Што да направите пред да заминете за време на празниците
Подготовката на вашата канцеларија пред да се затвори за време на празниците бара внимателна подготовка. Соодветните пораки ќе осигураат дека вашите клиенти, продавачи и вработени можат да планираат околу исклучувањето, а тоа значи дека нема да морате да се справите со многу лути жалби пред и по паузата. Тоа треба да се направи за безгрижен одмор и заслужен одмор.
Еве едноставна листа на чекори, од поставување пораки за одмор за одмор до ресетирање на термостатите, што ќе го направи Вашиот одмор затворен мазен и профитабилен.
01 - Извести ги вработените, купувачите и добавувачите
Можете да ги известите клиентите преку вашата веб-страница и автоматската порака на вашиот телефон.
Производителите (особено оние со репоцирачки распореди за испорака) треба да бидат известени преку е-пошта, телефон или редовна поштенска пошта.
02 - Известување на безбедносниот персонал или услуги
Известете го Вашиот безбедносен персонал или службата за безбедност во врска со претстојните датуми за затворање. Осигурајте се дека вашите обезбедувачи на безбедност имаат ажурирана листа за вонредни контакти што ги содржат информациите за контакт, вклучувајќи телефонски броеви, за вас и вашите клучни вработени. Тие треба да знаат кого да се јават во случај на безбедносно прашање, дури и кога канцеларијата е затворена за деловно работење и кој е овластен да биде во зградата за време на исклучувањето.
03 - Променете автоматски придружен поздрав
Една недела или две пред затворањето, снимете автоматски придружен поздрав на вашиот телефонски систем кој објаснува дека канцеларијата ќе биде затворена подолг временски период. Вклучете го датумот кога ќе се затвори и кога очекувате повторно да го отворите. Непосредно пред да заминете, снимете втор автоматски поздрав кој нагласува кога ќе се вратите и, кога е соодветно, на кого треба да ги упатите повикувачите во секое време.
Ако обезбедите служби за итни случаи, како што се греење и ладење, водовод или други основни услуги на клиентите, не заборавајте да ги известите вашите повикувачи како да стигнат до вашата телефонска служба или вашиот мобилен телефон во случај на итност.
04 - Известете ја вашата телефонска служба
Известете ја службата за одговарање на датумите кога канцеларијата ќе биде затворена и ажурирајте ја вашата листа со контакти со телефонските броеви на вработените кои ќе бидат на повик. Бидете сигурни дека знаат кој да контактира во одредени ситуации; на пример, не сакате менаџерите од највисоко ниво да бидат предупредени во случај на проблем со испораката.
05 - Променете ги поздравите од говорната пошта
Ако вашиот телефонски систем им овозможува на вработените да примаат надворешни повици на нивните клупи, им наредуваат да снимаат порака "затворен за време на празниците" или "надвор од канцеларијата" поздравување со говорна пошта што им дава на повикувачите суштински детали за затворањето. Вработените треба да им овозможат на повикувачите да знаат кога ќе се вратат во канцеларија и што да прават ако им треба итна помош додека канцеларијата е затворена. Во повеќето случаи, не сакате вработените да даваат лични информации за контакт.
06 - Намалување на термостатите, исклучување на канцелариска опрема
Заштедете енергија и пари со поставување или репрограмирање на вашиот канцелариски термостат за време на исклучувањето. Ќе бидете изненадени од заштедите на трошоците што може да ги наполните, и тоа може да биде добра можност за односи со јавност; покажете дека вашата компанија е посветена на зачувување на ресурсите.
Можете исто така да заштедите енергија и пари со исклучување на сите несоодветни канцелариски уреди, вклучувајќи ги бирократите, копирите, печатачите и компјутерите.
07 - Резервни сервери
Ако имате компјутери и сервери, осигурете се дека резервниот циклус работи правилно пред и по исклучувањето. Намалете ја вашата изложеност на катастрофа со закажување на вашата офсајт резервна копија за рано пикап, наместо да чекате повторно да се отвори бизнисот. Ова е област каде што сакате да имате јасни инструкции за кого да се јавите во случај на проблем, па бидете сигурни дека вашата телефонска служба е правилно информирана.
08 - НЕ Исклучи
Има некоја канцелариска опрема што не треба да се исклучи, вклучувајќи:
- Факс машини
- Телефонски систем
- Сервери и резервни системи
- Единици за ладење
- Безбедносни системи