Корпоративната евиденција се оние записи кои американската корпорација треба да ги чува за да покаже дека функционира на начин што се бара од Службата за внатрешни приходи и законите на државата во која претпријатието е инкорпорирано (формирано како корпоративно деловно субјект).
Зошто се неопходни корпоративни записи?
Потребни се корпоративни евиденции за да се покаже дека корпорацијата функционира соодветно, како што се бара од Службата за внатрешни приходи, за да се покаже дека корпорацијата е посебен ентитет и да го одржува корпоративниот штит од одговорност.
Што е книга за корпоративни записи?
Некои корпорации имаат корпоративна евиденција "книга" која ги содржи сите потребни документи. Во други случаи, корпоративните записи се чуваат онлајн или во кабинет за датотеки. Евиденцијата треба да биде на едно место и достапна ако Службата за внатрешни приходи врши ревизија на вашата компанија.
Исто така можете да ги задржите вашите корпоративни записи "во облакот", но овие записи може да вклучуваат доверливи информации и сопственички процеси, па бидете сигурни дека вашиот сервер е безбеден. Сузан Вард, Експерт за мали бизниси-Канада, има одлична статија за управување со документи што може да ви помогне во овој проект.
Како се создаваат корпоративните записи? Кој ги води корпоративните записи?
Корпоративните записи се генерирани од одборот на директори на вашата компанија. Одборот создава документи како што се статии за основање на вашата корпорација и годишни извештаи. Одборот, исто така, создава и уредува документи како што се предлози и минути во текот на состаноците на одборот.
Корпоративниот секретар обично е назначен да ги чува сите корпоративни записи. Се разбира, сите записи мора да бидат потпишани, и сите преземени активности мора да имаат документација. Доколку корпорацијата има акции на акции, корпоративниот секретар (обично во канцеларијата на ова лице) води евиденција за евиденција на сопственоста на акции.
Корпоративниот секретар, исто така, повикува на секој состанок на одборот, истакнувајќи кои членови на одборот се присутни и отсутни.
Одржување на запис на резолуции на одборот
Корпоративните одбори ги одобруваат севкупните политики и резолуции (одлуки), и тие не се вклучени во секојдневното донесување одлуки за бизнисот. Една од најважните активности на корпоративниот одбор е да донесе одлуки. Резолуциите се во основа документи кои ги донесуваат одлуките на одборот. Корпоративни резолуции може да се направат за многу прашања, вклучувајќи:
- Евиденција за големи трансакции на корпорацијата
- Одобрувања на договори
- Евиденција за продажба или купување недвижен имот (земјиште и згради)
- Вработување или отпуштање на голем број вработени
- Проширување на нов пазар или нова локација
Сите овие одлуки, и повеќе, мора да се евидентираат.
Кои други записи треба да бидат вклучени?
- Вашите членови за основање и сите статии кои го менуваат овој документ. Овие статии се поднесуваат со вашата држава, но сеуште ви е потребна копија од оригиналот и сите промени.
- Корпоративни подзаконски акти . Подзаконските акти се водечки принципи кои ја регулираат работата на одборот на директори на корпорации. Подзаконските акти вклучуваат задолженија за корпоративни службеници , информации за годишниот состанок и начинот на кој одборот поставува политика и гласови.
- Записник од сите состаноци на акционерите и директорите, вклучувајќи го и годишниот состанок
- Годишни извештаи
- Акционерски регистар за следење на трансакции со акции и сопственост на акции.
- Корпоративни деловни и даночни решенија
- Решенија за вработување и именување
- Резолуција на директорот за конфликт на интереси
- Резолуции за кредити на и од страна на корпорацијата
- Резолуции во однос на бенефициите за вработените и плановите за пензионирање
- Резолуции за дивиденда на акции
Следете го државниот закон во формирањето на вашиот одбор и водење евиденција
Како што ја формирате вашата корпорација, ќе треба да проверите со вашата држава за да бидете сигурни дека ги следите државните упатства за организирање и водење на вашата корпорација. Сите држави имаат специфични прописи за корпорации. Проверете кај државниот секретар на вашата држава или со вашиот адвокат за повеќе информации.
Вратете се на списокот за проверка при стартување на Corporation