Одлучи ако навистина ви е потребен состанок
Прво, одлучете дали планирањето на состанокот е навистина потребно.
Често пати, ние размислуваме за формален состанок како најдобар начин за споделување на информации или дискусија за некоја тема. Но, ако вашата вест може да се достави преку е-пошта или конференциски повик, или само со собирање на неколку луѓе во вашата канцеларија за 15 минути, тогаш прескокнете го формалниот состанок.
Само го покани народот што навистина треба да биде таму
Некогаш биле поканети на состанокот и се прашував - на половина пат - зошто сте таму? Не губете време на луѓето, поканувајќи ги на состанокот што не треба да го посетуваат. Тоа нема да биде ефективен состанок. Дали некој од сметководството треба да присуствува на состанокот за да одговори на буџетските прашања? Потоа покани еден поединец од сметководство кој е погоден за таа задача.
Ако еден колега или надзорник треба да биде информиран за она што беше дискутирано на состанокот, не треба да ги поканите на вистинскиот состанок. Едноставно подготви резиме на состанок и потоа испратете го до нив. Тие ќе го ценат заштедувачот на време и ќе имате уверување дека - затоа што ги ставате информациите во писмена форма - дека се целосно информирани за дискусиите.
Испрати потсетници за состанок
Животот е зафатен и календарите брзо се запишуваат со закажани активности. Испратете потсетник за следење на средбата два дена пред состанокот. Ова ќе ги потврди оние луѓе кои одговорија дека ќе бидат присутни, а исто така ви овозможува да знаете пред време ако плановите се променија и клучните учесници не можат да го направат закажаното време за состаноци.
Имајте дневник
За да планирате ефективни состаноци, прво мора да планирате што ќе се дискутира. Која е целта на средбата? Што барате да постигнете? Развијте ја агендата за состаноци пред време и дистрибуирајте ја на учесниците. Наведете го времето за почеток и вклучете кратка листа на теми кои треба да се решат. Немојте да го намалите вашиот сопствен состанок со долга, премногу детална агенда. Наведете по име лица кои ќе бидат одговорни за известување за одредена област.
Бидете јасни во врска со очекувањата
Кога за прв пат испраќате известување за состанокот, бидете јасни за целта и вашите очекувања. Дали состанокот ќе се врти околу презентацијата, а присутните треба да бидат подготвени да снимаат белешки? Или ова е сесија на КОЛЕКТИВНО напад, каде што се очекува учесниците да се појават со идеи и сугестии?
Во некои корпоративни култури, вработените се собираат само да слушаат, а потоа да се вратат назад во нивните работни простори. Во други компании, вработените слободно учествуваат. Во денешните работни места за соработка, интеракцијата и размената на идеи не се само добредојдени на состаноците; тоа често е целта на самиот состанок.
Започнете со времето
Ако сте лице кое обично се појавува за состаноци на време, тогаш ви е јасно колку е фрустрирачки кога вистинскиот состанок не се одвива 15 минути, бидејќи луѓето се движат низ собата.
Она што неизбежно се случува е, оди напред, секој знае дека овие состаноци никогаш не започнуваат навреме, па сите почнуваат да покажуваат доцна. Преземете ја вашата средба. Започнете веднаш во даденото време на почеток. Затворете ја вратата и почнете. Оние што се справуваа брзо ќе ја добијат пораката дека доцнат и дека треба само да ја направат таа грешка еднаш.
Бидете кратки и едноставни
Повеќето состаноци се закажани за еден час кога - во многу случаи - ќе бидат доволни 30 минути или дури 45 минути. Кога се дава премногу време, вообичаениот исход е тоа што времето е потрошено. Луѓето се држат по завршувањето на состанокот или премногу долго се трошат на одредена точка на агендата. Одржувајте ги состаноците кратки и до крај.
Остани на тема
Самата агенда нема да го одржи вашиот состанок ефикасно. Се држи до дневниот ред и води дискусии од скитници на тангенти.
Обратете се на било какви прашања надвор од темата, наведувајќи дека тоа е тема за друг состанок, ќе се обрати приватно или слично. Никој не сака митинг состанок каде целта на состанокот зазеде заднина на другиот разговор.
Помали состаноци надвор од конференциската сала
Седејќи во иста позната конференциска сала собрана околу истата позната табела е токму тоа - познато. За да ги поттикне вработените да комуницираат, размислуваат креативно и имаат живи дискусии, размислуваат да го однесат состанокот надвор од стандардната конференциска сала.
Размислете за состанокот на масата надвор, ако местото и времето дозволуваат. Обидете се да се собирате во заедничка област која има софи и мали маси наместо голема конференциска маса и вртливи столчиња.
Не плашете се да земете поинаков пристап
Ако пристапот до состанокот не работи, не плашете се да го смените курсот. На пример, ако сесија на КОЛЕКТИВНО напад дава тивок простор со многу мал дијалог, промена на насоката. Бидете флексибилни и обрнете внимание на тоа како се одвива целокупната средба.
Користете технологија
План за користење технологија за да се задржи присутните ангажирани. Во денешниот дигитален свет, повеќето луѓе се навикнати да гледаат графики или видеа за да ги поддржат зборовите што ги слушаат. Апелирајте се до тој начин на размислување и вклучете аудиовизуали при планирањето на состанокот.
Компјутерите проектирани на големи екрани и Smart Board презентации кои ја поттикнуваат интеракцијата се добредојдени промени од стандардните долги PowerPoint презентации.
Испратете резиме на состанок
За еден ден по состанокот испратете кратко резиме за она што беше разговарано. Распространете го ова преку е-пошта до сите присутни, оние кои не беа во можност да присуствуваат на состанокот и оние што треба да бидат информирани. Исто така, вклучете ги сите акциони точки, наведувајќи кој е одговорен за секоја ставка, како и датумот на достасување.