Секоја година, работодавците се должни да испратат извештај до вработените кои ги покажуваат нивните вкупни плати и одбитоци, така што вработените можат да ги вклучат информациите за нивните даночни пријави. Извештаите исто така мора да бидат поднесени до Управата за социјално осигурување. Овој извештај е форма на W-2.
Пред да подготвите и да испратите обрасци W-2 на вработените и на администрацијата за социјално осигурување, следете ги овие чекори за да бидете сигурни дека сè оди без проблеми.
01 - Бидете сигурни дека имате правилно класифицирани работници како вработени
Вработен е работник кој врши работа во насока на работодавец. Генерално, секој кој врши услуги за организација е вработен ако организацијата може да контролира што ќе се направи и како ќе се направи.
Од друга страна, независен изведувач е физичко лице или бизнис што обезбедува услуги на друг поединец или бизнис. Независен изведувач е посебен деловен субјект и не се смета за вработен. Некои примери на независни изведувачи се консултанти, агенти или брокери. Работата на независните изведувачи често е случајна или не е суштинска за бизнисот; на пример, услуга за чистење, процесор за плата или ИТ услуга.
Прочитајте повеќе за класификација на работниците како вработени или независни изведувачи и консултирајте се со адвокат за вработување за помош.
02 - Проверете ги датумите за дистрибуција и поднесување за тековната година
Два чекори се вклучени во процесот W-2. Првиот чекор е дистрибуирање на W-2 форми на вработените. Вториот чекор е да ги поднесете овие формулари до администрацијата за социјално осигурување. (ССА)
Крајниот рок за дистрибуција на вработените и за поднесување со ССА е 31 јануари наредната година. Ова е нов порано краен рок зашто ССА поднесувањето е поставено за да се избегне даночна измама. Прочитајте повеќе за W-2 и 1099 рокови.
Бидете сигурни дека ќе ги дадете вработените своите форми во почетокот на јануари, така што ќе имаат време да ги разгледаат, за да спречат грешки.
03 - Проверете W-4 Forms на вработените
Од работодавачите се бара да имаат W-4 форма во досие за сите вработени во секое време. Образецот W-4 ги содржи информациите потребни за утврдување на износот на федералниот данок на доход на вработениот, користењето на брачниот статус, бројот на издржувани лица и сите дополнителни износи што треба да се задржат.
Образецот W-4 мора да биде завршен при вработување и во секое време вработениот сака да направи промена. Вработениот треба да ја смени образецот W-4 ако личните податоци на вработениот (вклучувајќи го брачниот статус и бројот на издржувани лица) се менуваат или ако адресата на вработениот се промени. Вработениот исто така може да го смени форматот W-4 во секое време за да го измени износот на задржување.
Секоја година пред крајот на годината, работодавците треба да побараат од сите вработени да ја разгледаат формата W-4 за да бидат сигурни дека личните податоци се точни.
Осигурајте се дека вработените имаат точни и тековни информации на формуларот W-4 ќе ви помогнат да подготвите и дистрибуирате W-2 форми.
04 - Собери информации за плати за W-2 формулари
Прво, ќе ви бидат потребни некои основни информации за вашата компанија за сите W-2 форми:
- Број на работодавец на вашата компанија
- Името, адресата и поштенски код на бизнисот
- И државниот даночен број на вашата компанија
Потоа, ќе треба да се соберат информации за секој вработен, и лични информации и податоци за платен список:
- Име и адреса на вработениот и број на социјално осигурување или друг даночен број
- Износ платен на тој вработен: вкупни плати, совети и други надоместоци
- Износот на федералниот данок на доход е задржан
- Плати за социјално осигурување (до максималниот износ за социјално осигурување за годината)
- Плати и совети за Medicare и задржан данок на Medicare, вклучувајќи го и дополнителниот данок на Medicare за вработените со високи примања.
- Распределени совети за вработените
- Зависни бенефиции за нега и други бенефиции кои се оданочуваат на работникот
- За секоја држава каде што работел работникот, државните плати и совети платени и државата данок на доход задржани
- Локалните плати и совети платени и локален данок на доход задржани.
05 - Преглед на W-2 обработка - Како ќе се создаде W-2?
Ако вашата компанија е нова за обработка на платен список, или ако вашата ситуација со платен список неодамна се промени, добра идеја е да го прегледате процесот на наоѓање, комплетирање и дистрибуирање на извештаи за годината до вработените. Можете да добиете W-2 формулари од продавница за снабдување со канцелариски простор, вашиот CPA, од даночен или сметководствен софтвер или од IRS.
Забелешка: Не можете да преземате W-2 форми од IRS или на друго место на Интернет. Копија А на W-2 формата е во специфична боја со црвено мастило и не може да се дуплира. Мора да поднесете специфична форма на IRS на Копија А со администрацијата за социјално осигурување (ова е копија што ја чувате и поднесете со социјално осигурување на крајот на февруари).
