Што ако сметате дека сте супер организирани и веќе користите листа за проверка кога планирате настан, но наидовте на ситуации каде што сте сфатиле (премногу доцна) дека не успеавте да направите некои важни детали. Каде тргна наопаку?
Секој настан бара список за планирање на настани дизајниран со тој посебен настан и прилагоден на поединечните спецификации за настани. Значи, листата за планирање настани е различна. Сепак, постојат пет елементи кои мора да ги имате на контролната листа за планирање на настани, без разлика дали планирате мала роденденска забава или голема корпоративна функција.
Запишете договори за настани
Ова може да звучи очигледно, но бидете сигурни дека ќе потпишете - и ќе добиете потпишани примероци за возврат - сите договори што ви се потребни за вашиот настан. Ова вклучува договори за настани со клиентот, местото, продавачите, хотелот, забавата и сл. Цврстото ракување е убав начин за водење бизнис, но не и начин да се обезбеди ангажирање на продавачи, а не начин да се посветат на работа за клиентот .
Добијте сè во писмена форма и не правите никаква работа или поминете неколку денари за планирање на вашиот настан додека не се потпише и испорача целата документација. Ако сте планирач на настани за кој е потребен договор за настани за вашите услуги за настани, кликнете овде.
Потврдете го датумот и времето на настанот
Вие сте колено длабоко во фазите на планирање за овој настан.
Како некој може да го направи датумот погрешен? Понудувачите често имаат и друг бизнис. Клиентите можат да се согласат за датум и време за настанот, а потоа едноставно да заборават да ве известат за промените во плановите. Пред да започнете да го планирате вашиот настан, двојно проверете го датумот и времето за почеток и крај и да ги добиете во писмена форма за да бидете сите на истата страница.
Врати дополнителна помош
Не ја потценувајте вредноста на дополнителна помош на денот на настанот. Секогаш постои нешто што треба да се стреми и повеќето планери на настани се веќе премногу зафатени со трчање за да го посветат своето внимание на ситуациите што се појавуваат. Ангажирањето на дополнителна помош е важен чекор кој често се занемарува додека не биде предоцна за да се вработи најдобриот персонал за работата за работа. Не решавај се за остатоци кога станува збор за ангажирање персонал за настан. Ставете ја оваа ставка во списокот за проверка на настанот и обезбедете го најдобро обучениот персонал со потребното искуство што одговара на вашиот буџет за настани.
Спроведување Мапа Прошетка низ
Ништо не се споредува со тоа што замислувате нешто во вашиот ум сосема како да го доживеете од прва рака. Спроведување на прошетка низ местото на настанот со вашиот клиент и продавачи е критичен чекор во процесот на планирање на настани.
Таа претставува можност да се покренат прашања, да се решат проблемите и да се постигне договор за поставување на простории, декор, поставување на регистрација и целокупниот тек на настанот. Често пати, дури и кога мислиме дека јасно комуницираме, нашата визија за нешто е сосема спротивна на она што некој друг го замислува врз основа на нашиот опис. Прошетете го физичкиот простор за време на фазите на планирање, па нема изненадувања на денот на настанот.
Вклучи потсетници за следење
Во идеалниот свет, раскажувањето некого би било доволно за да се осигури дека работата ќе заврши. За жал, вистинскиот свет на работа не функционира на тој начин или барем не е планирање на настани. Со толку многу детали за управување и повеќе играчи кои се вклучени во различни фази на настанот, лесно е да се изгуби нешто.
Значи, кога ќе ја развиете контролната листа за планирање на настани за да ве организираат и во распоред, вклучете потсетници за одредени последователни активности. На пример, ако разговаравте со угостителот за идеите на менијата, вклучете ставка на вашата листа за планирање на настани која гласи: "Проследете го со угостителот на предложеното мени" и "Дегустирајте го дегустаторот со угостителот". Во планирањето на настан, нема такво нешто што потврдува нешто премногу пати.