Канцеларијата за специјални настани на градоначалникот во Чикаго и Асоцијацијата за ресторани во Илиноис работат заедно за да го планираат и извршат овој годишен фестивал на храна .
Планирање на фестивал на храна во заедницата
Дали голем фестивал на храна, како вкусот на Чикаго или помала верзија на истите, планираните фестивали на заедницата е значајна одговорност за локалните власти и општинските планери на настани. Вкусот на Чикаго служи како одлична студија на случај за секоја заедница со оглед на слична програма. Примарните функционални области на кој било фестивал на храна во заедницата ќе го содржат следново:
- Операции
- Производители на храна
- Програмирање
- Спонзорство
- Маркетинг / Односи со јавноста
- Сметководство / Управување со договорот
Ќе копаме подлабоко во секоја област, но прво, ајде да добиеме чувство за временската рамка и општото управување со таков настан користејќи го вистинското планирање на Вкусот на Чикаго.
Хронологија на планирање на заедницата во заедницата
За секој кој прв пат се приближува кон овој тип на настани или оние кои размислуваат за проширување на постоечки фестивал, важно е да започнете со планирање најмалку една година пред вашиот настан.
За конкретен пример, Канцеларијата за специјални настани на градоначалникот го следи следниов груб распоред за вкусот на Чикаго за секоја година:
- 12 месеци : Идентификувајте ја локацијата, датумите и груба скица на мапата на фестивалот. Вклучете ги релевантните градски агенции секој чекор од патот
- 9 месеци : Ажурирајте мапа на фестивалот и започнете функционални области RFP
- 6 месеци : Потврдете продавачи, спонзори, програми и добавувачи
- 4 месеци : финализирајте ја забавата и повторно потврдете ја функционалната област
- 3 месеци : Производство на фестивалски маркетинг материјали
- 1 недела : Управувајте со операциите за вчитување
- 1 ден : Управувајте со оптоварувањето на добавувачот
- Заклучок на настанот : Управувајте со операциите за оптоварување
- 1 недела по : Држете завршен состанок и дајте препораки
Општо управување со фестивалот во заедницата
Како владина агенција, Канцеларијата за специјални настани на градоначалникот е задолжена за Вкусот на Чикаго и долгата листа на други настани по должината на Чикаго, фестивалите на соседството и другите области. Вкусот е уникатен во Чикаго, бидејќи тоа е бесплатен настан, но приходите од Вкусот плаќа за поголемиот дел од сите други настани управувани од канцеларијата.
Со искуството за управување со фестивал на храна што датира од 1980 година, повеќето функционални тимови во Канцеларијата за специјални настани на градоначалникот и ресторативната асоцијација во Илиноис се високо искусни во нивните области. Ова им овозможува на генералниот менаџер за Вкусот на Чикаго да се фокусира на напорите за планирање и извршување на сите вклучени страни и да го задржи настанот на вистинскиот пат.
Покрај членовите на канцеларијата, генералниот менаџер работи со најмалку 20 различни градски канцеларии и агенции, вклучувајќи ги (но не ограничувајќи се на) следново:
- Полициска станица
- Пожарна
- Одделот за здравство
- Улици и канализација
- Парк округ
- Канцеларијата за комуникации за управување со вонредни состојби
Друга важна функционална област дел од Канцеларијата за специјални настани на градоначалникот е сметководство / управување со договорот. Како владин настан, тоа е високо структуриран процес на набавки и сите договори мора да ги следат насоките на градот.
Со обезбедена временска рамка за планирање на настаните и со општо управување со настани, сега можеме да погледнеме во секоја од основните функционални области на настанот.
Откако беше запознаен со историјата на настанот "Вкусот на Чикаго" и користејќи го неговото планирање и извршување како студија на случај, подготвени сме да копаме малку подлабоко во секоја од основните функционални области на настанот.
Операции
Оперативната област е одговорна за подготовка на локацијата, фаза и производство, поддршка за настани, безбедност и многу повеќе.
Операциите бараат многу пред-настан состаноци, а оперативниот тим е тесно поврзан со изгледот на мапата на настаните.
Тоа го прави голема разлика да ги вклучи сите градски агенции на почетокот од процесот, според менаџерот за операции за Вкусот на Чикаго. Оперативниот тим раководи со процесите за следново:
- Вчитување пред настанот (подесување)
- Операции за време на настанот
- Пост-настан за оптоварување (уривање)
Овие процеси вклучуваат улични затворачи, градење шатори, оператори на виљушкари, столари, електричари, опрема за одржување и персонал, безбедност, логистика за камиони за снабдување, приколки за управување и многу повеќе. Размислете што вашиот оперативен тим ќе се справи и што ќе се договорат за вашиот настан. Кои други агенции ќе треба да работат со вашиот тим? Контактирајте со нив што е можно поскоро.
