Не започнувам доволно рано
Одложувањето е ваш непријател. Ова е една од најчестите грешки во планирањето на настаните што сакате да ги избегнувате.
Неуспехот да се започне процесот на планирање на настаните на почетокот може да предизвика проблеми со одредување на линијата. Штом се избере датум и имате општ опсег на вашиот настан и буџет, одете на работа. Хотели и други места за сместување однапред, за да се осигура дека е можно поскоро. Неуспехот да го стори тоа ќе го ограничи изборот на место и ќе, за жал, ќе остане со кое место е на располагање. Гостите звучници и забавата во живо, исто така, ги земаат резервациите пред вистинскиот датум на настанот. Откако вашиот датум на настанот е безбеден, направете го своето истражување и кога ќе одлучите за вашиот изведувач на избор, веднаш потпише договор.
Организирање себе со план за планирање на настани е уште една задача која треба да се реши веднаш. Преку мапирање на сите чекори во процесот на планирање на настани, одредување кога тие треба да бидат завршени и развивање на распоред за секој, ќе имате вредно упатство за да започнете и да ве држат на вистинскиот пат.
Почетокот на доцна е еден од најчестите грешки во планирањето на настаните.
Не проверувам за натпреварувачки настани
Дали некогаш сте го закажале вашиот настан само за да дознаете - штом започна процесот на планирање и дали датумот на настанот е поставен - дека во истиот ден постои уште еден натпреварувачки настан? Само еден настан ќе ја привлече толпата за да не ги земете вашите шанси и да ги прекрстите прстите што ќе бидат поканети да го одберат вашиот настан.
Избегнете ја ситуацијата целосно.
Дали вашата длабинска анализа и проверете за какви било настани конфликти, пред да биде премногу доцна. Погледнете ги распоредот за индустриски собири (и големи и мали), близината на одмори, големите спортски настани и локалните собири кои можат да предизвикаат хаос за оние што возат на настанот. Откако ќе се одлучите за датум за вашиот настан, разговарајте со своите гости. Записите "Зачувај го датумот" и огласи "Претстојни настани" им овозможуваат на заинтересираните да имаат можност да го одбележат вашиот настан во нивните календари.
Не ги потврдува продавачите
А потпишан продавач договор е правно обврзувачки договор и ви дава нешто во писмена форма да се одржи на продавачот одговорен за услугите што треба да ги обезбедат. Сепак, тоа не прави ништо за вас за време на настанот кога ќе сфатите дека продавачот е не-шоу. Овој договор во рака нема да им служи на храна на вашите гладни гости или ќе достави маси и столици до празен сала. Потврдете со секој продавач не еднаш, туку два пати. Да, двапати . Потврди приемот на вашиот потпишан договор во моментот кога и вие се согласувате со условите. Потврдете уште еднаш пред самиот настан. Ова не е разговор што ќе го имате во врска со деталите за испорака на храна или декор; ова е следење посебно за да бидете сигурни дека вашиот настан е се уште на нивниот календар.
Продавачите на настани наведат повеќе настани и многу е лесно за вашата документација да се изгуби во мешањето или да не се совпаѓа со некој друг во компанијата. Затоа, бидете сигурни дека тоа не се случи со кружење назад кон нив за да проверите и потврдете дека вашиот настан и спецификите во врска со датумот, времето и услугите што треба да се обезбедат се всушност според нивниот распоред. И задржи тој продавач договор лесно достапни.
Не поседува "план Б"
Имањето на план за непредвидени ситуации е задолжително за секој настан, но конкретно за оние настани што треба да се одржат на отворено. Временските услови се непредвидливи и ако ураганот, тешката ветерна совест или изнемоштената бура се закануваат да го откажете вашиот настан, имате резервен план. Датумите на дожд, местата на алтернативни настани и изменетите распореди за активности се сите опции ако вашиот настан на отворено - или дел од него - мора да се помести во затворени простории.
Во прилог на подготовките за временските неизвесности, други необични околности, исто така, може да се решат пред време. Моќните испади може да се намалат со тоа што има генератор на место. Паркирањето со прелевање може да се премести во друга, претходно распоредена локација. Прашањата со достапноста на хотелската соба може да се решат со задржување на неколку дополнителни соби во резерва во рамките на вашиот хотелски блок . Размислете за спецификите на вашиот настан и размислете за оние области кои се повеќе подложни на прашања што произлегуваат. Со планирање напред и развивање алтернативни сценарија, можете да избегнете една од најскапите грешки во планирањето на настаните.
Не вработување доволно помош
Кога станува збор за ангажирање персонал за настани, повеќе е подобро. Тоа ќе ве чини повеќе пари, но може да го зачува вашиот настан. Слика ова: резервна копија на автомобили кои чекаат да влезат на паркингот, додека припадниците за паркирање френетично се обидуваат да продолжат. А линија на фрустрирани гости чекаат да нарачате пијалок како еден сервер се бори да остане во чекор со побарувачката. Работници за регистрација на настани преоптоварени од големиот број на гости кои штотуку пристигнале, оставајќи ги уморни патници да чекаат премногу долго за да се пријават. Ќе ја добиете идејата. Имаат дополнителен персонал за време на работа за да им помогне во текот на зафатените времиња, да обезбеди дополнителна услуга за областите кои имаат потреба, да ги решат проблемите што произлегуваат или да биде добредојдено присуство за да пристигнат гости со прашања може да го подигнат вашиот настан од добар настан до одличен настан.
Кога ангажирате персоналот за настан , побарајте оние вработени со искуство кои работат на типот на настанот кој го планирате. Вработи само професионални, високо препорачливи вработени. Едуцирајте ги за она за што се работи вашиот настан, за гостите кои ќе присуствуваат, за вашите очекувања, и за кого е нивната контактна точка, треба да имаат прашање или проблем. Персоналот на настани - иако тие се обезбедени од надворешен продавач - претставуваат вас и вашиот бизнис за планирање на настани. Негативната средба со персоналот на настанот ќе живее во меморијата на гостинот и на клиентот и може да кисне дури и најпознатите добро планирани настани.