препораките на вашите кандидати. Бидете сигурни да побарате имиња на клиенти кои кандидатите работеле со претходно, но исто така копаат во историјата на секој планер за да најдат настани што тој или таа не може да ги спомнал - може да дознаете дека тој или таа не успеале да направат неколку настани со одреден клиент што не не ја продолжи неговата / нејзината биографија.
Откако ќе верификувате дека кандидатот добро ја почитува вашата компанија, демонстрира стручност во оваа област и има прилично добро разбирање за настанот што сакате да го произведувате со него или неа, време е да го стесните изборот на едно и да слушате неговите или нејзините идеи за настанот. Врз основа на вашите цели и идеи, добар планер за настани ќе ви презентира со план кој ќе ви помогне да ја постигнете вашата тема - ако е приватна вечер и вечера за интимна група луѓе, планерот треба да дојде кај вас со идеи кои вклучуваат многу деталите за вашата програма.
Во овој момент, планерот на настани треба да ви презентира идеи кои ќе ве натера да се почувствувате како да сте го зеле вашиот буџет и двојно ја зголеми својата вредност. Треба да биде очигледно во начинот на кој тие ја раскажуваат својата визија за вашиот настан.
Споредба на вашиот буџет со планерот на настанот
Врз основа на целите на настанот, можно е да се создаде општо чувство за тоа колку ќе чини за различни елементи од вашата програма, што ќе се разликува според видот на настанот кој го посетувате и што вклучува. Многу луѓе кои првпат организираат настан, имаат тенденција да паднат во стапицата за да сакаат да планираат шампањски настан на буџет за пиво, поради што многу луѓе ќе се свртат кон својот планер за настани за помош.
Идеален кандидат ќе земе каков буџет ги презентирате и ќе го претворите во нешто магично, но тие идеи ќе дојдат по цена и важно е да побарате од планерот да ги открие сите негови трошоци и потенцијални извори за тоа како овие трошоци ќе бидат опфатени и вградени во целокупниот буџет - таксите за планирање на настани ќе се разликуваат од планерот до планер или компанија за настан до компанијата за настан.
Во зависност од природата на вашиот настан, од вас ќе биде побарано да обезбедите депозити, документи и договори за планерот на настани и за местата за настани и услугите што ги нудат. Тоа е целосно прифатлив начин за ракување со бизнисот, но најдобриот совет во овој момент е да побарате професионален совет и никогаш да не потпишете договор што не е разгледан од вашиот сопствен правен советник, особено кога се работи за приватни лица кои можеби немаат истите ресурси на една голема фирма.
Останете со својот планер и бидете подготвени да оган и Рејхер
Повеќето лоши приказни што се случуваат во врска со планирањето на настаните обично се резултат на недостаток на следење. Планирањето на настаните бара ефикасна координација на логистиката и одложување на овие на трети лица може да се врати ако планерот на настани за кој сте најмиле не е целосно одговорна за целите и целите на вашата компанија за настанот.
Поради оваа причина, вие како менаџер за вработување треба тесно да соработувате со планерот или производителот за да се осигурате дека секој елемент од производството ќе се исклучи без да се направи - од тоа да бидете сигурни дека местата и добавувачите се подготвени за настанот да осигурат плаќања на секој продавач пред и потоа. Тоа не е да се каже дека повеќето настан планери не испорача на нивните вети услуги; тоа едноставно значи дека треба да бидете сигурни дека логистиката е потврдена.
Ако се оди според планираното, ќе имате успешен настан и ќе имате одличен ресурс за планирање на настани за иднината, но ако процесот на планирање не се одвива непречено за услугите договорени во писмена форма, тогаш важно е да проверите дали проектот е добро се вклопува со планерот.
Иако е разумно да бидете трпеливи и да работите преку логистика и какви било потенцијални недоразбирања на патот, ако не ги добивате услугите што ги сакате тогаш треба да бидете подготвени да направите некои сериозни дискусии. Ако мора, биди подготвен да отпуштиш лош планер и секогаш да имаш резервна копија.