Оваа средба за средби со состаноците го одржува организирањето на состанокот
Веќе сте дале размислување за она што се надевате да го добиете од постоење на Советодавен одбор и со нетрпение да ги советувате и стручноста што членовите на Советодавниот одбор може да ги обезбедат во различни аспекти на вашиот бизнис, како што се менаџмент , маркетинг , сметководство , персоналот , услугата на купувачи , технологијата итн.
Значи сакате да бидете сигурни дека тоа право на оваа прва средба ќе им дозволите на членовите на Советодавниот одбор да придонесат.
Планирајте го состанок околу проблемот или дискусија
Затоа, првиот состанок, како и сите состаноци на Советодавниот одбор, треба да се планира околу прашање или проблем. Можеби најлесно е да го кажете проблемот како цел . На пример, "Ние сакаме да ја зголемиме продажбата за 25% во следната четвртина. Како можеме да го направиме тоа?" Или можеби ќе ја наведете темата за дискусија воопшто: "Како можеме да ги намалиме нашите деловни трошоци ?" или "Како можеме да ја зголемиме продуктивноста или како можеме да ја подобриме услугата на купувачи ?"
Соберете ги релевантните материјали за позадина
Откако ќе одлучите за темата за дискусија, време е да ги соберете материјалите што ќе им бидат потребни на членовите на Советодавниот одбор.
Бидејќи ова е прв состанок на Советодавниот одбор, треба да вклучите бизнис план и сите други документи кои се релевантни за темата на дискусија, како што се графикони, графикони и информативни листови кои ја илустрираат позадината на темата за дискусија.
Ако е можно, треба да испратите копија од овие документи до сите членови на Советодавниот одбор две недели однапред, заедно со копија од агендата.
Креирај агенда за состаноци
Подолу е пример за агенда (со коментари за ефикасно одржување на состанокот) што можеби ќе сакате да го користите за вашиот прв состанок на Советодавниот одбор.
Забележете дека секоја точка од дневниот ред е временска; градење на распоред во вашиот состанок и држење кон него, осигурува дека вашиот состанок не се заглави и ја стимулира дискусијата на темата.
Направете аранжмани за снимање на записникот за состаноци
Исто така, ќе сакате да направите некои аранжмани за снимање на записниците од состанокот. Не обидувајте се да го направите тоа сами; треба да бидете во можност целосно да учествувате, а слушањето и доброто придонесување е работа со полно работно време. Ако немате некој што може да присуствува и да служи како секретар, побарајте дозвола од членовите на Советодавниот одбор да го запишат состанокот.
Направете освежување на располагање
Имаат освежено располагање е добра идеја. Кафе, чај, вода, сокови и здрави закуски како овошје или мафини се убаво допир и секогаш се добредојдени на состаноците. По вашата прва средба, ќе имате чувство на преференции на присутните за пијалоци и закуски и може да планирате соодветно за следниот состанок.
Опуштете се!
Пред сè, не секирај за вашата презентација. Вие сте таму за да ја споделите вашата визија и надежи за вашата компанија и да побарате совет, а не да импресионирате некој со мултимедијални презентациски ефекти.
Вашата цел на долг дострел е да воспоставите работен однос на доверба со членовите на Советодавниот одбор, па фокусирајте се на тоа да се осигурате дека членовите на Советодавниот одбор ќе заминат чувство дека тие биле сослушани и дека тие придонеле за раководството на вашата компанија - и со нетрпение го очекуваме следниот состанок на Одборот.
Јас вклучив коментари во оваа Примерска агенда за состанок на Советодавниот одбор што ќе ве води низ процесот на состанокот. Слободно можете да ја отпечатите оваа агенда и да ја прилагодите на вашите потреби - можете да ја копирате директно во Word, Excel или сличен канцелариски документ со избирање на текст и користење на копирање / залевање (со помош на Windows, нацртајте го текстот што треба да го изберете со глувчето , и притиснете CTRL-C за копирање и CTRL-V за да залепите).
Името на компанијата - (пополнете)
Агенда
Датум - (пополнете)
Локација - (Пополнете)
| Почеток / завршување на времето | Активност |
| 10:00 - 10:05 часот | Вовед (Под претпоставка дека членовите на вашиот Советодавен одбор не се сретнале, се запознаете и сите членови на одборот, давајќи краток преглед на нивната експертиза.) |
| 10:05 - 10:10 наутро | Зошто Советодавен одбор? (Кратка изјава за тоа како го гледате работењето на Советодавниот одбор и придонесите кои се надевате дека Советодавниот одбор може да ги направи за вашата компанија. Вклучете детали како што честопати ќе се состане со Одборот.) |
| 10:10 - 10:20 наутро | Прашања (Доколку има. Ако нема, прашајте ги членовите на одборот како гледаат на работата на Советодавниот одбор и како се надеваат дека ќе придонесат.) |
| Тема за дискусија: (Внесете го вашето прашање / изјава за проблем тука.) | |
| 10:20 - 10:25 наутро | Презентација на дискусија (Краток преглед на историјата на темата и како таа во моментов влијае на компанијата, се воздржите од давање вашите ставови / решенија во овој момент.) |
| 10:25 - 11:35 наутро | Дискусија (Сакате да ги задржите идеите што течат во оваа фаза, не отфрлајте или одбивајте идеи во овој момент. Дали придонесувате и за вашите идеи / ставови, исто така.) |
| 11:35 - 11:50 | Предлози / Резолуции (Оценување на идеите што ги има слушнато групата и изборот на најдобрите "решенија".) |
| 11:50 - 11:55 | Резиме (Сумирајте ја темата, дискусијата и резултатите за групата и кажете им што планирате да ги направите.) |
| 11:55 часот | Престанок |
Датум на следниот состанок - (пополнете)
Ако го користите овој временски распоред, ова е одлично време да ги однесете членовите на Советодавниот одбор на добар ручек (особено ако за време на состанокот не се служат закуски). Запомнете дека средбата е завршена и ручекот треба првенствено да биде општествен повод!
Задржете ги состаноците Кратко
Никогаш не треба да имате состанок на Советодавниот одбор кој трае подолго од два часа. Два часа е доволно долго за повеќето луѓе да го посветат своето неподелено внимание на задачата која е на располагање.
Започни идните состаноци со преглед на претходни теми за дискусија
На идните состаноци, треба да започнете со преглед на она што сте го направиле за темата за која се разговараше на последниот состанок, и ги поканите коментарите на членовите на Советодавниот одбор за активностите на вашата компанија.
Бидејќи "се сретнат и поздрават" е надвор од патот, можеби ќе сакате да имате две теми за дискусија на идните состаноци на вашиот Советодавен одбор. Може да имате дури три, ако мислите дека ќе се вклопат удобно во двочасовниот формат. Но, никогаш не треба да имате повеќе од три.