Изберете ја вашата тема и локација
Овој чекор претставува две варијабли кои вашата публика ќе сака да ги знае пред сè друго.
"Каде и зошто" на состанокот веднаш ќе влијае врз тоа кој ќе биде поканет и дали ќе присуствуваат или не.
Местото што го избирате влијае врз целокупниот состанок и влијае на другите други одлуки што ќе треба да ги направите при планирањето на настанот.
Идентификување на учесниците
Голем дел од водењето на фокусиран и продуктивен состанок е избегнување на одвлекување на вниманието, а тоа значи ограничување покани до врвните донесувачи на одлуки. Постои тенденција во корпоративната култура да ги вклучи сите сродни страни во комуникациите, но може да го зголеми производството преку елиминирање на соработници кои би можеле да го забават напредокот со неважни дискусии. Наместо да ги поканат учесниците без право на глас, ги охрабрувајте клучните посетители да разговараат со своите потчинети пред да дојдат на состанокот.
Нудат три датуми и времиња
Бидете внимателни за тоа како ќе се распрашате за достапноста на секој учесник. Лесно е да се отвори "кутија Пандора" на прашања кога станува збор за закажување на заемно корисни датум за вашата средба.
Еден начин да се избегне ова е да се понудат неколку датуми и времиња, а потоа да се побара од секоја личност која најдобро работи. Ако имате среќа, еден од датумите ќе се поклопи за секого. Ако не, не се плашете да ги пратите излишниците ако можат да го прилагодат нивниот календар за да се приспособат на мнозинството.
Креирај план за патување
Клучно е да имате распоред за тоа за кои теми ќе се дискутира заедно со кој ќе го води секој сегмент од состанокот.
Планерите можеби ќе треба да побараат совет од врвните директори со цел точно да создадат маршрута. Откако првиот предлог е завршен, истиот треба да се достави до групата за одобрување.
Разговарајте за потребите за презентација
Постојат многу различни начини да ги презентирате идеите до групата, и секој закажан говорник ќе има свое преферирање. Функционалноста на PowerPoint, пристапот до интернет и белата табла се само некои од компонентите што можеби ќе треба да ги организирате. Бидете проактивни во барањето на овие детали и следете ги за да ги потврдите неколку дена пред состанокот.
Распоред Кетеринг
Клучот за нарачување храна за мали состаноци е да се одржи менито функционално. Вие не сакате на угостителството да се меша со било кој аспект на бизнисот на дофат на раката, па се избегне премногу формални оброци, ако е можно. Ако се бара ручек за седење, обидете се да резервирате соседната соба за оброк, така што присутните ќе можат да се вратат на состанокот што е можно поскоро.
Испрати финални детали
Приближно седум дена пред настанот сакате да испратите конечна копија од маршрутата и детали за секој учесник. Ова треба да содржи се што е нарачано за тој ден. Исто така, вклучете насоки, информации за паркирање, броеви на собите и итни контакти.
Ако работите со извршни директори тогаш копирајте ги административните помошници и на е-поштата.
Ден на состаноци
Како планер за состаноци, вашата работа е да бидете сигурни дека настанот ќе биде успешно исфрлен. Се разбира, ќе сакате да пристигнете на место рано за да ја испитате собата и да се сретнете со угостителските и A / V координаторите. Во зависност од локацијата, можеби ќе сакате да ја објавите ознаката така што секој ќе го пронајде својот пат до собата.
И таму го имате - осум релативно едноставни чекори за планирање успешен мал состанок.
Извршувањето на секој чекор очигледно ќе биде потребно време и трудољубивост, но комуникацијата на вашите планови со учесниците е половина од битката. Колку повеќе луѓе знаат што да очекуваат од средбата, толку повеќе ќе бидат подготвени да се фатат за бизнис.