Одговорете го вашиот телефон со соодветен бизнис поздрав.
На пример, кога одговарате на телефонот, кажете нешто како "Кипар Технологија" .Сусан зборува. Како можам да ви помогнам? " Ова не само што му овозможува на повикувачот да знае дека постигнал бизнис, туку и го ставил на одговор на прашањето, заштедувајќи време на истражувачки прашања како што се "Дали е ова кипарските технологии?" И неактивен разговор.
Размислете и дадете приоритет додека зборувате.
Дали повикот најдобро се ракува сега или подоцна? Многу од телефонските повици што бизнисите ги добиваат се брзи прашања кои лесно се одговараат, како на пример, "Колку доцна си отворен?" Но, други вклучуваат посложени и одземаат многу време одговори. Ако е така, кажете му на повикувачот и прашајте кога би било пожелно да ја повикате назад за да разговарате.
Користете парафразирање и сумирање за да ги задржите телефонските разговори на патеката.
Ако зборувате со некого на телефон кој изгледа сака да разговара или да залута од точка, кажи нешто како што се: "Значи, она што го слушам ти што кажуваш е ..." или "Значи клучните точки се ..." или "Дали (внесете резиме) фер резиме на она што го кажувавте?" Тешко е да се разговараш со некој што одбива да разговара.
Затвори го секој повик со краток преглед на акцијата на која вие и повикувачот се согласиле
Иако ова ќе потрае само неколку секунди, тоа може да ви заштеди многу време со избегнување на грешки и потреба од двојно проверување. На пример, по разговор за време на кој сте направиле средба со клиент , може да речете: "Добро.
Ќе се сретнам со тебе во твојата канцеларија на (вметнете локација) утре во 10 часот и заедно ќе ги поминеме примероците. "
Чувајте порака подлогата од страна на Телефоните, за да можете да ги прочитате деталите за време на повикот.
Ова не е само добро управување со времето во тој момент, помагајќи да се фокусирате на повикот, туку помош за управување со времето подоцна, ако треба да ги пронајдете и / или прегледате деталите за одреден разговор.
Дајте ги вашите клиенти и клиенти е-мејл опција
Многу од нив ќе користат е-мејл за да ве контактираат, наместо да телефонирате ако знаат што е вашата е-маил адреса. Осигурајте се дека е-адресата на вашата компанија е истакната на вашите бизнис картички и на вашиот веб-сајт, ако го имате. Ако имате свои адреси за е-пошта, пратете е-пошта до вашите тековни клиенти и клиенти, споменувајќи ја опцијата за е-пошта и презентирајќи ја како начин за подобрување на комуникациите.
Користете технологија за да управувате со времето што го трошите на телефон
Како минимум, вашиот бизнис треба да има телефонска секретарка и говорна пошта. Поставете ги со соодветни бизнис скрипти и користете ги за да одговорите на телефонот за вас кога сте надвор од канцеларија или треба да работите на нешто непречено. Потоа закажете време за да одговорите на овие телефонски пораки секој ден. Во однос на управувањето со времето, ќе стекнете драгоцено време со групирање на телефонски повици заедно.
Ако работите со домашен бизнис, добијте одделен бизнис телефон или линија
Треба да имате втор "само за бизнис" телефон со своја "само за бизнис" телефонска секретарка и / или говорна пошта. Не само што ова е попрофесионално, но тоа ќе ви заштеди време што е потребно за да прошетате низ пораки и да одредите кои се поврзани со бизнисот.
Секогаш е најдобро да имате личност Одговор на телефонот
Имајќи машина подигање или уште полошо, автоматски интерактивен систем за одговор (IVR) е вистински исклучок кој ќе ве чини бизнис, кога луѓето не се мачат да ги остават пораките или да се јават назад. Ако одговарањето на дојдовните телефонски повици зазема премногу време во текот на денот, размислете за ангажирање рецепционер или професионална телефонска секретарка за да одговорите на телефонот за вас. Трошоците за тоа што некој друг го направи тоа може да биде повеќе од неутрализирано од зголемувањето на вашата продуктивност и подобра продажба .
Чувајте писмен скрипта за најчесто поставувани прашања Објавено од Вашиот телефон.
Тоа ви заштедува време и вашите вработени ако не мора да пребарувате одговори или да размислувате како да одговорите на одредено барање кога одговарате на телефонот.
Телефон Совети Резиме
Запомнете, телефонот би требало да биде бизнис-алатка, а не наметлива временска брак што ќе го регулира вашиот работен ден. Управувањето со влезните телефонски повици според овие совети за управување со времето ќе ви помогне подобро да управувате со вашето време, да ја подобрите вашата продуктивност и да го ставите вашиот телефон назад на неговото соодветно место - да ви помогне да го извршите вашиот бизнис наместо да ве стартувате.