Еве некои опции за подготовка на W-2 форми:
- Користење на софтвер за сметководство . Ако имате само неколку вработени и користите сметководствен софтвер, можеби ќе можете да купите додаток за да ги подготвите W-2 обрасците користејќи го овој софтвер.
- Користење софтвер за подготовка на даноци. Ако користите една од заедничките софтверски програми за подготовка на даноци, или онлајн или во десктоп верзија, и сте ја купиле деловната верзија на овој софтвер, проверете дали е вклучена обработка на W-2. Ширли Elmblad, Водич за финансиски софтвер, има статија за даночни софтверски прегледи
- Користење на купени W-2 форми . Главните компании за снабдување со канцелариски простор имаат претходно испечатени W-2 форми за користење со софтвер на CD-то што ви овозможува рачно да ги внесете информациите за овие форми и да ги испечатите на вашиот печатач.
Кое методот што го користите за комплетирање и печатење на W-2 форми, исто така, треба да има форми за пренос на W-3 .
06 - Одлучете како да ги дистрибуирате формуларите W-2 на вработените
Откако ќе креирате W-2 формулари, вашата следна одлука е како да ги дистрибуирате до вработените. Запомнете дека крајниот рок за дистрибуција на обрасци W-2 на вработените е 31 јануари од годината по даночната година. На пример, работодавците од кои се бараше да ја распределат даночната година 2016 година W-2 имаат до 31 јануари 2017 година, за да ги дистрибуираат.
Имате две опции за дистрибуција на печатени формулари W-2 на вработените: или ги испраќате или ги дистрибуирате на вработените лично. Ако вработениот лично ја зема личната форма W-2, можеби ќе сакате да го потпишете вработениот дека формуларот е подигнат, за да избегнете прашања околу тоа дали е направено ова.
07 - Проверете грешки пред да испратите W-2 обрасци до вработените
За да се минимизираат проблемите и повторно да се испратат формула W-2, проверете ги формуларите W-2 за грешки, користејќи ја оваа листа за проверка. Вообичаените W-2 грешки вклучуваат користење на погрешна година форма, не успеа да се вклучат информации, ставајќи информации во погрешно кутија, и не успеа да го сопре социјално осигурување задржување на максимум.
08 - Обработка на барањата на вработените за дупликат W-2 формулари
Вработените често ги занемаруваат или губат формуларите W-2 и можат да дојдат во одделот за платен список, барајќи копија од нивната W-2 образец. Пред да ги дистрибуирате формуларите W-2, размислете како ќе се справите со овие барања:
- Ако ги испечатите обрасците внатрешно, можете едноставно да ја препечатете образецот W-2 и да го испратите или испратете го до работникот.
- Ако формуларот е подготвен од надворешен сервис за плати, тие можат да ви наплатат за трошоците за препечатување и испраќање на формуларот. Можеби ќе сакате да наплаќате вработени за првата дупликатна форма, или втор дупликат во една година (тоа се случува!).
Што и да одлучите, тоа е добра идеја да се комуницира вашата политика во врска со дупликат форми на вработените. Имајќи обвинение за дупликат форми може да изгледа екстремно, но тоа може да го намали бројот на изгубени форми со кои треба да се справи.
09 - Поднесување формулари W-2 и W-3 со Управата за социјално осигурување
Откако ќе одлучите како да подготвите W-2 формулари и да ги дистрибуирате овие формулари до вработените (до 31 јануари во годината по даночната година), следната одлука ќе ви определи како да ги поднесете овие обрасци до администрацијата за социјална сигурност (SSA) .
Сите W-2 форми мора да бидат поднесени до администрацијата за социјално осигурување, заедно со пренесување форма W-3 . Две опции за поднесување на овие формулари:
- Можете да поднесете преку Интернет во делот Бизнис услуги на интернет на веб-страницата за социјално осигурување. Ќе мора прво да се регистрирате, а потоа да ги пополните соодветните формулари онлајн. Доколку внесете онлајн преку БЗО, не треба да ги вклучите обрасците W-3.
- Исто така можете да испратите пополнети обрасци W-2 заедно со формуларот W-3 до администрацијата за социјално осигурување.
Еве повеќе информации за тоа како да се подготви W-3 форма .
10 - Проверете ги државните прописи за дистрибуција на W-2 обрасци
Кога ќе завршите со W-2 образец за вработен, еден дел од тој формулар (копија 1) е назначен да биде доставен до државата каде што работи работникот. Ако работникот работи во повеќе од една држава, ќе мора да достави примерок од формуларот W-2 до секоја држава.
Секоја држава има различни барања за доставување на W-2 форми и било какви преносни форми. Проверете кај органот за оданочување на вашата држава или одделот за државни приходи за да ги дознаете барањата на државата.
Ажурирање: Многу држави се усогласени со новиот роковен рок на 31 јануари за доставување на W-2 со SSA.
Прочитајте повеќе за државните даноци на плати.