Ресторани / добавувачи
Со оглед на сложеноста и големината на фестивалите за храна како вкусот на Чикаго, Асоцијацијата за ресторани во Илиноис го презема водството за управување со продавачите на храна кои учествуваат на годишниот настан. За 2015 Вкусот на Чикаго, настанот беше партнер со 60 + продавници за храна, вклучувајќи 19 + нови ресторани што претставуваа многу од соседните населби во Чикаго. Се разбира, во Чикаго, одредени производи секогаш ќе се најдат кај продавачите на храна избрани за настанот, вклучувајќи ги и пицата, ребрата, сладоледот и сирената. Фестивалот за храна во вашата заедница најверојатно ќе има и традиционална храна.
Тоа е посакувано место кое треба да се избере како продавач на ресторани што учествува на овој фестивал на храна и критериуми бара учесниците да бидат локални ресторани што ги одразуваат населбите на Чикаго. Покрај тоа, тие мора да бидат способни да се справат со јачината на звукот и да имаат целосно чист статус со градот. Учесните ресторани ги поминуваат следниве курсеви и проверки:
- Целосно Илиноис Ресторан асоцијација лето фестивал санитарен сертификат курс
- Одделот за јавно здравство во Чикаго ги посетува трипати дневно
- Управување со протокот на инвентар помеѓу нивните кабини и камиони со ладилници
Кога станува збор за настанот во заедницата, размислете за кои критериуми може да ги барате од продавачите на храна и колку сакате да ги имате. Првата година може да биде тешка, но со успех секоја година, најверојатно, ќе најдете дека имате повеќе и повеќе подготвени учесници.
Програмирање
Вкусот на Чикаго е општ настан во заедницата. Тоа значи дека додека "храна" е она што привлекува толпи, тоа се другите активности што ги задржуваат луѓето таму. Со текот на годините, програмскиот тим има интегрирано многу од следниве елементи во целокупната програма:
- Слободни концерти на повеќе етапи (национални и локални забавувачи)
- Готвење демонстрации павилјон со врвни готвачи и автори cookbook
- Семејно село кое вклучува детска сцена
- Шатор за животна средина за "зелено" образование
- Спортски павилјон со фитнес совети
- Меѓународен павилјон (шопинг)
- 2 милји прошетка
- Добавувачи на храна
- Budweiser Clydesdales и нивните далматински придружници
- Забава возење
- Програма за огномет
- Церемонија на отворање
Размислете кои други програми и активности можеби ќе сакате да ги вклучите во вашиот фестивал на храна.
Спонзорство
Вкусот на Чикаго вклучува неколку категории за спонзорства , што е главен извор на финансирање и поддршка во вид. Корпоративни продавачи и планери на корпоративни настани имаат тенденција да учествуваат во настани во заедницата како што се Вкусот за зајакнување на нивниот бренд и добивање изложеност.
Угостителството е елемент што некои од спонзорите ги вклучуваат во нивните пакети, дозволувајќи им на оние спонзори да добијат поволен пристап до некои места за седење и приватни шатори за да ги примат сопствените настани на клиентот.
Видови спонзори на Вкусот вклучуваа:
- Мобилни комуникации
- Синџир на продавници
- Пијалаци компании
- Продавници и банки
- Авиокомпании и хотели
- Медиуми
- Автомобили
- Добавувачи на храна
- Ресторани
- Фитнес и здравствени организации
- Градски парк и јавен превоз
Размислете што локалните корпоративни спонзори може да бидат заинтересирани да го финансираат вашиот настан во заедницата, и размислете за какви пакети и бакшиш може да им ги дадете на тие спонзори.
Маркетинг / Односи со јавноста
Пазарите кои работат на вкусот на Чикаго се во завидна позиција, бидејќи тоа е тип на настан кој автоматски привлекува медиумско внимание во Чикаго и на други места. Подобро, медиумските спонзори, исто така, помагаат да се промовира вкусот. Тоа значи дека Канцеларијата за специјални настани на градоначалникот не мора да троши премногу на традиционалните форми на рекламирање за да го шири зборот и да го промовира настанот .
Маркетите го промовираат настанот со пишување на посветени соопштенија за печатот до секоја област на настанот, одржување на веб-страницата на настанот и подготовка на брошура за настани. Овие елементи бараат тесна соработка со сите други функционални области за документирање на распоредот и промената на содржината како што се појавуваат.
На почетокот, може да им биде тешко на фестивалите за храна во заедницата да добијат вид на изложеност на која се собираат големи и познати настани како што се вкусот на Чикаго. Но, размислете за тоа кои медиуми можеби ќе можете да ги допрете за да можете слободно да притиснете и да започнете со планирање за оние маркетинг материјали што вашиот маркетинг тим ќе се справи како веб-сајт, флаери и брошури.