Да се предупреди е преднаместена. Пред да испратите W-2 обрасци до вработените и да ги поднесете овие обрасци до администрацијата за социјално осигурување (заедно со формуларот W-3 ), прегледајте ги овие вообичаени грешки за да ги избегнете проблемите.
Поднесување W-2 форми доцна
Почнувајќи од даночната година 2016 година, рокот за пријавување на формуларите W-2 (и 1099 обрасци) е преместена до 31 јануари. Вашите обрасци W-2 за вработените во 2017 година мора да бидат доставени до Управата за социјално осигурување најдоцна до 31 јануари , 2018.
Постојат казни за задоцнување. Прочитајте повеќе за новите крајни рокови за W-2 и 1099 форми.
Користење на W-2 форма на погрешна година
Користете ја образецот W-2 за годината кога приходот бил оданочен, а не годината кога ја поднесувате формуларот. На пример, за платите на вработените во 2015 година, користете ја формата W-2 2016 ; овој образец ќе биде даден на вработените и ќе се поднесе до Администрацијата за социјално осигурување во 2017 година.
Недостасува рокови за поднесување. На вработените мора да им ги доставите W-2 не подоцна од крајот на јануари, и овие обрасци мора да ги доставите до Управата за социјално осигурување најдоцна до крајот на февруари. Роковите се менуваат секоја година во зависност од тоа кога датумот паѓа на календарот. Ако крајниот рок е за викенд или празник, датумот се преместува во следниот работен ден. Еве ги точните рокови за даночните плати за годината за тековната година.
Не го употребува одобрениот образец W-2
Не можете да ја преземете W-2 формата, да го ископирате и да го користите.
Црвеното на A е специјално мастило. Мора да ги добиете одобрените формулари, од канцеларија за снабдување компанија, IRS, или од софтверска компанија. Прочитајте повеќе за тоа каде можете да добиете одобрени W-2 форми.
Непочитување на задржувањето на социјалното осигурување
Задржувањето на социјално осигурување мора да биде запрено во најниските плати за оданочување за социјално осигурување за секоја година.
(Оваа максимална промена во повеќето години за да ги одрази трошоците за живеење.) Иако ова не е конкретно W-2 грешка, тоа е вообичаено и ќе предизвика да ги преиспитате платите за социјално осигурување за еден вработен. Потоа морате да го вратите вишокот на вработениот и да ги исправите и W-2 и Form 941 , кварталниот платен и даночен извештај за секој квартал што го одразува вишокот. На пример, ако вработениот го достигна максималниот износ за задржување на социјална сигурност во септември, мора да го промените формуларот 941 за третиот квартал.
Испраќање на W-2 обрасци до IRS
Формите за социјално осигурување мора да им се дадат на вработените до крајот на јануари и да се поднесат до Управата за социјална сигурност до крајот на февруари, заедно со предавателната форма W-3, која ги акумулира сите информации од сите W-2s.
Неуспехот да се добие отпис на IRS за не Е-флерт
Работодавците кои поднесуваат 250 или повеќе обрасци W-2 мора да добијат откажување ако не сакаат да направат е-датотека. Прочитајте повеќе за тоа како да добиете откажување од поднесување W-2 форми електронски (PDF).
Изработка на овие општи форма грешки на образец W-2
Најчестите грешки на форма на W-2 форми вклучуваат:
- Неуспехот да се вклучат децималите и центите на износи
- Неуспехот да се користи црно мастило (правење записи премногу светло)
- Изработка на записи премногу големи или премногу мали. На IRS сугерира дека користите 12 pt. Фонд за визуелен тип за печатење на W-2s.
- Името на вработениот за грешка. Првото име и средината на вработените се одвиваат во првата рубрика, презимето на вработениот оди во втората кутија и секој суфикс (како "Jr.") оди во третата кутија.
Користењето на финансиски софтвер може да ви помогне да избегнете многу од овие грешки на W-2 форми, особено грешки во форма, и вашиот софтвер може да ве предупреди кога ќе достигнете максимална сума за социјална сигурност. Проверете го овој напис за 2012 година сметководствени софтверски програми од Розмари Пивлер, Водич за бизнис финансии, фокусирајќи се на програми кои вклучуваат функции на платен список.
Како да исправите W-2 форма
На секој вработен мора да му дадете образец W-2 до крајот на јануари секоја година (за претходната календарска година), но не треба да ги доставувате овие обрасци до Управата за социјално осигурување (ССА) до крајот на февруари. Ова одложување обезбедува време за исправување на грешки.
Ако можете да ја поправите грешката пред да поднесете со SSA, едноставно направете корекција и испратете ја поправената форма.
Ако ја пронајдете грешката откако ќе се пријавите со SSA, мора да поднесете поправена W-2 заедно со корегираната форма за пренос W-3c).
Прочитајте повеќе детали за тоа како да направите корекции во форма W-2, откако ќе ја доставите до администрацијата за социјално осигурување.