10 совети за пишување подобар донатор Ви благодариме писма

by Џоан Фриц

Никогаш не може да се каже благодарност премногу добро или премногу често

Велејќи му благодарам на донаторот, завршува една трансакција, но се гради мост за идна поддршка и подлабоко ангажирање. Направете го тоа добро, и вие сте на пат кон идните успеси за прибирање финансиски средства.

Еве десет совети за да го направите тоа благодарност писмо само во право.

01 - Земете го по пошта брзо

Четириесет и осум часа е идеален пресврт за писмото за благодарност. Ако тоа е невозможно, наведете не повеќе од една недела. Сакате донаторот да се сеќава дека тој ја направил донацијата, така што вашата благодарност ја зајакнува неговата акција и го наградува за давање.

Добивањето на писмото брзо ќе го натера името на вашата добротворна организација да се држи во умот на донаторот, да го увери дека сте ја добиле донацијата и да го импресионирате со вашата ефикасност и промисленост.

Дури и онлајн донаторите треба да добијат испратено писмо , но тоа е скапо, и многу непрофитни организации се префрлаат на интернет колку што е можно повеќе. Во тој случај, осигурајте се дека вашиот онлајн донатор не добил само е-пошта. Најдете време да го персонализирате е-маил, благодарам и претворете го во нешто незаборавно

Четкајте на најдобрите практики за е- пошта благодарам писма . Во целосна е-пошта, вашето писмо за благодарност може да остане незабележано, па обрнете внимание на нејзината предметна линија и бидете сигурни дека линијата "од" јасно ја идентификува вашата организација.

Има многу пречки за да се заблагодарите на донаторот преку е-пошта што може да го заборавите. Мора да остане надвор од папката SPAM , да го фати вниманието на донаторот и да го поттикне да ја отвори пораката. Не дозволувајте лесно и релативно ниска цена на е-пошта да ве следат на своите недостатоци.

02 - Направете го тоа лично

Персонализирајте го вашето писмо за благодарност со името на донаторот (двојно проверете го правописот и никогаш не се јавите на г-ѓа г-дин) и напишете директно на поединецот. Првите имиња се моќни.

Што работи за писмо за прибирање финансиски средства, исто така, работи за писмо за благодарност. На пример, користете лични заменки , како што се "вие", "ние" и "јас".

Вклучете информации за донаторот, како на пример колку долго тие биле донатори или дека уживавте да ги видам на последниот настан. Можеби донаторот добил награда или добил промоција. Слободно можете да додадете нешто во врска со тоа во вашето писмо.

Еден добар донаторски систем за евиденција ќе ти биде најдобар пријател кога станува збор за ова ниво на персонализација. Повеќето системи, дури и оние со ниски трошоци, имаат можност да ги доловат тековните информации за вашите донатори.

Кога последен пат им дадоа? Дали тие се пријавиле доброволно? Кога последен пат донаторот имал контакт со вашата организација и каква е природата на таа интеракција?

Ако ова е првпат донатор, испратете пакет за добредојде и поканете го донаторот за да се претплатите за билтени и соопштенија.

Ако се заблагодарувате долго време донатор, размислете за рачно напишана белешка наместо формално писмо, или друг креативен начин да се заблагодарите .

03 - Координација со теми за кампањата

Координирајте го благодарноста со жалбата или кампањата што ја донесоа донацијата.

Подгответе дефиниција за писмо за благодарност кога ќе ги напишете вашите материјали за прибирање финансиски средства. Помислете на тоа како дел од вашиот пакет кампањи. Доколку донацијата е одговор на некој друг стимул ... можеби настан што ќе го организирате ... го поврзете писмото со тој настан.

Доаѓањето полн круг назад кон жалбата ја подобрува лепливоста на името на вашата организација во умот на донаторите. Исто така, е охрабрувачки за донаторот.

Доколку донацијата е одговор на одредена жалба по е- пошта, направете целна страница по донација на вашата веб-страница специјално за тие донатори.

Општа е надвор. Специфичноста кон она што донаторот го видел, што го натерало да даде, е неопходно. На пример, ако донаторот донирал да им помогне на жртвите на земјотрес, осигурајте се дека вашето благодарност се однесува на таа ситуација.

04 - Користете приказни за да ги поврзете донаторите со резултатите

Помош на донаторите визуелизира како се трошат парите Најдобар начин да се направи тоа е да се раскаже приказната за одредена личност на која му помогнала донацијата. Приказната не треба да биде долга. Само неколку реченици и користење на име на лице може да биде доволно за да предизвика емпатија во донаторот.

