Федералниот закон бара да ги чувате евиденцијата за плата и друга документација
Што плата рекорди Дали работодавците се бара да се задржи?
Вообичаено, вие вообичаено ќе ги задржите повеќето од записите што се бараат со закон само во текот на водење бизнис, па почитувањето не треба многу да се преземе за дополнителни чекори или работа.
Прегледајте ги евиденциите што веќе ги имате за да бидете сигурни дека сте во согласност со барањата на IRS и FLSA.
Евиденцијата може да се одржува во било која форма, вклучително и електронски. Следниве мора да се чуваат за сите вработени кои не се изземени и за оние кои се опфатени со минималните плати:
- Лични податоци, вклучувајќи го и името на вработениот, домашна адреса, занимање, пол и датум на раѓање, ако има помалку од 19 години
- Часот и денот кога започнува неговата работна недела
- Вкупно часа работеле секој работен ден и секоја работна недела
- Вкупни дневни или неделни директни заработки
- Редовна часовна стапка на исплата за секоја недела кога се работи прекувремено
- Вкупна прекувремена работа за работната недела
- Вкупни плати платени секој период на исплата
- Датум на исплата и период на плаќање.
Вработените кои не се изземаат мора да бидат платени барем минимална плата и да добиваат прекувремена работа за секој работен час над 40 неделно. Вработениот може да биде ослободен ако е платен најмалку 455 долари неделно на плата и ако врши одредени работни задачи, обично административни, извршни или менаџерски.
Прав-време плати е она што се заработени во текот на првите 40 часа во работна недела.
Потребните евиденции за ослободените работници се разликуваат од оние за работниците кои не се изземени, а за вработените во домаќинството се потребни посебни информации, за вработените кои работат под невообичаени платни договори, за вработените на кои им е обезбедено сместување или други објекти, како и за вработените кои добиваат дополнително образование.
Ако некој од вашите работници спаѓа во овие категории, консултирајте се со адвокат.
Формулари што треба да ги чувате
Во прилог на евиденцијата за плата, треба да чувате неколку други документи во датотека за секој вработен.
- Потпишана копија од неговата форма W-4 која покажува федерално задржување. Оваа форма може да се смени многу пати, така бидете сигурни дека ќе ја задржите најновата форма на врвот.
- Копија од која било форма на која работникот има овластување за одбивање на плата, вклучувајќи ги придобивките и специјалните донации како United Way или други добротворни организации
- Копија од оригиналната апликација на работникот и сите придружни документи, како што е биографија или транскрипти.
- Евиденција за промените во нивоата на плати, вклучувајќи промоции или демоти, како и причините за овие акции.
Кој е најдобриот начин да ги зачувате рекордите за плата?
Записите на плата, вклучувајќи ги и оние кои ги документираат сите работни часови, промените во статусот на плати и стапките на плаќање, треба да се чуваат во посебна датотека.
Исто така, мора да води евиденција за сите промени направени на вработените плати и бенефиции, вклучувајќи ги и вработените согласности. Мора да имате писмена согласност во досие за било какво одбивање од плата на вработениот, со исклучок на даноците и украсите на FICA .
Сузан Хитфилд, експерт за човечки ресурси, има подетални информации за тоа што треба да се чува во досието на вработениот.
Кој е дозволен да ги гледа евиденциите на вработените?
Повеќето бизниси ги чуваат вработените записи во ограничено подрачје и дозволуваат пристап само до лицата кои можеби ќе треба да ги видат евиденциите поради нивниот ранг или позиција. Евиденцијата на вработените никогаш не треба да се отстрани од салата за снимање. Ако имате повеќе од неколку вработени, можеби ќе сакате да поставите политика за пристап до датотеки за персоналот, така што вработените во човечките ресурси знаат како да одговорат на барањата.
- Вработените треба да им биде дозволено да ги видат своите сопствени записи. Можеби ќе сакате некој да остане во собата со работникот додека го гледа својот рекорд.
- Назначете кои вработени во компанијата можат да видат записи на вработените. Пристапот обично е ограничен на вработените во одделот за човечки ресурси и менаџерите и извршителите над одредено ниво.
- На разни федерални и државни ревизори може да им се дозволи пристап до евиденцијата на вработените за целите на ревизија. Можете да побарате налог пред да му дозволите на ревизорот да има пристап до евиденцијата на вработените.
- Адвокатите кои ги претставуваат вработените во тужби може да добијат пристап во одредени конкретни случаи. Службеник од највисоко ниво или адвокат на компанијата треба да го потврди барањето на адвокатот пред да дозволи да се гледаат записи.