W-4, I-9, апликација за работа, државна регистрација и повеќе
Вашата прва одговорност за документи и прописи за нови вработени доаѓа веднаш по изнајмувањето. Пред работникот да почне да работи и да ја прима својата или нејзината прва плата , постојат некои форми кои се потребни за да го завршите работникот. Овие форми мора да бидат завршени од страна на секој вработен, според федералните и државните закони.
во повеќето случаи, не треба да ги вратите обрасците на никого, но мора да ги чувате. Кога овие форми се завршени, треба да ги задржите на одредена локација, достапна за вработените и другите кои треба да ги видат. Американското Министерство за труд (под Одделот за плата и час) има специфични барања за плати и персонални досиеја кои мора да се чуваат на сите вработени.
Федералните, државните и локалните агенции, исто така, можат да ги ревидираат вашите вработени записи од различни причини, па затоа евиденцијата е важна.
01 - Образец W-4 за задржување на данокот од федерални приходи
Сите нови вработувања мора да го завршат формуларот W-4 пред да ја добијат првата плата. Оваа форма вклучува информации за брачниот статус, бројот на издржувани лица и назначените дополнителни износи за задржување. Се користи за пресметување на задржување за федерални даноци на доход. Вие не мора да чувате копии од сите W-4 форми, само најновите.
Работодавците не треба да им даваат совети на вработените за тоа како да ја пополнат оваа форма, но можете да ги насочите кон статија од IRS која им помага да ја завршат оваа форма.
Бидете сигурни да ја користите најновата верзија на W-4 формата. Законот за даноци и работни места од 2017 година направи значителни промени во табелите за задржување и вработените можеби ќе сакаат да го променат нивното задржување за да избегнат премногу данок земени од нивните плати. Треба да ја користите формуларот W-4 за нови вработувања и за вработените кои сакаат да направат промени во нивната форма.
Вработените можат да ја променат својата W-4 форма онолку колку што сакаат. На пример, вработениот може да добие бонус и да сака да го промени задржувањето. Ваша одговорност е како работодавачот да ги следи најновите промени и да осигура дека платите на вработените ги одразуваат желбите на работникот за задржување.
02 - Образец I-9 и Е-Потврди систем за вработување Подобност
Како работодавач, морате да ја документирате подобноста на новите вработени за работа во САД. Документот што треба да го користите е F orm I-9 , Верификација за подобност за вработување, која мора да биде завршена од секој нов вработен. Новиот вработен мора да обезбеди документација за (а) идентитет и (б) подобност за работа.
Постојат два чекора за процесот I-9. Прво, вработениот ја пополнува формуларот и наведува кои документи за идентификација и работа ќе бидат искористени. Потоа, како работодавач мора да ги разгледате тие документи и да бидете сигурни дека тие се соодветни и соодветни.
Мора да ја задржите оваа форма во записот на работникот, но не треба да го испратите на никого. Ако службеник за имиграција доаѓа во вашата компанија или сака да ги испита вашите документи за вработените, образецот е ваш доказ дека сте потврдиле дали сте работеле на работното место.
Поголемите работодавачи (со многу вработени) можат да се регистрираат за системот E-Verify и да го користат за проверка на подобноста на новите вработени за работа во САД. Системот ги користи информациите од формула I-9 за да се споредува со федералните бази на податоци.
03 - Формулар за апликација за работа
Секој нов вработен мора да ја пополни формуларот за апликација за работа, дури и ако оваа личност веќе поднесе биографија за работата. Формуларот за апликација за работа содржи информации за новиот вработен кој може да биде потврден, како што се претходните работодавци и образованието. Исто така вклучува и неколку изјави кои апликантот мора да ги потпише.
Една изјава во формуларот за апликација потврдува дека информациите за апликацијата се точни и точни, додека други изјави дозволуваат на работодавачот да спроведе референтни проверки и проверки во заднина.
Имате формулар за апликација за секој вработен кој ве заштити како работодавец од апликантот кој прави измамнички побарувања и ви овозможува да преземете дејство доколку пријавата не е точна.
04 - Задржување и регистрација на државата
Работодавците мора да регистрираат нови вработени со новиот систем за известување на своите вработени; оваа регистрација му овозможува на државата да собира исплати за детска поддршка од овие вработени. Во овој член е вклучена листа на државни системи за известување.
Секоја држава која собира даноци на доход има барања за работодавачите да ги пријавуваат и да ги платат тие даноци. Контактирајте го вашиот државен оддел за приходи (или еквивалентен) за информации за тоа како да се регистрирате како работодавач во државата. Оваа државна агенција исто така ќе ви даде информации за задржување на формулари и барања за известување и плаќање на задржаните износи.
За држави кои имаат данок на доход, ќе треба да ги одземете овие даноци од плата на вработените и да ги испратите задржаните даноци на соодветната државна агенција.
05 - Контролна листа за ангажирање на нови вработени
Еве 12-чекор листа на нови процеси за изнајмување, така што вие не заборавајте ништо. Тоа вклучува добивање на ИД на работодавачот, ( регистарски број на федералниот работодавач) кој се пријавува со УЈП за даночно известување и исплати и се регистрира кај даночното лице на вашата држава (ако е потребен државен данок на доход). Други регистрации и барања се исто така наведени.
06 - Една работа - Прирачник за вработени
Ако вашиот бизнис има неколку вработени, треба да имате прирачник за вработените или прирачник за политики и постапки. Во прирачникот може да се вклучат описите и придобивките на работниот процес, покрај политиките и процедурите.) Сите нови вработени треба да добијат копија од овој прирачник и да потпишат дека го прочитале и го разбрале.
Прирачникот за вработените станува правно обврзувачки документ и за вас и за вашите вработени. Ако вработените го прочитаат прирачникот за вработените, може да спречи незадоволни вработени, неисполнети очекувања и можни тужби.