Направете го вашиот донатор херој на тие приказни. Тој или таа ја направил оваа приказна е можно. Чувајте попис на приказни за добрите работи што вашата добротворна организација ги постигнува. потоа постави блокови на копија користејќи ги овие приказни и да ги испуштите во вашите благодарници писма како што е соодветно.

Менувањето на приказните често ќе ги задржи вашите писма свежо и ќе им олесни да испраќате многу букви, без да морате да ги направите сите нови.

Дури и ако им служите на луѓето кои се во чувствителни ситуации и треба да го заштитите нивниот идентитет, постојат начини да ги раскажат своите приказни без да ја загрозат нивната приватност.

05 - Правете вистинско лице да ги потпише вашите писма

Избегнувајте дигитални потписи освен ако испраќате илјадници писма во исто време. Дури и тогаш, резерва писма кои одат до донаторите даваат значителни донации за вашиот извршен директор, претседателот на одборот, или волонтер за собирање финансиски средства председател да го потпише. Користете вистински првокласни марки за овие букви.

06 - Додадете лична, рачна напишана белешка

Ако е соодветно, побарајте од Извршниот директор или претседателот на одборот да додаде лична белешка на писмото. Долгорочните донатори кои можеби ги знаат твоите ЕД или членовите на одборот го најдат ова особено пријатно.

Споменувајќи го неодамнешниот настан на кој присуствуваше донаторот, двајцата ќе го потсетуваат донаторот за пријатно искуство и додаваат автентичност на белешката. Размислете да имате забава со пишување белешки со волонтери кои можат да пишуваат белешки за писма или да прикачуваат белешки со рачно напишани пораки.

07 - Вклучете коверт за одговор

Не препорачувам да побарам друга донација во писмото за благодарност. Искрено, тоа ги исклучува луѓето повеќе отколку што мислите. Меѓутоа, само со плико одговорот може да се потсети донаторот дека идните донации се добредојдени.

Многу донатори ги чуваат овие коверти и ги користат за подарок подоцна ... или дури и веднаш. Ендрју Олсен од Fundraising Fundamentals е ентузијастички за вклучување на коверти за одговор во благодарам писма. Тој ги нашол добротворните организации кои ја користат оваа тактика за новите донатори, имаат "стапки на конверзија на 2 подарок кои се насекаде од 8% до 12% повисоки од оние организации кои не ги вклучуваат".

08 - Користете го писмото како даночна потврда

Вашиот донатор ви благодарам, исто така, може да биде потврда. Мора да се обезбеди потврда годишно за даночни цели ако донаторот дава $ 250 или повеќе , а вие може да го вклучите тоа откривање со ова писмо.

Ви благодариме писма денес обично вклучуваат соодветни обелоденувања секој пат кога донаторот дава, без разлика дали на интернет, со чек или преку месечно давање .

Добрата практика е и да се даде резиме на давање за годината на почетокот на следната година, токму во време кога донаторите вообичаено ги подготвуваат своите даночни пријави . Само запомнете дека потврдата не е ви благодарам . Приемот треба да биде помал дел од писмото.

09 - Побарајте поголема вклученост

Секогаш е убаво да вклучите покана да ја посетите вашата агенција и да ја видите вашата работа од прва рака.

Во денешниот свет каде што може да барате донации од луѓе ширум светот, ангажирањето може да се постигне преку социјалните медиуми . Поттикнете го вашиот донатор да ја следи вашата организација на Фејсбук и Твитер или на други социјални мрежи во кои учествувате.

Бидејќи нема линкови во писмото испратено, давајте ја адресата на вашата веб-локација, а потоа осигурајте се дека вашите социјални медиуми копчиња се лесно да се најдат.

Вклучете експлицитна покана за посета на веб-страницата и кликнете на тие копчиња и за да се пријавите за вашиот е-билтен или други комуникации. Иконите на социјалните медиуми се некои од најважните елементи на веб-страницата на вашата добротворна организација.

10 - Додајте postscript и дајте им контакт информации

Сите ние сме skimmers. Затоа повеќето од нас го читаат горниот дел од писмото и потоа прескокнуваат до PS. Потоа можеме да се вратиме и да го прочитаме остатокот од писмото. Директните продавачи на пошта знаат сè за ПС и секогаш го вклучуваат. Понекогаш тие имаат повеќе од еден.

За ПС на благодарност писмо, можеби ќе сакате повторно да се однесувате на приказната што ја дадовте ("Мајкл и Џејн се безбедни и среќни поради вас") или ставете важни информации за контакт таму.

Донаторите треба да го имаат името, телефонскиот број и адресата на е-пошта на некој во организацијата што можат да контактираат со прашања. Сервисот за корисници е исто толку важен и за непрофитните организации како за бизнисите, така што донаторите лесно можат да најдат вистинско лице доколку имаат проблем.