Совети за управување со времето за појдовни повици

Како да направите појдовните телефонски повици попродуктивни и да заземате помалку време

Управувањето со времето е важно бидејќи телефонот е сеуште примарна комуникациска алатка за повеќето мали бизниси. Но, поголемиот дел од времето што бизнисите го трошат користењето на телефонот е губење време. Наместо да комуницираме со луѓето со кои сакаме да комуницираме при донесувањето на појдовни повици, ние одолговлекуваме разговор со други луѓе или со машини, играјќи бескрајни рунди на телефонски ознаки.

Но, што ако можеме само да повикаме и да разговараме со луѓето со кои сакавме да разговараме, да кажеме што сакаме да кажеме и да продолжиме?

Замислете колку продуктивно би можеле да бидеме и колку време ќе треба да направиме други работи.

Па, ние можеме - и сè што е потребно е малку подготовка однапред.

Телефонски совети за управување со време за излезни повици

• Без разлика дали се снабдувачи , редовни клиенти или изведувачи , многумина од нас постојано ги повикуваат истите луѓе. Чувајте ги вашите информации за контакт ажурирани со детали за заштеда на време, за да не губите време обидувајќи се да дојдете до луѓе кои не се достапни.
  
  На пример, ако знаете дека одредена личност која сакате да ја посетите, зема ручек од 1 до 14 часот секој ден, зошто губете време кога се обидувате да ја повикате во ова време?
• Програмирајте ги броевите за оние што редовно ги повикувате во вашиот телефон. Јас сум изненаден од луѓе кои не го прават тоа, како што времето кога ќе заштедите кога не барате броеви и ги туркате, е подеднакво неверојатно.
• Планирајте ги вашите појдовни повици. Пред да се јавите, запишете ја главната цел на повикот и клучните точки што сакате да ги покриете. Ова ќе ви помогне да се држите до точката кога сте на телефонот и да се осигурате дека покривате сè што сакате да го покриете, заштедувате време за време на повикот и избегнувајте повторно да повикате, бидејќи сте заборавиле нешто.

• Ако повикувате некој кој е внесен во базата на податоци за контакти, ги имате сите информации за лицето што го повикувате пред вас кога ќе се јавите. Без разлика дали користите десктоп компјутер, мобилен уред или Rolodex, ова е одлична помош за меморија за време на повикот. Плус, ако немате потреба да барате нешто како што е името на сопругот на клиентот, ќе имате можност да правите белешки за време на повикот, заштедувајќи уште повеќе време.

• Се разбира, ако сакате да правите белешки за време на повик (или да направите нешто друго додека зборувате на телефон), добар звучник или слушалки е од суштинско значење. Отпуштањето на рацете може да се ослободи многу време.
• Ако достигнете нечија телефонска секретарка или говорна пошта, оставете комплетна порака која го дава вашиот телефонски број двапати и ја наведува причината зошто ја повикувате . На пример, "Ова е Сузан Вард на (телефонски број). Земам да разговарам за проценката за вашиот проект. Може да ми дошле на телефонскиот број ова попладне".
  
  Изјавувајќи го вашиот број двапати му дава на примачот на пораката многу подобри шанси да го сфатиме и да го запишеме без да ја повториме пораката.
• Не давајте на телефонска принуда . Кога се обидувате да дојдете до некого, а вие не сте, тоа е примамливо да се јавиш - можеби на секои половина час! Но, ако дозволите соодветна порака, нема потреба да губите време да оставате постојани пораки (и да ја пополните телефонската секретарка или говорната пошта). Дајте му на личноста што ја викате разумно време за да се јавите, како на пример до следниот работен ден.
• Распоред вашите телефонски повици и да ги направи сите заедно во еден блок од време, ако е можно. Повеќето од нас не се толку добри во мултитаскинг и изгубиле голема продуктивност кога се движиме напред и назад од една задача до друга. Значи, ако имате десетици повици за да направите во одреден ден, поефикасно е да ги направите сите за еден час отколку да направите еден или два, а потоа да направите уште три повици еден час подоцна, а уште две 45 минути после тоа.

• Закажете ги вашите појдовни телефонски повици, ако е можно. Ако тоа не е брз повик, кога првпат ќе се јавите на некој, запознајте се, кажете зошто го повикувате, а потоа прашате дали е погодно време за разговор или ако таа би сакала да резервира време за да разговараат . Потоа организирај дека ќе ја јавиш во тоа време. Ова не само што може да ви заштеди време на самото место, туку и да заштедите време кога ќе го повикате лицето, затоа што и двајцата ќе бидете подготвени да разговарате за прашањето за кое првично се јавивте.
• Ако е можно, направете ги вашите појдовни телефонски повици во "време". Истражувањата покажаа дека повеќе луѓе се наоѓаат во канцелариите рано наутро и може да се стигне помеѓу 8 и 11 часот