Образецот W-2 вклучува информации за платите на вработените исплатени претходната календарска година и задржување од тие плати, како и информации за бенефиции и други одбитоци од платите.
Кога се должат W-2 формите?
W-2s се должат на вработените до крајот на јануари, за претходната календарска година. Доколку 31 јануари е викенд или одмор, извештаите се должат на следниот работен ден. Овде се клучните даночни обврски за плата на годишно ниво кои известуваат за датумите на достасуване или за тековната година.
Формите W-2 се должат на Управата за социјална сигурност до 31 јануари. Откако ќе ги дадете обрасците W-2 на вработените, исто така мора да ги доставите овие формулари, заедно со предавателната форма W-3, до Управата за социјално осигурување (SSA).
Крајниот рок за јануари е обид да се спречи даночната измама, но тоа значи дека треба да им дадете на W-2 форми на вработените претходно во јануари, така што тие ќе имаат можност да ги гледаат пред да бидат поднесени. Претходно дистрибуцијата до вработените ќе ги намали грешките во W-2 формите , така што нема да мора да испратите поправена W-2.
Собирање информации за подготовка на W-2 формулари
Информациите за оваа форма доаѓаат од вашиот регистар на плати , кој покажува годишни податоци за секој вработен за плати и задржување, заедно со одбитоци за медицински планови, здравствени штедни сметки и други предмети.
Еве повеќе детали за информациите кои ќе ви бидат потребни за да ги подготвите овие W-2 форми.
Ниво на тешкотија: Просечно
Потребно време: Зависи од бројот на вработени и бројот на одбитоци и дополнителни плаќања
Еве како да се подготви формула W-2
Информации за работодавачот
За секоја W-2 што ќе ја подготвите, ќе треба да ги вклучите информациите за вашиот бизнис: ИД на работодавачот (EIN) и името и адресата на работодавачот.
Контролен број
Можеби сакате да додадете број за внатрешна контрола на секоја W-2, ако плаќате многу вработени. Можете сами да генерирате број, или софтверот за подготовка на платен список може да генерира овој број.
Приходите на вработените исто така ќе ви бидат потребни
- Вкупно плати, совети и други надоместоци (Рамка 1). Ова е бруто плата за сите вработени на час и плата.
- Вкупен износ на задржување (Поле 2)
- Вкупни плати за социјално осигурување (до највисока социјална заштита ) (Рамка 3). Некои плати не се вклучени во платите за социјално осигурување , па затоа ќе треба да го намалите влезот од овие износи.
- Вкупниот данок на социјално осигурување е задржан (Рамка 4)
- Вкупни плати и совети за Medicare (исто како и вкупните плати) (Рамка 5)
- Задржан данок на Medicare (Рамка 6). Овој износ вклучува износ на дополнителен данок на Medicare за вработените со повисоки примања.
- Совети за социјално осигурување (Рамка 7) и доделени совети (Рубрика 8)
Следно, ќе ви требаат информации за вработените и вкупните плати и задржување за секој вработен за минатата година:
Други плаќања. Можеби сте платиле однапред плата за ЕИЦ (заслужен доход) (бокс 9) и зависните надоместоци за нега (Рамка 10) кои им се исплаќаат на вработените.
Информации за учеството на пензискиот план, статутарните вработени
На секое W-2 мора да го проверите соодветното поле доколку вработениот учествува во план за пензионирање (Поле 13) или некоквалифициран план (Поле 11), ако овој вработен е законски вработен (Поле 13) или ако работникот добиле трета болна плата (Поле 13.
Поле 12
Поле 12 е за износи за друга компензација или известување, за да влезе во 1-4 кутии. Некои од најчестите информации за Поле 12:- Ненасочено социјално осигурување, RRTA (пензионирање на пругата), или данок на Medicare, на совети или групно осигурување на живот
- Изборни одложување до 401 (к), 403 (б) и други квалификувани пензиски планови
- Неоданочна болна плата
- Златни падобрански исплати
- Исклучени надоместливи трошоци за движење
- Придонеси на медицински штедни сметки или здравствени штедни сметки
- Не-законски опциите за акции на вработените
- Назначени Roth придонеси под 401 (к) или 403 (б) планови
- Трошоци за здравствено осигурување спонзорирано од работодавачот, користејќи Code DD, согласно барањата за известување на Законот за пристапна нега
Поле 14
Записите во рубрика 14 се за други одбивања или надоместоци кои мора да им се обелоденат на вработените за нивните даночни пријави. На пример- Пониска пензија
- Автоматски надоместоци
- Посебни даноци за Калифорнија, Њујорк, Њу Џерси и Вашингтон
- Добротворни придонеси одземени од плата на вработените
- Здравствено осигурување и надоместоци од благајнички бенефиции
- Единствени одбитоци ( за цената на униформите )
- Уништувања на Унијата
- Нетоксичен приход
- Трошоци за возила вклучени во платите (100% од износот на наемот на возилото што е наменето за работникот и вклучено во платите од кутијата 1)
- Исто така постои и кутија за ставките "Друго-не на листа" што сте ги одзеле од вработените
Државни и локални информации
Во овој дел, ќе внесете информации за државни и локални плати и задржување. Внесете:Имајте на ум дека има простор за две држави и две локации на формуларот. Ако некој работел во повеќе од две држави или локалитети во текот на годината, користете втор W-2 за да ги вклучите дополнителните информации.
