5 грешки во планирањето на критичните настани за да се избегнат

Основни совети за планирање на настани за да се избегне катастрофален посебен настан

Законот Марфи предвидува дека ако нешто може да тргне наопаку тогаш веројатно ќе се случи. Работите што се одвиваат е факт на животот со кој сите мораме да живееме.

Но, кога станува збор за планирање на настани, компетентен менаџер на настани секогаш ќе се обиде да го ублажи Законот на Марфи, препознавајќи го потенцијалот за работи кои треба да се одвиваат и соодветно планирање.

Како раководител на настанот, ваша одговорност е да бидете сигурни дека посебен настан на вашиот клиент тече непречено и со неколку удари што е можно по човечко.

Во реалниот свет не е можно да се покријат сите можности, но во најмала рака треба да бидете свесни за грешките во планирањето на критичните настани кои секој менаџер на настани мора да ги избегне.

Предупредувањето е претходно заштитено, па ајде да истражуваме во пет суштински совети кои можат да ви помогнат да избегнете немирирана катастрофа на следниот планиран настан.

1. Лоша комуникација - ова е веројатно најчестата грешка направена од неискусни планери на настани и е за која било да се избегнува по секоја цена. Лошата комуникација (како во недоразбирањата или без комуникација) може да ја опише катастрофата. Лошата комуникација често е резултат на недостаток на внимание на деталите, особено кога станува збор за контролната листа за вашиот настан. Апсолутно е од суштинско значење да комуницирате ефективно со вашиот тим за внатрешни настани и со вашите добавувачи. Додека не сакате да ги микромитирате сите, вие треба да знаете кој го прави она што и кога да се осигура дека сите инволвирани знаат што се очекува од нив и се држи до нивниот распоред.

1. Сиромашни или исчезнати планирање на вонредни состојби - има добри шанси дека барем некои работи ќе тргнат наопаку во деновите и часовите што ќе доведат до вашиот настан. Уште полошо, некои работи најверојатно ќе одат лошо за време на вашиот специјален настан. Тоа е нормално и треба да се очекува. Планирачот на професионални настани мисли пред, идентификува што би можело да тргне наопаку и има добар план за непредвидени ситуации. На пример, што ако вашиот систем за регистрација дефекти на денот на настанот? Што ако останете без храна, бидејќи се појавуваат екстра луѓе? Што ако вашиот главен говорник не се појави или доцни? Ако било која од овие работи се случи, дали ќе можете да се справите? Со други зборови, дали ќе имате план Б?

1. Несоодветен транспорт - дали сте апсолутно сигурни дека транспортот што го организиравте за да добиете делегати и презентери до и од вашиот настан е соодветен? Пријавете се во текот на неделите до вашиот настан, и на денот на настанот, дека сите барања за превоз се соодветно исполнети. Треба да размислите во смисла на непредвидливост. Што се случува ако возилото се расипе утрото на вашиот настан? Имате ли алтернативен превоз за вас?
2. Недостаток на јасни ознаки - Ништо не е повеќе фрустрирачко за оние кои присуствуваат на специјален настан, отколку што се збунети околу тоа каде се одржува следната презентација. Избегнете го ова со тоа што ќе бидете сигурни дека ќе прикажете соодветна ознака која е лесна за читање и разбирање. Подобро е да се преврте и да има премногу знаци отколку да се изгубат присутните на ризик и постојано да барате насоки.
3. Несоодветен персонал на рака - на денот на посебен настан, најверојатно, ќе се занимавате со голем број на учесници. Не правете грешка да се потпрете само на еден или двајца поединци за да се справите со прашањата или загриженоста на делегатите. Осигурајте се дека имате добар број на гласовите на присутните и, пред сè, осигурајте се дека помеѓу вашиот тим за планирање на настанот и персоналот што го обезбедуваат продавачите, вие соодветно го кадрите вашиот настан.

Во прилог на размислување и планирање напред за тоа што може да тргне наопаку, за да се обезбеди непречен и успешен настан, најдобрата политика е секогаш да се провери и да се провери двојно.