Тоа е во суштина конференцијата пред конференцијата.
За оние кои не можат да планираат чести состаноци, состанокот пред состанокот може прво да изгледа непријатно или непријатно, бидејќи може да вклучува нови термини или јазик, како што е "продолжување на настанот" или "налог за настан за банкет".
Што треба да очекуваат Планерите на настани од пред-con?
Пред-con е состанок кој се одржува со продавачите на настани и добавувачи во кои треба да се одржи настанот или програмата. Се одржува обично еден или два дена пред настанот и е различен од прошетка низ која се случува на денот на настанот.
Некои луѓе можат да ги поврзуваат претходни состаноци со планирање на поголеми конференции, конвенции, конгреси и програми за поттик. Меѓутоа, исто така е заеднички да се одржи состанок пред семинарот за семинари и други специјални настани.
Што да очекуваме за време на состанокот
Состанокот пред состанокот му овозможува на планерот на настанот можност да ја прегледаат целата конечна логистика за дадена програма со менаџерскиот тим на снабдувачот кој е вклучен во програмата.
Типично, состанокот пред состанокот е координиран и закажан од страна на менаџерот за конференциски услуги на местото на одржување. Тој или таа ќе ги покани менаџерите од различни области кои се вклучени во настанот да ја разгледаат логистиката за нивната особено улога за некој настан.
Ова е одлично време за средбата или планерот на настани да воспостават врска со сите вклучени.
За време на претходникот, соодветно е планерот на настани да истакне некои од клучните цели на настанот, вклучувајќи важни информации за организацијата која го организира настанот, клучни пораки што се пренесуваат на настанот и важни VIP-ови.
Pre-Con е вистинско време за да го прегледате настанот
Настанот за продолжување е исто така познат како спецификации за настани. Ги вклучува сите релевантни информации за програма или настан, вклучувајќи детали за самата програма. Овие ставки може да вклучуваат некои или сите од следниве: датуми, времиња, контакти, профили за посетители, итни контакти, храна и пијалаци, превоз, информации за испорака, платежна, аудио / визуелни и други посебни потреби.
Секој раководител на одделот ќе го разгледа неговото или нејзиното разбирање за настанот , вклучувајќи ги и релевантните детали и нивните типични оперативни процедури. Тие исто така ќе го разгледаат нивното разбирање за договорот за настан и информации што претходно ги споделија на налози за банкет.
Планирарите за состаноци и настани треба да се сетат да побараат детални прашања поврзани со спецификациите на настанот во ова време, како што се нивоа на персонал и имиња на клучни контакти за време на настанот од сите засегнати области. Клучни елементи на пред-дискусијата може да вклучуваат преглед на:
- Барања за храна и пијалаци
- Барања за листа за сместување на гости (доколку е соодветно)
- Конференциски и трговски шоу барања за изложба
- Сала за состаноци и барања за простор за изложби (планови за подот)
- Технички барања, како што се електрични и телекомуникациски
- Детали за поставување на знаци
Ова е идеално време да се направат промени во последен момент. Иако можеби не им се допаѓа секогаш, повеќето продавачи и добавувачи очекуваат разумни (и неразумни) промени. Се разбира, ако пред-con е закажано за време на поставувањето, размислете за спроведување на инспекција во рана просторија за да бидете сигурни дека сè работи правилно.