Биди шеф
Повеќето настани се заеднички напор помеѓу неколку различни оддели, но на крајот од денот мора да има еден лидер кој ќе го надгледува целото производство. Секоја личност во тимот треба да се фокусира на нивната специјалност и да ја разбере важноста на нивните граници. Идентификувајте се како водечки планер од самиот почеток на проектот. Објаснете им на вашите соработници за важноста на протокот на информации и илустрирајте што се случува кога протоколите се игнорираат. Бидејќи никој не сака да биде одговорен за создавање на прашање, објасни ги правилата за внатрешен дијалог на првиот ден.
Организирајте комисии
Целта тука е да ги спариме работниците чии одговорности ќе се вкрстат на некој начин. На пример, одделот за маркетинг треба да биде на истата комисија како аудио визуелниот тим за да се обезбеди правилно прикажување на сите графики и логоа. Креирање на тимови кои природно треба да работат заедно ќе ги елиминираат многу непотребни пораки кои имаат тенденција да се изгубат во мешањето.
Изберете еден контакт од секоја комисија за да поднесете извештај до вас со последните случувања.
Рокови
Роковите за објавување далеку однапред ќе ги намалат нивоата на стрес за сите кои се вклучени. Можете да ја зајакнете вредноста на вашите рокови преку креирање на дијаграм за прикажување на тоа како ќе се користи работата на секој комитет за да се сплоти заедно.
Вработените обично подобро одговараат кога знаат дека друг оддел го чека нивниот одговор. Споделувањето на оваа информација го задржува процесот транспарентен и ја нагласува одговорноста без употреба на негативни активности.
Чувајте ги раководителите информирани
Една од најголемите грешки можете да направите е да работите зад сцената додека не сте подготвени да ги претставите идеите до извршните лидери. Ретко, ако некогаш, ќе влезете во нивната канцеларија и ќе заминете без да смените некој аспект од вашиот настан. Зачувајте ја оваа фрустрација со проактивно запознавање со нив во редовни интервали за време на процесот на планирање. Многу е полесно да се прават промени во средината на вашиот проект, наспроти кружење назад на крајот.
Контактирајте со вашите продавачи
Друга навидум невина грешка што може да се случи е секундарна комуникација со продавачите . Тоа се случува кога еден соработник ја презема иницијативата директно да контактира со добавувачот за да ги сподели деталите за планирање за кои не сте свесни. Резултатот од овие странични разговори може да има големо влијание врз тоа како настанот доаѓа заедно. Единствениот начин да се спречи ова е да го ограничите вашиот продавач да не прима нарачки од други вработени. Можеби мислите дека тоа звучи сурово на почетокот, но ќе спие многу полесно знаејќи дека сите информации течат низ вас.
Проактивни ажурирања
Да се биде водечки планер за некој настан бара да споделите што повеќе информации добивате. Чувајте главен плански документ кој ги прикажува деталите за настанот и испраќа неделни надградби на сите ваши членови на комисијата. Чувајте ги вашите комуникации кратки и до точка. Сакате сите да ги читаат белешките во вашите неделни ажурирања по е-пошта, но ако постојано белите, тогаш брзо ќе ја изгубите нивната внимателност.
Управувањето со протокот на информации на вашите настани бара истите процедури како и меѓусекторските комуникации. Чувајте ги сите свесни за своите одговорности и споделувајте важни новости со сите вклучени страни. Критичната разлика е во тоа што вие сте извршен директор на проектот. Вашата улога е да управувате со сите детали кои доаѓаат и да ги преведете во заедничка визија која ги задоволува потребите на секој оддел.
Основата за успех е да се осигура дека сите информации течат во иста насока.