Нарачките за набавка се генерално препечатени, нумерирани документи генерирани од системот за финансиско управување на малопродажбата. Со други зборови, ако користите сметководствен софтвер како QuickBooks , кога ќе нарачате производи од продавач, тој ќе создаде нарачка за купување за вас во системот. Целта на ПО е да се создаде тракабилен документ во рамките на вашиот сметководствен или POS систем кој ќе се користи на сите видови на корисни начини за водење на вашиот бизнис.
Како функционира со систем за инвентаризација
- ПП му кажува на вашиот систем за инвентар она што го имате по нарачка. Ако користите систем кој е отворен за купување , тој знае да не нарачува повеќе производи, бидејќи тие се веќе наредени.
- Тоа може да се воспостави купување специфики со продавачот. На пример, очигледно ги содржи количините на секој производ што го нарачувате, но исто така го наведува начинот на плаќање, условите за кои ќе платите за производите (вклучително и датирањето ) и начинот на кој сакате производите што се испраќаат до вашата продавница.
Многу продавачи имаат сет или стандарден систем што го користат за наплата и товар. Значи, без никакви инструкции, тие ќе се поклопуваат со UPS-от кога ќе ви испраќаат на пример. Но, можеби ќе ви треба побрзо, а PO може да го соопшти тоа.
- ПП е документ за отчетност за сите страни. Многу е лесно да се направат грешки при нарачување. Но, кога сè е во пишана форма, тешко е да се расправаме. Можам да се сетам многу пати кога добив фактура и фактурирав погрешно од продавач, но имав нарачка за купување да го поддржам и го добив обратното или фиксирано.
Еден пример за ова, добив фактура за 300 кутии на чевли за крем и кога нарачав 300 парчиња. Има 100 парчиња во кутија, па можете да замислите колку е поголема фактурата од она што требаше да биде.
- Кога стоката пристигнува од продавачот, можете да ја проверите во однос на PO и да бидете сигурни дека пратката е точна. Петто, тоа им овозможува на сите вас вработени да бидат вклучени. На пример, еден вработен може да нарача, а друг може да добие.
Се сеќавам на мојата прва продавница за малопродажба пред 26 години кога немавме систем на ПО. Бидејќи јас бев оној кој нареди, исто така мораше да проверам се за да се осигурам дека е во право. Не ефикасно користење на моето време како сопственик на продавница.
Една од другите придобивки на купувачките налози е вашата кредитна способност. Банките често ќе ги разгледаат вашите ПО со цел да утврдат дали сте растворувачи. Солидна нарачка процес може да ви помогне да добиете одобрен. Еден сиромашен ќе резултира со тоа што нема да добиете заем. Таа, исто така може да се користи за кредит со продавачот. На пример, некои продавачи може да бараат да платите пари кога ќе нарачате. По период на водење бизнис со вас, тие можат да ви дозволат да поднесете ПО против наспроти кредитна картичка. Ова е огромно во управувањето со вашиот готовински тек .
ПО се вообичаена практика во трговијата на мало. И секој ПОС или сметководствен софтвер што би можел да го инсталирате во вашата продавница ќе има ПО компонента за вас.