- Вашиот државен код со дво буква и државниот даночен број на вашиот бизнис (проверете кај одделот за приходи на вашата држава) (Рамка 15)
- Државни плати (Рамка 16)
- Државниот данок на доход е задржан (Рамка 17)
- Локални плати, доколку ги има (Рамка 18)
- Задржан данок на локален данок (Рамка 19)
- Име на локалитетот (рубрика 20)
Провери за точноста
Поминете време за да бидете сигурни дека информациите што ги обезбедуваат на вработените (и во крајна линија до администрацијата за социјално осигурување и IRS) се точни. Проверете ги вашите сметки за платен список за годината и извршете W-3 за да ја осигурите точноста на сите информации што ги поднесувате.Претходно печатени формулари
Ако печатите свои W-2 форми, можете да ги добиете од неколку извори:W-2 е мулти-дел форма. Еве ги страниците на овој формулар:
- Веб-страницата на ORS Forms (зема 7-15 дена)
- Онлајн формира продавница за добавувачи или канцеларија.
- Копија А оди во Управата за социјално осигурување. Копија А е обично испечатена на црвена форма.
- Копија 1 е за градот, државата или локалитетот
- Копија Б е за поднесување со сојузната даночна пријава на вработениот
- Копија C е за евиденцијата на вработениот
- Копија 2 е уште една копија за друг град, држава или локалитет
- Копија Д е за евиденцијата на работодавецот.
Печати W-2s
Отпечатете ги обрасците, проверувајте дали се совпаѓаат со формат пред печатење ако го имате.Дистрибуирајте W-2s
- На вработениот: копии Б, В, 1 и 2
- До администрацијата за социјално осигурување - копија А. SSA бара да испратите копија A од W-2 на секој вработен, заедно со формуларот W-3, до крајот на февруари.
- Чувајте го копија D за вашата евиденција.
Сè уште збунет околу Формула W-2? Одговори на вашите прашања во врска со W-2 образецот за 2011 година
Совети за подготовка на формуларот W-2
- Број на државата даночен број на вашиот бизнис не е вашиот ID на данокот за продажба. Многу држави го користат федералниот даночен број за идентификација (EIN) и додаваат бројки на крајот. Проверете кај вашиот државен оддел за приходи за информации.
- Совет приход. Приходот од вработените се однесува на даноците за социјално осигурување и даноците на Medicare, вклучувајќи го и дополнителниот данок на Medicare.
- Поле 12 - Повеќе од 4 предмета
Ако имате повеќе од 4 предмети за полето 12, ќе треба да ги ставите дополнителните елементи на втора W-2. Но, не ја вклучувајте платата на вработениот и задржувањето на овој дополнителен W-2. - Образецот W-3 , заедно со Копија А од сите форми на W-2 на вработените, се должи на Управата за социјално осигурување до 31 јануари. Кога сте го завршиле W-3 и ги имате сите формулари W-2, испратете ги на вработените што е можно поскоро, така што тие имаат можност да ги разгледаат формите. Ако тие најдат грешки, можете да ги поправите пред да го испратите консолидираниот извештај до ССА до 31 јануари.
- Одрекување од одговорност
Информациите што се дадени во овој "Како да" е за општа намена, за да ви помогнат да ги собирате информациите што ви се потребни за да подготвите и да печатите W-2 форми. Не е наменет да биде даночен совет и во никој случај овие информации не се обидуваат да бидат сеопфатни или да ви ги кажат сите информации што мора да бидат вклучени во вашите W-2 форми . Разговарајте со вашиот даночен советник за информации во врска со вашата специфична ситуација. Назад кон годината на поднесување на податоци за крај на платите и даноците